Ödüllendirme veya ödül yönetimi, çalışanların hem birer insan olarak hem de işletmenin bütünün, bir bölümünün veya üyesi oldukları proje takımların hedeflerini gerçekleştirmeleri konusunda yaptıkları katkıların fark edilmesi ve ödüllendirilmesi için gerekli strateji, politika ve süreçleri ifade eden bir kavramdır.

Bir ödül sistemi; iş analizi yoluyla işlerin değerlendirilmesini, o işlerin işgücü piyasalarındaki karşılıklarının belirlenmesini, ücret yapılarının oluşturulmasını, performans yönetimi süreçlerini, çalışanların bireysel veya takım olarak ortaya koyacakları başarıların nasıl belirleneceğinin ve ödüllendirileceğinin belirlenmesini ve ücret dışı katkıların belirlenmesini içerir.

Ödüllendirme sistemini oluşturan bütün bu bileşenler ve işleyiş süreci birbiriyle yakından ilişkili aşamalardan oluşmaktadır. Ödüllendirme sistemlerinin tasarlanmasında, uygulanmasında ve gerektiğinde değişikliklerin ve güncellemelerin yapılmasında bu bütüncül yapı her zaman göz önünde bulundurulmalıdır. İlerleyen sayfalarda bu bütüncül yapının bileşenleri daha ayrıntılı olarak incelenecektir.

Ödüllendirme sisteminin temel amacı çalışanların motive edilmeleridir. Motivasyonu yüksek çalışanlar işletmenin hedeflerine uygun davranışlar ortaya koyacaklardır

Kınama davranışlarının doğru biçimde yerine getirilmesinin bazı koşulları bulunmaktadır. Öncelikle kınama davranışı istenmeyen davranışın ortaya çıkmasının hemen ardından gerçekleştirilmeli ve kınama konusunda çalışanın kişiliği değil davranışı hedef alınmalıdır.

Yönlendirme davranışı ise disiplin ve ödüllendirme arasında bir geçiş bölgesidir. İstenmeyen davranışların cezalandırılması yerine olumlu davranışlara dönüştürülecek şekilde yönlendirilmesini ifade etmektedir. Yönlendirme konusunda önemli nokta çalışanların davranış değişikliğine gittiklerinde gelecekte ödüllendirilme ihtimalleri olduğunu anlamalarıdır.

Ödüllendirmeyi ücretlendirmeden ayıran şey stratejik bakış açısının varlığıdır. Dolayısıyla bir ödüllendirme sisteminin en öncelikli bileşeni işletme stratejisidir.

• Ödüllerin seviyesi, yani çalışanlara verilen ödüllerin diğer işletmelerin ödülleri karşısındaki durumu açısından işletmenin işgücü piyasasında nasıl bir yer edinmek istediği,

• İçsel yada dışsal eşitlikten hangisine odaklanıldığı, yani işletmenin öncelikle dışarıya karşı çalışanlarına bol ödül veren bir görüntü vererek yetenekli çalışanları elde etmeye mi; yoksa içeriye karşı mevcut çalışanlarına iyi ölçülüp-biçilmiş ödüller vererek herkesin tam hakkını aldığı, huzurlu bir işletmeye mi odaklanılacağı,

• Şeffaflık, yani çalışanlara ücret politikaları ve oranları hakkında ne ölçüde bilgi verileceği,

• Ücret yapıları, yani ödemelerin terfilerle ilişkilendirilip ilişkilendirilmeyeceği,

• Eşitleme, yani çalışanların farklı ödül kademelerinde veya ücret yapılarında ne şekilde gruplandırılacağı,

• Koruma, yani farklı ödüllendirme sistemlerinde çalışanların kayba uğramadan en iyi ödül kombinasyonunu almalarının nasıl sağlanacağı.

Performans yönetimi süreci de ödüllendirme sisteminin temel süreçlerinden biridir. Çünkü çalışanların ödüllendirilmelerinde temel alınan noktalardan biri yaptıkları işin özellikleri ise, diğer de işlerini ne kadar iyi yaptıklarıdır.

Performans yönetimi süreci ödüllendirme sisteminin hem girdisi hem de çıktısı durumundadır. Çalışanlara verilecek ödüller büyük ölçüde performans değerleme sürecinin bulgularını temel alır. Diğer yandan bu ödüller çalışanların motivasyonunu artırarak performanslarının yükselmesine de katkı sağlarlar.

• Yüksek bir performans ortaya koymak için çalışanların sahip olmaları gereken değerler ve gerekli davranışların neler olduğuna ortaya koyarak,

• Performans beklentilerini açıkça tanımlayıp anlaşılmalarını sağlayarak,

• Yüksek performansın teşvik ve takdir edilmesini sağlayarak,

• İşyerine adanmışlığı artırarak ve yüksek performansla çalışanlara pozitif ayırımcılık uygulanmasını sağlayarak,

• İyi niteliklere sahip çalışanların işletmeye gelmesini ve işletmedekilerin de işletmede kalmalarını sağlayarak.

Ödüllendirme sisteminin iki farklı boyutu bulunmaktadır. Bunlardan biri biçimsel ödüllendirme, diğeri biçimsel olmayan ödüllendirmedir. Biçimsel ödüllendirme sistemi çalışanların ödüllendirilmesinde izlenecek biçimsel prosedürleri ve uygulamaları ifade etmektedir. Oysa ödüllendirme her zaman biçimsel olarak sınırları belirlenebilen bir ugulama değildir. Daha önce de ifade edildiği gibi, bazen yöneticinin bir gülümsemesi veya onay jesti, hatta bir baykasını cezalandırması bile ödüllendirici olabilmektedir. Bu tip dolaylı ödüllendirmelerin önceden belirlenmiş birtakım biçimsel uygulamalara dönüştürülmeleri mümkün değildir. Bu anlamda biçimsel olmayan ödüllendirme işte bu sınırları, zamanı ve biçimi tam olarak belirlenemeyen ödülleri kapsamaktadır.

Ödüllendirme sisteminin amaçları işletmenin genel stratejileriyle ve yapısıyla da uyum içerisinde olmalıdır. Örneğin yenilikçiliği, sürekli yeni ürünler geliştirmeyi temel alan bir işletmede daha bireysel ödüllendirme sistemleri kullanılırken maliyetleri kısmayı veya üretimi artırmayı düşünen işletmelerde daha toplu ödüllendirme sistemleri uygulanabilir. Yine hizmet işletmelerinde ekonomik olmayan ödüllendirmeler daha etkiliyken sanayi işletmelerinde ekonomik ödüller daha faydalı olabilir.

• Ödüllendirme stratejisi açık olmayabilir veya işletmenin genel ve insan kaynakları stratejileriyle uyumlu olmayabilir

• Toplam ödüllendirme anlayışıyla ilgisiz bir yaklaşım olabilir

• Politika talimatları anlaşılır veya uygun olmayabilir

• Ücret seviyeleri piyasanın çok gerisinde kalmış olabilir

• Çalışanlar arasında ücret adaletsizlikleri olabilir

• Çok fazla ücret skalası bulunabilir

• Çalışanların katkıları tam olarak ödüllendirilemiyor olabilir

• Performans yönetimi süreçleri tam çalışmıyor olabilir

• Ücret yada katkı uygulamaları esnek olmayabilir

Ödüllendirme sistemleri açısından karşılaşılabilecek en kötü durumlardan biri de periyodik olarak verilmeye başlanan bir ödülün maliyetler nedeniyle iptal edilmesidir. Böyle bir durumla karşılaşmamak için ödüllendirme sistemi maliyet analizlerini dikkatle yapmak gerekmektedir.