Bütçe, gelecek döneme ilişikinişletme kaynaklarının belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda nasıl kullanılacağını gösteren finansal nitelikli biçimsel bir format olarak tanımlanır.

Bütçeleme kavramı; işletme bütçelerinin planlaması, düzenlenmesi ve kontrolüne ilişkin teknikler ve yöntemler de dâhil olmak üzere, işletme bütçelerinin mekanik ve teknik yönlerini ifade etmek üzere kullanılır. Kısacası, bütçenin hazırlanma sürecidir.

Bütçesel kontrol, bütçede saptanan amaçlar ve hedeflerle ilgili olarak ortaya çıkan sapmaların kontrol ve değerlendirilmesi ile gerekli durumlarda düzeltici önlemlerin alınması ifllemlerini ifade eden bir kavramdır.

İşletme bütçe sistemi amaçlarından olan, yıllık faaliyetleri planlamak; işletmenin geleceğine ilişlkin temel kararlar, uzun vadeli planlarda ele alınmaktadır. Yıllık faaliyetlerin planlanarak bütçeler oluşturulması sayesinde uzun vadeli planların nasıl uygulanacağı tespit edilebilir.

• Yıllık faaliyetleri planlamak
• Farklı birimlerdeki faaliyetler arasında koordinasyonu sağlamak
• Farklı bölüm yöneticileri arasında iletiflimi sağlamak
• Yöneticileri genel amaçlara ulaşılması konusunda motive etmek
• Faaliyetleri kontrol etmek ve yöneticilerin performansını değerlendirmek
  
  

Sorumluluk muhasebesi, planlanmış ve gerçekleştirilmiş muhasebe verilerinin sorumluluk merkezlerine göre toplanması ve raporlanması işlemleri olarak tanımlanır.

• Gelir merkezleri
• Gider merkezleri
• Kâr merkezleri
• Yatırım Merkezleri

Klasik bütçe anlayışına göre yapılan sınıflandırma aşağıdaki gibidir:

• Konuları açısından
• Sorunları ele alış biçimlerine göre
• Amaçlarına göre
• Teknik yapılarına göre
• Kapsamlarına göre

Genel bütçenin unsurları işletmeden işletmeye farklılık gösterse de tipik bir konaklama işletmesinde iki başlık altında sınıflandırılmaktadır.

• Faaliyet bütçeleri (fonksiyonel bütçeler)
• Mali (finansal) bütçeler
  
  

Bütçeler, belirli bir zaman dönemi için hazırlanır. Bu zamanın uzunluğu; işletmenin tipi, bütçenin düzenlenme amacı, işletmenin içinde bulunduğu sektörün özel şartları ve genel ekonomik durum etkenlerine bağlı olarak değişir. Bir konaklama işletmesi için en uygun bütçe dönemi bir yıl olmakla beraber, mevsimlik faaliyet gösteren işletmelerde bu süre işletmenin faaliyette bulunduğu dönem olmaktadır.

İşletmelerde bütçelerin hazarlanması sırasında iki farklı yaklaşım ele alınabilir:

• Kabul ettirilen bütçe (yukarıdan aşağıya doğru bütçeleme): Bu yaklaşımda bütçe amaçları en üst düzeyde oluşturulur ve daha alt kademelerde çalışanların her biri bütçenin daha spesifik parçalarından sorumlu olur. Bu yaklaşımda daha alt kademelerde çalıflanların sürece katılımı sağlanmadığı için önemli motivasyon sorunları doğmaktadır.
• Katılımlı bütçe(aşağıdan yukarıya doğru bütçeleme): Bu yaklaşımda bütçe önerileri ilk olarak daha alt kademelerde çalışan yöneticiler tarafından yapılmaktadır. Birim yöneticileri ayrı ayrı bütçe hazırlar ve bunlar daha sonra birleştirilerek genel bütçe hazırlanır. Bu yaklaşımda, çalışanların katılımı sağlandığı için motivasyon sorunu olmamaktadır.

Faaliyet gelirleri bütçesi bir konaklama işletmesinde yer alan her bir bölümdeki bütçelenmiş rakamların toplamına göre oluşturulmaktadır. Bu bölümler; odalar, yiyecek, içecek bölümü, yan faaliyet (spa merkezi, telefon, çamaşır servisi vb.) bölümleri ve diğer gelir ve kiralık dükkânlar şeklinde karşımıza çıkmaktadır.

Faaliyet giderleri bütçesi, bir konaklama işletmesinde yer alan gider unsurlarının bütçelenmiş rakamların toplamına göre oluşturulmaktadır. Konaklama işletmelerinde her gelir merkezi (odalar, yiyecek ve içecek vb.) aynı zamanda bir gider merkezidir. Bunun yanında konaklama işletmelerinde gelirin elde edilmediği pazarlama, muhasebe, genel yönetim, insan kaynakları gibi hizmet bölümleri de bulunmaktadır ve bunlar da gider merkezi olarak bütçelerini hazırlar.

Yatırım Bütçesi: işletmenin genişletilmesi ve duran varlıkların elde edilmesi ile ilgili yapılan harcamaları gösterir. Bu bütçe, uzun vadeli planların bütçe yılında uygulanacak kısımlarını yansıtır. Bütçe hazırlanırken bütçe döneminde duran varlıklar için yapılacak harcamalar programlanır, bu harcamaların nasıl ve ne zaman yapılacağı öngörülür.

Nakit bütçes, konaklama işletmesinin ilgili bütçe döneminde nakit giriş ve çıkışlarını gösterir. Bu bütçe aracılığı ile konaklama işletmesinin günlük faaliyetleri sırasında gelir, gider ve yatırım harcamaları nedeniyle ortaya çıkabilecek nakit eksikliklerinin nasıl giderileceği veya nakit fazlalıklarının nasıl değerlendirileceği belirlenmeye çalışılır.

Bu bütçe; satış bütçesi, satılan malın maliyeti bütçesi, pazarlama, satış ve dağıtım giderleri bütçesi, genel yönetim giderleri bütçesi ile diğer olağan gider ve gelir bütçeleri ve finansman giderleri bütçesinin konsolide edilmesinden (birleştirilmesinden) oluşmaktadır.

Genelde odalar geliri, aylık ya da yıllık olarak yatak sayısı ile yatak fiyatlarının çarpımı sonucu bulunur. Aylık ya da yıllık bazda yatak sayısı, doluluk oranı ve yatak fiyatları belli olduktan sonra yapılacak iş, öncelikle satışı planlanan yatak sayı
sını hesaplamak daha sonra ise satışı planlanan yatak sayısı ile ortalama yatak fiyatı nı çarpmaktır. Çarpımların sonuçları toplandığında bütçeye konacak oda satış gelirleri belirlenmiş olur. Aylık olarak hesaplama için aşağıdaki formüller kullanılır:

Satışı Planlanan Yatak Sayısı = (Yatak Sayısı x Doluluk Oranı) x Gün Sayısı

Tahmini Oda Geliri = Satışı Planlanan Yatak Sayısı x Ortalama Yatak Fiyatı

Konaklama işletmesinin, faaliyet hacmiyle doerudan ilişki içinde olan giderleri, satış gelirleriyle birlikte değişim gösterir. Buna en güzel örnek, yiyecek ve içecek malzeme giderleridir. Bu giderler, işletmenin doluluk oranın artmasıyla bağlantılı olarak daha fazla yiyecek ve içecek malzemesi satın alınması nedeniyle artacaktır. Bunun için de bu ilişki temelinde yiyecek ve içecek gelirlerinin belirli bir yüzdesi alınarak yiyecek ve içecek malzeme giderleri hesaplanır. Bu maliyetleri hesaplamada geçmiş yılların deneyimlerine dayanılarak iki önemli oran kullanılır:

                                      
Yiyecek Maliyeti Yüzdesi = Satılan Yiyecek Maliyeti / Yiyecek Satış Gelirleri

İçecek Maliyeti Yüzdesi = Satılan içecek Maliyeti / İçecek Satış Gelirleri

Bir hesap döneminin bütçelenmiş hedefleri ile aynı dönemin gerçekleşen faaliyetleri arasındaki farka sapma, bu sapmaların nedenlerini araştırma işlemine ise sapma analizi denir.

Gider sapması analizi; satışların maliyeti ve değişken işçilik giderleri sapmaları şeklinde iki bafllık altında ele alınır.

1. Satışların Maliyeti Sapması: Satışların maliyeti analizinde; maliyet sapması, hacim sapması ve bileşik sapma rakamları temel alınır.
2. Değişken işçilik Giderleri Sapması: Değişken işçilik giderleri sapması (garson ücretleri) analizinde; hacim sapması, ücret sapması, zaman (etkinlik) sapması ve bileşik sapma rakamları temel alınır.