Birçok kuruluşta gelen ve giden evrak/belgelerden sorumlu olan “muhaberat servisi”, “Gelen-Giden Evrak Servisi”, “Belge İşleme Bölümü” gibi isimlerle adlandırılan bölümler çalışmaktadır. Böyle bir bölümü bulunmayan kuruluşlarda ise bu işlerle sekreterler ya da memurlar ilgilenir.

Yapılarına göre tarayıcılar;

• El (handheld) tarayıcıları
• Kâğıt beslemeli (sheetfeed) tarayıcılar
• Tamburlu (drum) tarayıcılar
• Düz yataklı (flatbed) tarayıcılar

Elektronik belgeyi koruyucu kurumsal ihtiyaçlar; EBYS’nin bütünlüğü ve güvenilirliği, Kullanım özellikleri, Performans, izleme ve ölçeklenebilirliği, Veri depolama özellikleridir. 

Kurum Arşivi, Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma süresi 10-14 yıl arasındadır.

E-Devlet: aktif müşteri – yurttaş, elektronik iletişim, yatay/koordineli ağ yapılanması, yurttaşın veri yüklemesi, otomatik sesli posta, çağrı merkezi vb., kendi kendine yardım/uzman yardımı, otomatik veri güncellemesiyle denetim, elektronik fon transferi, kişiselleştirilmiş/farklılaştırılmış hizmet, düşük işlem maliyetleri, verimlilik yönetimi, tek yönlü iletişim, katılım ilişkisi, açık devlet.

Projenin başlama belgesi: Bütün projenin temel özelliklerini ayrıntılarıyla içerir. Projeyi tanımlayan bu belge; projenin amaçları, kapsamı, kaynakları ve yöntemi gibi bilgileri tanımlar. Ayrıca iletişim ve kalite planları gibi diğer unsurları da içerir.

İşlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yer arşiv olarak tanımlanmaktadır.

Arşivin önemi ve değeri aşağıdaki biçimde sıralanabilir;

• Devletin ve şahısların haklarını korur. Uluslararası düzeyde yapılan anlaşmalar ve ilişkiler sonucu ortaya çıkan belgeler sayesinde ulusal hakların korunmasına yardımcı olur.
• Arşivlerdeki bilgi ve belgeler gündeme gelen çeşitli konuların aydınlatılmasını ve belirlenmesini sağlar.
• Arşivler sayesinde belli dönemlere ait yaşam biçimleri, kültür çeşitleri ve ilişkiler açıklığa kavuşur. Bu sayede bilimsel araştırmalara da olanak sağlamaktadır.

Açıklanan aşama ve işlevler Olurluk incelemesi geliştirme adımıdır.

Biyolojik faktörler, genellikle tropikal iklime sahip bölgelerde hasara sebep olmaktadırlar. Arşivleri meydana getiren malzemelerin çoğu biyolojik faktörlerin zararına maruz kalmaktadırlar. Mantar, bakteri, böcek vb. bir takım biyolojik faktörlere karşı önlem alınması ve bu konularda bilgi sahibi olunması gerekmektedir.

Anlamlı bir sınıflandırma işlemi için göz önünde bulundurulması gereken EYBS sistem özellikleri: işlevsel özellikler, güvenlik, kullanım kolaylığı, diğer yazılımlar ile arayüzler, işletim sistemi ve diğer sistemler ile arayüzler, bakım kolaylığı, platformlar arası taşınabilirlik, başka sistemler ile çalışabilirlik, teknik belgelendirme, veri yedekleme ve kurtarma özellikleri, geliştirme dili, aracı tekniği veya yöntemi ile ilgili kısıtlar, uygunluk.

İnternet Vergi Dairesinde en sık kullanılan e-hizmetler;

• MTV Sorgulama ve Ödeme 
• e-Beyanname,
• Önceden Hazırlanmış Kira Beyanname Sistemi
• MTV Hesaplama 
• E-Vergi Levhası Sorgulama
• E-Vergi Levhası Doğrulama 
• Vergi Kimlik Numarası Sorgulama 
• Gelir Vergisi Hesaplama,
•  GMSİ Hesaplama 
• Gecikme Zammı ve Faizi Hesaplama 
• KDV İade Talebi Listelerini Göndermedir.

Proje belgelerinin hazırlanması sürecinde projeye eklenmesi gereken belgeler Projenin başlama belgesi Proje planı Risk kaydı Sorun kayıtları ve Raporlardır.

Dijitalleştirilmiş bir belgeye ait olarak, sözü edilen her tür bilgi, üstveri (metadata) olarak; belgenin dosya özelliklerinde ya da ayrı bir veritabanında barındırılabilmektedir. Bu konuda TS 13892 Standartları herhangi bir sınırlama getirmemesine rağmen, aşağıdaki üstverilerin tanımlanmasını önermektedir:

• Dosya genel özellikleri
• Dosya tasnif planı
• Saklama planı
• Birim tanımları
• Seri tanımları
• Klasör/dosya tanımları
• Belge tanımları
• Belge bileşeni tanımları
• Kullanıcı profil tanımları
• Kullanıcı rol tanımları
• Kullanıcı grup tanımları
• Güvenlik seviye tanımları
• Tasfiye işlem tanımları
• Sistem kullanımı