Bireysel açıdan disiplin, bireyin amaçlarına ulaşabilmek için öz denetimini gerçekleştirme çabasıdır. Örgütsel açıdan disiplin, istenmeyen davranışlardan uzak durmayı ve doğru davranmayı sağlamaya yönelik ilke, kural ve uygulamalar bütünüdür. Disipline etmek; eğitmek, denetim altına almak, anlamına gelir.

Örgütsel açıdan disiplini bireysel disiplinden ayıran temel fark, disipline edilen ile disipline eden kişinin birbirinden ayrılmasıdır. Tüm örgüt (aile, okul, belediye, spor kulübü, ticari işletme vb.) yöneticileri, örgütlerini en kısa yoldan amaçlarına ulaştırabilmek için, çalışanlarının istenmeyen davranışlarını kontrol altına alamak durumundadırlar. Bu çabalar disiplin faaliyetlerini oluşturur.

Bu nedenlerden başlıcaları şunlardır:

• Kurallardan habersiz olma
• Kuralları yanlış anlama
• Dikkatsizlik
• Sorumsuzluk
• Kasıtlı davranış
• İş doyumsuzluğu
• Motivasyon eksikliği
• Stres

Şu koşulları taşıması gerekir:

• Kendisinden nasıl bir davranış beklendiğini bilmelidir.
• Kendisinden bekleneni, başaracak niteliklere sahip olmalıdır.
• İsteyerek, kendisinden beklenen davranışın dışına çıkmış olmalıdır.

Bunlar önleyici, düzeltici ve yapıcı disiplin yaklaşımlarıdır.

Bunlar şöyle sıralanabilir:

• Kurallar (İstenen davranış biçimleri)
• Kural ihlalleri (İstenmeyen davranış biçimleri-suç)
• Yaptırımlar (Ceza ya da rehberlik)

Önleyici disiplin çalışanların kural ve düzenlemeleri ihlal etmemesi için önceden yönlendirilmesi anlamına gelir. Yönlendirmekten kastedilen personelin öz disiplinini sağlamaktır. Önleyici disiplin faaliyetleri çalışanlarda, ceza korkusu ile değil, yararına inandığı için, kurallara uyma bilinci oluşturmayı hedefler. Bu hedef doğrultusunda öncelikle personelin uyum içinde çalışmasını sağlayacak kural ve düzenlemeler oluşturulur. Daha sonra belirlenen kural ve düzenlemeler çalışanlara iletilir.

Düzeltici disiplin yaklaşımı kuralların dışına çıkan personelin davranışının en kısa zamanda düzeltilmesini hedef alır. Düzeltmekten kastedilen aynı kural ihlalinin tekrarını önlemektir. Önlem, ceza anlamına gelir. Düzeltici disiplinde kural ihlalleri cezayla karşılık görür. Amaç, ceza yoluyla, istenmeyen davranışı düzeltmek ve gelecekte aynı davranışın tekrarlanmasını engellemek için çalışanlara gözdağı vermektir.

Yapıcı disiplin yaklaşımı, personelin kural dışı davranışlarını ceza vermeden düzeltmeyi amaçlar. Ceza yerine danışmanlık (rehberlik) yöntemini kullanır. Yapıcı disiplin yaklaşımına göre. kural ihlalleri doğal personel fonksiyonlarıdır. Kural dışına çıkıldığında personeli cezalandırmak yerine, bu davranışın nedenlerini sorgulamak ve bir daha tekrarlanmaması için personele yardımcı olmak sorunun çözümünde çok daha etkili olacaktır.

Bu aşamalar; sistemin kurulması, tanıtımı ve disiplin eyleminin (cezaların) uygulanmasıdır.

İşletmelerde etkin bir disiplin sistemi kurma sorumluluğu genellikle İnsan Kaynakları Birimine bırakılır. Bu görev bir ekip çalışması gerektirir. Sistemin kurulmasında görev alacak kişilerin gerekli bilgi ve deneyime sahip olmaları gerekir. Disiplin sistemi kurulurken tüm birimlerin katkısı sağlanmalıdır. İnsan Kaynakları Birimi disiplin sistemini kurar, tanıtır, birimlerarası uygulamada tekdüzelik sağlar, sistemin aksayan yönlerini düzeltir ve ilgili yazışmaları yapar. Sisteminin yürütümü, birim yöneticilerinin ve ilk amirlerin (nezaretçilerin) sorumluluğundadır.

Uygulamada gözlenen başlıca ceza türleri şunlardır.

• Uyarma
• Kınama
• Ücret kesme
• Geçici işten uzaklaştırma
• İşten çıkarma

Çalışanlar, iş sözleşmesine aykırı davranışta bulunmak, fiziki ve mesleki yetersizlik, işyerinin normal işleyişini ve yürüyüşünü bozan hareketler, iş görme borcunun gerektiği şekilde yerine getirilmesini engelleyen ve iş yerindeki uyumu olumsuz yönde etkileyen davranışlar karşısında yazılı olarak uyarılır ve savunma alınır.

Çalışanların, işlerine gereken özeni göstermemesi, sorumlululuklarını yeterince yerine getirememesi, işyerinin ahengini bozacak davranışlarda bulunması, çalıştığı kuruma sadakat göstermemesi vb. durumlarda yazılı olarak kınanması ve savunmasının alınmasıdır.

Ücret kesme; çalışanların genelde işletmeyi maddi zarara uğratıcı ve güvenlik riski yaratıcı hal ve hareketlerine öngörülen bir ceza türüdür. Örneğin, devamsızlık yapma, işe geç gelme veya işten erken ayrılmayı alışkanlık haline getirmek, makine ve tesisata hasara uğratmak veya kaybetmek, Bilgisayarları amaç dışı kullanmak, Sigara içme yasağı bulunan yerlerde sigara içmek vb. İş Kanunumuzun 38. maddesine göre işveren, toplu iş sözleşmesi veya iş akitlerinde gösterilmiş bulunan nedenler dışında işçiye ücret kesintisi cezası veremez. Ücret kesme cezası bir ayda iki gündelikten fazla olamaz.

Çalışanın davranışları nedeniyle iş ilişkisine devam, ahlak ve iyi niyet kuralları gereği işveren için katlanılmaz hale gelmişse işten çıkarma cezası gündeme gelir. Kumar, alkol ve yasalarca kullanılması suç sayılan uyuşturucuların müptelası olmak, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik yapmak ve diğer yüz kızartıcı suçlardan birini işlemek gibi. İşten çıkarma kararları disiplin kurulu kararı ve yönetimin onayı ile alınır.

Şu şekilde kademelendirilir:

• 1. Suçta: Uyarma
• 2. Suçta: Kınama
• 3. Suçta: Geçici işten uzaklaştırma
• 4. Suçta: İşten çıkarma

Bunlar hafif suçlar ve ağır suçlardır.

• Hafif suçlar tek tek bakıldığı zaman işletme açısından önemli sonuçlar doğurmaz. Bu tür suçlar herhangi bir kişinin sağlığına veya güvenliğine zarar vermeyen, işletmenin etkin bir biçimde çalışmasını engellemeyen suçlardır. Hafif suçlar özellikle ilk kez işlendiğinde hafif cezalarla karşılık görürler. Bununla birlikte hafif suçlar biriktiği zaman ciddi sonuçlar doğurabilir.
• Ağır suçlar, personelin davranışlarını düzeltmesi için herhangi bir çabaya girmeden, sözlü veya yazılı ikazlara gerek duymadan, işten çıkarmayı veya geçici işten uzaklaştırmayı haklı gösteren suçlardır. Bu tür suçlar örgütsel etkinliğe önemli ölçüde zarar verir, personelin sağlık ve güvenliğini tehdit eder ve personelin moralini olumsuz yönde etkilerler.

İşletmelerde, başarılı bir disiplin faaliyeti yürütebilmek için kağıt üzerinde oldukça iyi geliştirilmiş bir disiplin sistemi oluşturmak yeterli değildir. Etkili bir disiplin sağlamak için sistemin personele ve yöneticilere en iyi biçimde tanıtılması gerekir. Sistemin tanıtımında yapılacak ilk iş, disiplin sisteminin personel el kitabında ayrıntılı bir biçimde yayınlanmasıdır. Kitapta, kurallar nedenleriyle birlikte tanıtılacak, ceza kademeleri ve her kural ihlaline uygun ceza türleri belirlenecek ve şikayetlerde izlenecek prosedür açıklanacaktır. İşletme içinde, bu kuralların hatırlanmasını sağlayacak bir takım düzenlemelerin de yapılması gerekir. Yöneticilerin işletmenin disiplin sistemini tanımaları zorunludur. Yöneticilere belirli dönemlerde disiplinle ilgili hizmet içi ve hizmet dışı eğitim programlar uygulanmalıdır.

İşletmelerde suçları belirlemek yöneticilerin görevidir. Bu nedenle disiplin uygulaması yöneticilerin personel davranışlarını gözlemesiyle başlar. Özellikle ilk kademe yöneticilerine bu noktada çok iş düşer.  Yöneticilerin bir suçun oluştuğunu ve bu suçun kim tarafından işlendiğini bilmesi, suçun tam olarak belirlendiği anlamına gelmeyecektir. İşlenen suçun ispat edilmesi gerekir. Bu görev de bir kuralın ihlal edildiğini ileri süren yöneticiye düşer. Şayet bir suç oluşmuş, suçla ilgili gerekli kanıtlar elde edilmişse, sıra işlenen suça uygun bir ceza kararının alınmasına gelir. Yöneticiler işlenen suça uygun düşecek bir ceza kararını alırken, belirli bir süreci izlemek durumundadırlar. Etkin bir karar bu süreçlerin gereği gibi yerine getirilmesiyle alınabilir. Personele verilecek cezayı belirleme yetkisine sahip olan yöneticinin öncelikle olaya objektif olarak bakması gerekir. Ceza kararı alınırken personel değil, istenmeyen davranış yargılanmalıdır. Olayın koşullarını enine boyuna ele alıp belirli bir ceza tasarladıktan sonra, ceza kararını verecek yöneticinin personelle bir görüşme yapıp savunmasını alması gerekir. Yöneticinin görüşme yöntemi ve takındığı tavır verilecek cezanın etkinliği açısından büyük önem taşır. Personelle yapılan görüşmeden sonra sıra nihai ceza kararının alınmasına gelir. Cezanın personele iletilmesi geciktirilmemelidir. Ceza personele mümkün olduğunca çabuk uygulanmalıdır. Cezanın personele iletilmesinde vurgulanması gereken, yaptığı davranışın niçin uygun olmadığının anlatılmasıdır. Yöneticiler, personele cezayı iletirken hafifletici nedenlerin dikkate alındığını vurgulamalıdırlar.

Sıcak soba yaklaşımının öngördüğü etkili disiplin yaklaşımının temel varsayımları şunlardır:

• Ceza hemen uygulanır.
• Ceza kişiye değil yaptığı harekete verilir.
• Ceza zamana ve insana karşı tutarlıdır.
• Ceza öğretici ve hatırlatıcıdır.