Stratejik planlar, şirketi uzun vadeli olarak etkileyecek
kritik noktaların belirlenmesi ve geleceğe dönük hareketlerin ortaya konmasını sağlayanplanlardır. Stratejik planlar yönetimin çok önemli araçlarından biridir. Öte yandan bir şirketin işini daha iyi yapmasına ve kendi enerjisine odaklanmasına yardımcı olmak, eksik olan noktaların belirlenmesini ve bu eksikliklerin kapatılmasına ilişkin kararlar almak, çalışanlarının aynı amaç için çalışıyor olmalarını sağlamak, faaliyette bulunduğu ortamın
çevresindeki değişikliklere göre yönünü belirleyip o yöne doğru gitmesini sağlamak için gerçekleştirilirler. Stratejik planlama ayrıca bir organizasyonun ne olduğunu, neyi, nasıl ve neden yaptığını şekillendiren ve yönetime kılavuzluk yapan ve yönetimin temel kararlarını ve eylemlerini geleceğe odaklı olarak üretmesine olanak veren sistemli çaba olarak tanımlanmaktadır.

Halkla ilişkiler kamuoyunu aydınlatmak, tüketici bilincini, davranışlarını şirket lehine değiştirmek, şirketin birey ve topluma olan etkisini olumluya çevirmek üzere kurum içi ve dışı gerçekleştirilen çabalardır. Şirketin kamuoyuna halkla ilişkiler aracılığıyla aktarmak istediği değişim farklı konular üstüne olabilir. Bunların örnekleri aşağıda belirtilmektedir:

• Ürün/Hizmet değişikliği
• Model değişikliği
• Toplumsal bilinç değişikliği
• Politika ve plan değişikliği
• Davranışsal ve kurumsal uygulamaların değişikliği

Halkla İlişkiler Ortamı ve Araçları: Sosyal ağlar, kitle iletişim araçları ve yüz yüze ortamlar.

Stratejik pozisyon: Şirketin sürdürülmesi faaliyetlerini en verimli şekilde gerçekleştirebilmesi için pazarda ve sektörde edineceği konumdur.

Etkin bir sürdürülebilir halkla ilişkiler uygulaması için

planlama sürecinin çok detaylı hazırlanması, pek çok değişkenin göz önünde bulundurulması, muhtemel kriz konularının önceden analiz edilerek alternatif planların hazırlanması, planların ölçülebilir olması gerekir (Uludağ, 2008; Özkan, 2009). Sürdürülebilir halkla ilişkileri sağlayabilmek için şirketi içte veya dışta ilgilendiren konuları, sorun veya durumla ilgili olarak yapılacak olan faaliyetleri ve çözümlerini, fırsatların değerlendirilmesini ve uygulamadaki çoğu detayı stratejik halkla ilişkiler planlama sürecinde ele almak gerekir.

Kaizen Anlayışı, belirli bir zaman diliminde müşteri memnuniyetinin arttırılması ve rekabet güçlerinin etkilenmesi amacıyla aceleci davranmaksızın süreçlere yönelik çalışan, süreç, zaman ve teknolojide çok sayıda gelişmenin hızlı bir şekilde sağlanmasını ve maliyetlerde düşüşü ifade eden bir kavramdır

Mevcut durum analizi çerçevesinde gerçekleştirilecek çalışmalar farklılık arz edebilir. Bunlar arasında en önemlileri birim görev ve sorumluklarının belirlenmesi, koordinasyon açısından görevlendirme sınırlandırmalarının gerçekleştirilmesi, paydaş analizi, iç çevre analizi, dış çevre analizi ve SWOT analizidir

Hedef kitle, halkla ilişkiler faaliyetleri sırasında yürütülecek
çalışmalardan etkilenecek veya bu süreçte taraf olacak kişi ya da
gruplardır. Hedef kitlenin belirlenmesi stratejik planlama aşamasında yapılır. Hedef kitle, şirketin amaç ve hedefleriyle paralel bir şekilde belirlenmelidir. Düzenlenecek olan sürdürülebilir
halkla ilişkiler faaliyetlerinin içeriğine bağlı olarak toplumun bütünü ya da bir bölümü hedef kitle olarak tanımlanabilir. Hedef kitle net ve somut bir şekilde ortaya konmalıdır. Ayrıca istenileni bize verecek güce sahip olanlar birincil hedefler, istenileni verecek
olan kişilerin üzerinde güç/etki sahibi olanlar ise ikincil hedefler olarak belirlenmelidir. Bu yüzden planlama gerçekleştirilirken ve halkla ilişkiler uygulamaları esnasında ve daha sonrasında bir çok bilginin detaylarına gereksinim vardır.

Paydaş analizi: Şirketin hem iç paydaşları (çalışan ve yöneticiler) hem dış paydaşları ele alınır. Burada özellikle şirket dışında yer alan rakipleri, toplumsal eğilimleri ve genel eğilimleri takip etmek ve bu analizi dış çevre analiziyle birlikte yürütmek faydalıdır

İç çevre analizi: Kurumun; birim yapısı, teknoloji altyapısı, kurum kültürü, fiziksel kaynaklar ve mali yapısının incelendiği bölümdür. Fiziksel kaynaklar başlığı altında envanter ve taşınır/taşınmaz mal dökümü çalışmasının yapılması stratejik planda gerçekleşecek mal alım planlarına temel oluşturacaktır.

Dış çevre analizi: Kurum vizyonu ve misyonu doğrultusunda ulusal ve uluslararası gelişmeler değerlendirmeye alınır. Birim olarak gerçekleştirilecek incelemede; yerel/bölgesel haberler, duyurular, araştırmalar, raporlar ve ulusal raporların incelenmesi önemlidir

Rekabet, Toplumsal Eğilimler, Genel Eğilimler ve Şirketin İçsel Dinamikleri

SWOT analizi, şirketi etkileyen çevresel faktörlerin incelenmesini, şirketin geleceği açısından önemli olan fırsatları, tehdit unsuru oluşturabilecek faaliyetlerin önceden fark edilip önlem alınmasını içerir. Ayrıca, işletmenin güçlü yönlerinin ortaya çıkmasını ve bunların hangi durumlarda, koşullarda ve ortamlarda kullanılması gerekebileceğinin saptanmasını da sağlar. İşletmenin zayıf yönlerinin belirlenerek önlem alınmasını, zayıf yönlerin olası
tehditler karşısında işletmeyi düşürebileceği zor durumlarını analiz edilmesini de sağlayan stratejik bir yaklaşımdır

S-Güçlü yönler: Strateji şirketin güçlü yönlerine dayandırılmalıdır
W-Zayıf Yönler: Zayıf yönlerin bilinmesi ve üstesinden gelinmesi gerekir.

O-Fırsatlar: Yakalanan fırsatlar/olanakları değerlendirilmelidir.
T- Tehditler: Tehditlere karşı mücadele edilmelidir.

SWOT analizi ilk kez yapılacaksa ve şirket küçük ölçekliyse tüm birim/departmanların şirket hakkındaki görüşleri alınmalı tablolaştırılmalı ve önceliklendirilmelidir. Bu da SMART analizi ile gerçekleştirilebilir.

SMART Analizi ile;
• Specific (Belirgin) – Hedefler belirgin ve açık mı? (Nereye ulaşmak istediğimiz her zaman net bir şekilde belli olmalıdır.)
• Measurable (Ölçülebilir) – Hedefler somut ve ölçülebilir mi? (Başardığımızı ya da başaramadığınızı anlayacağımız noktaları baştan belirlemeliyiz.)
• Achievable (Başarılabilir) – Ulaşılabilir bir hedef mi belirledik? (Elle tutulabilir ve gerçekleştirebileceğimiz başarıya ulaşmalıyız.)
• Realistic (Gerçekçi) – Hedeflerimizle kaynaklarımız birbiriyle orantılı mı?
• Timely (Zamanlı) – Hedeflerimizi gerçekleştirmek için yeterli zaman ve para var mı? 

sorularına yanıt ararız.

Hedef kitle üç bölümde incelenebilir (Ataman & Yamak, 2009): Toplum (genel olarak), ilgi grupları (belli toplumsal tabakalar), hizmet sunulan gruplar

Pazardaki fırsat ve tehditlerin deşifre edilebilmesi için halkla ilişkiler
hakkında bilgi toplanabilecek bazı konular şunlardır:
• Yeni ve öngörülen yasalar
• Sektörel uygulamalar, standartlar ve trendler (eğilimler)
• Teknik gelişmeler (örneğin, temiz teknoloji, yeşil kimyasallar)
• Rakiplerin stratejileri
• Çevrenin ilgisi
• Baskı gruplarının faaliyetleri

Pazara yeni bir ürün/marka sunulması aşamasında ya da markaların desteklenmesi ve/veya ürünlerin satılmasının teşvik
edilmesine ve pazarda var olan ürünlerin canlandırılmasına ilişkin faaliyetler aşağıdaki
gibi sıralanabilir;
• Ürün broşürleri,
• Yeni ürün haber metinleri,
• Yönetici demeçleri,
• Markalı ürün broşürleri,
• Yeni Marka haber metinleri,
• Web sayfaları, bloglar,
• Sosyal medya hesapları ve faaliyetleri,
• Yüz yüze tanıtım faaliyetleri,
• Markalı ürün/hizmet reklamlarını destekleyici her türlü görsel, işitsel ögelerin oluşturulması,
• Sergi,Kongre, Fuar vb. organizasyonlarda gerekli tanıtıcı materyallerin oluşturulması

Halkla ilişkiler bütçesine dâhil edilen başlıca kalemler aşağıda ayrıntılı olarak belirtilmiştir:

• Personel Giderleri ve danışmanlık: Halkla ilişkiler departman/bölümünde çalışan elemanların, sekreter, santral gibi diğer yardımcı kadro elemanlarının, satış elemanları, muhasebeci gibi idari elemanların ve yöneticilerin maaşları ve prim tutarlarıdır. Tüm maaşlar ve ücretler brüt olarak belirlenmelidir. SGK payı, varsa sağlık sigortası gibi masraflarını içerir. Yurtiçi/dışı danışmanlık ve hizmet alınıyorsa bu da giderlere eklenir.
• Genel Giderler: Halkla İlişkilerin idari giderleridir. Büro giderleri ve tüm haberleşme, telefon, fotokopi, kırtasiye gibi malzeme ve sarf giderleri ve ofis kirasıdır. Bu maliyet toplam bütçenin %10’unu geçmemelidir. İletişim ve Etkinlik Giderleri: Alet, teçhizat, yazılım, fuar, otel faturaları, diğer misafir
  ağırlama harcamaları ve yayın giderleridir.
• Ulaşım Giderleri: Halkla ilişkiler faaliyetleri seyahat ve taşıma gerektiriyorsa bu gider üzerinden hesaplanmalıdır.
• Diğer Giderler: Diğer Bütçe Kalemleri arasında ise sabit kıymet ve demirbaş alımları ile belirtilenlerin dışındaki olası giderler yer alır. Olası diğer giderler, halkla ilişkiler faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi için yapılması gereken ancak diğer hiçbir bütçe başlığı altında bütçelenemeyen tüm giderlerdir.

Kontrol edilebilir medyaya ilişkin süreçler aşağıdaki gibi sıralanmaktadır.

• Hazırlık: Basın bülteninin, fuarda sunum yapılacak standın, medyaya verilecek mesajın kısacası duyurum ve tanıtımı yapılacak olay ürün veya kişinin ilgi çekecek detaylı bilgilerinin toplanması, akıcı ve etkili bir metin veya içerik haline dönüştürülmesi sürecidir. Bu hazırlıklar bazen sadece metin düzenlemeleri gibi basit konularken bazen de video çekimleri ya da görsel materyal hazırlanması gibi uzmanlık gerektiren kişi veya kurumlarla çalışılmasını gerektirmektedir.
• İletişim: Bu süreçte kurumun hazırladığı veya hazırlatmış olduğu içeriğin hangi mecrada ne sıklıkta çıkacağı ve nasıl bir iletişim gerçekleştirileceği sorularının yanıtları aranır.
  Bütçeye uygunluk bu anlamda önem kazanmaktadır. İletişim kanallarının uygunluğu ve popülerliği gibi konular üzerinde durulur. Burada bütçe rakamının çok az olması gibi durumlarda hızlı ve yayılabilir sosyal medya benzeri araçlardan faydalanılmaktadır.
• Yayım: Reklam, tanıtım, sunum vb.’nin seçilen mecralarda hedef kitleye ulaşması için yapılan faaliyetlerin nasıl ve ne şekilde olacağı netleştirilir. Yayımı gerçekleştirecek araçların belirlenmesi bunların maliyetlerinin netleştirilmesi ve sürelerinin ve sıklıklarının belirlenmesi gibi konular bu çerçevede önem kazanır. Örneğin, sosyal medya, gazete veya sektörel dergi seçimleri ile bunların hangi sayfalarında ve ne sıklıkta yer alınacağı belirlenir.
• Geribildirim: Hedef kitleye seçilen mecralardan ulaşan mesajların geribildirimleri ya da rakip firma faaliyetlerinin bilgilerinin kuruma dönüşünün tasnif edilmesi ve acil önlem gerektiren veya aksiyon alınması gereken noktaların değerlendirilmesi sürecidir. Elde edilen verilerle tekrar yeni bir süreç döngüsüne girilir.

Bütünleşik Pazarlama: İşletmenin sahip olduğu tüm olanak ve yeteneklerin müşteri yönlülük konusunda oluşturulacak
bilgi altyapısının desteğiyle birleştirilerek sinerji yaratılmasıdır.
Bütünleşik pazarlama işletmede müşteri değerini sağlayacak
faaliyetlerin bir bütün olarak ele alınmasıdır

Sürdürülebilirlik açısından halkla ilişkilerde büyük resmin görülmesi ve bunun üzerine doğru kararlar verilmesi gerekmektedir. Bu yüzden stratejik pozisyon alırken ağ haritalama yöntemi iyi bir çıkış noktası olarak önerilir. Ağ haritalaması var olan ağların çeşitli teknik ve yöntemlerle görselleştirilmesidir. Metinsel ya da bilinen (şekil, çizim vb.) iletişim biçimlerinden farklı olarak ağ, bir bütün
olarak ortaya konur ve büyük resmin görülmesi sağlanır. Bu büyük yapı içindeki oluşumlar incelenerek farklı bir yaklaşım ve bakış açısı sunmak hedeflenir. Ağ çalışmalarıyla ortaklıkları olan birey ve kurumları belirlemenin yanı sıra birey ve kurumlar arasındaki bağlantıları ortaya koyarak çıkacak yapı ve motifleri (pattern) açıklığa kavuşturmak ve kullanıma sunmak amaçlanmaktadır