Uçuşa kabul işlemleri, temel yolcu hizmetlerinin ilk aşamasını oluşturmaktadır. Yolcu ve bagajlarının kayıt altına alınması ve çeşitli hizmetlerin sunulması süreci, uçuşa kabul (check-in) işlemleri olarak adlandırılmaktadır.

Havayolları ticari faaliyette bulunan işletmelerdir. İşletmenin devamlılığını sağlamak için gelir kontrolünün yapılması oldukça önemlidir. Uçuşa kabul işlemleri sırasında kayıt altına alınan yolcunun, seyahat için ücret ödeyip ödemediğinin kontrolü yapılabilmektedir.

Uçuşa kabul işlemlerinin çeşitli amaçları bulunmaktadır. Bu amaçların aşağıdaki gibi ele alınması mümkündür:

• Gelir kontrolü
• Yolcu bagajlarının yükleme, emniyet ve güvenlik açısından uygunluğunun kontrol edilmesi
• Yolcuların uçağa, uçağın yükleme, güvenlik ve emniyet esaslarına göre yerleştirilmesi
• Sağlık, vize ve pasaport kontrolü
• Yolcunun tanınması
• Yolcuya gerektiğinde özel hizmet verilmesi

Direkt Uçuşa Kabul (Kiosk Check-in), sadece el bagajına sahip olan yolcular ile ATB (Automated Ticket and Boarding Pass: Otomatik Bilet ve Biniş Kartı) biletli yolcuların check-in kontuarına gitmeden uçuşa kabul işlemlerini yaptırabildikleri uçuşa kabul çeşididir. Direkt uçuşa kabul işlemleri, havalimanı terminallerinde bulunan ve kioks olarak adlandırılan makineler aracılığı ile yolcunun kendisi tarafından gerçekleştirilmektedir. Kayıtlı bagajı olan yolcular ise yer tahsisini kioks makinesinden yaptırarak, sadece bagajını check-in kontuarına teslim edebilmektedir. Bu uygulama ile yolcuların uçuşa kabul işlemleri çok daha kısa sürmektedir. Birçok havayolu, kioks check-in işlemi yaptıran yolcular için ayrı check-in kontuarı açarak bagaj kabul işlemlerini gerçekleştirmektedir.

Dünya genelinde yaygın kullanılan uçuşa kabul çeşitlerini aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür:

• Yüz Yüze/Normal Uçuşa Kabul (Normal Check-in)
• Biniş Kapısında Uçuşa Kabul (Gate Check-in)
• Ara Noktaları Kapsayan Uçuşa Kabul (Through Check-in)
• Gidiş-Dönüşlü Uçuşa Kabul (Return Check-in)
• Direkt Uçuşa Kabul (Kiosk Check-in)
• Hızlı Uçuşa Kabul (Quick Drop Check-in)
• Demiryolu Bağlantılı Uçuşa Kabul (Rail Check-in)
• Özel Bekleme Salonunda Uçuşa Kabul (Lounge Check-in)
• Otelde Uçuşa Kabul (Hotel Check-in)
• Telefonla Uçuşa Kabul (Telephone Check-in)
• İnternet Ortamında Uçuşa Kabul (Internet/Web Check-in)

Bilgisayarlı uçuşa kabul yönteminde, DCS (Departure Control System: Kalkış Kontrol Sistemi) adı verilen bir program yardımı ile elektronik ortamda gerçekleştirilen işlemlerle yolcunun uçuşa kabulü sağlanmaktadır. DCS yoluyla uçuşa kabul (check-in), uçağa kabul (boarding), yük kontrol ya da göçmen ve gümrük işlemleri gibi çeşitli hizmetler entegre bir biçimde sunulabilmektedir. Bu yöntemle uçuşa kabul işlemleri esnasında yolcunun biniş kartı ile kayıtlı bagaj etiketleri, bilgisayara girilen veriler doğrultusunda otomatik olarak düzenlenmektedir.

Manuel uçuşa kabul yöntemi, bilgisayar sisteminin kurulamadığı ya da sistemde oluşabilecek herhangi bir arıza durumunda kullanılmaktadır. Uçuşa kabul işlemlerinin manuel olarak gerçekleştirilebilmesi için aşağıda yer alan dokümanların önceden hazırlanmış olması gerekmektedir:

• Manuel biniş kartı
• Manuel bagaj etiketi ve yardımcı etiketler
• Manuel manifesto
• Manuel oturma planı

Uçuşa kabul işlemlerinin bilgisayarlı yöntem kullanılarak yapılması durumunda, ilgili bilgiler sisteme girilerek gerekli dokümanlar düzenlenmektedir. Manuel uçuşa kabul yönteminin kullanılması durumunda ise basılı (matbu) hâldeki dokümanlara gerekli bilgiler elle yazılarak ilgili dokümanlar düzenlenmektedir. Ancak her iki yöntemde de aynı dokümanların düzenlenmesi gerekmektedir. Bu dökümanları aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür:

• Biniş Kartı (Boarding Pass)
• Bagaj Etiketi ve Yardımcı Etiketler
• Oturma Planı
• Manifesto

Biniş kartı üzerinde aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekmektedir. Bu bilgiler;

• Yolcunun ismi 
• Uçuş numarası 
• Kalkış noktası
• Varış noktası 
• Uçuş tarihi 
• Yer numarası 
• Bagaj ID numarası 
• Biniş saati 
• Biniş kapı numarası'dır.

Uçuşa kabul işlemleri uçuşun planlanan kalkış saatinden belirli bir süre önce check-in kontuarının açılması ile başlamakta ve uçağın kalkışından belirli bir süre önce check-in kontuarının kapatılması ile son bulmaktadır. Check-in kontuarının planlanan kalkış saatinden ne kadar önce açılması ve kalkış saatinden ne kadar önce kapatılması gerektiği, havayolundan havayoluna göre farklılaşmaktadır. Ancak genel olarak uçuşun iç ve dış hat olmasına bağlı olarak planlanan uçuş süresinden 1 (iç hat) ya da 2 (dış hat) saat önce check-in kontuarı açılmakta ve uçağın planlanan kalkış saatinden 45 dk. (iç hat) ya da 60 dk. (dış hat) önce kapatılmaktadır. Check-in kontuarı kapatıldıktan sonra ilgili uçuşa rezervasyonu ya da bileti olsa dahi uçuşa yolcu kabulü yapılamaz.

Bu kavram, rezervasyonu olmadığı hâlde, uçuşa kabul işlemleri için check-in kontuarına başvuran ve varsa mevcut boş yeri satın alarak uçuşa dâhil olan yolcu olması durumudur. Bu yolcular GO-SHOW yolcu olarak adlandırılmaktadır.

Rezervasyonu olduğu hâlde, uçuş için başvurmayan ve kendi isteği ile uçuşu gerçekleştirmeyen yolcu olması durumudur. Bu yolcular NO-SHOW yolcu olarak adlandırılmaktadır.

Havayolları bir önceki yılın aynı tarihli uçuşlarındaki no-show oranı doğrultusunda, uçağın koltuk kapasitesinden fazla koltuğu rezerve ederek, bilet satma hakkına sahiptir. Bu durum overbooking olarak adlandırılmaktadır.

Uçuşa kabul işlemleri genel olarak yolcunun tanınması, yolcuya koltuk tahsis edilmesi, yolcu bagajının teslim alınması, yolcu biniş kartının hazırlanması ve manifestonun oluşturulması aşamalarından oluşmaktadır. 

Uçuşa kabul işlemlerinin ilk adımını yolcunun tanınması oluşturmaktadır. Yolcunun tanınabilmesi için seyahat dokümanlarının incelenmesi ve karşılaştırılması gerekmektedir. Bunun için yolcunun kimlik belgesi istenerek, uçuş kuponu ve kimlik belgesi eşleştirmesi yapılmalıdır. Dış hat uçuşlarda ise yolcunun pasaportu istenerek, uçuş kuponun üzerindeki isim ile pasaporttaki ismin aynı olup olmadığı, pasaporttaki resim ile işlem yaptıran yolcunun aynı şahıs olup olmadığı kontrol edilmelidir. Aynı zamanda yolcunun seyahati süresince transfer noktalarında ve varış havaalanında sıkıntı yaşamasını engellemek adına, ilgili havayolu talimatlarına göre pasaport geçerlilik tarihi, gerekli ise vize süresi, oturma belgesi ya da sağlık belgeleri vb. belgelerin de kontrol edilmesi gerekmektedir. Kısaca doküman kontrolü esnasında IATA kurallarına göre yolcunun gideceği (varış) ülke ve varsa transfer ya da transit ara noktası ülkelerinin zorunlu kıldığı belgelerin kontrolü yapılmalıdır.

Havayolu açısından yolcunun en önemli seyahat dokümanı biletidir. Yolcu biletinin kontrolü esnasında dikkat edilecek unsurları aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür;

• Biletin geçerlilik tarihi ve rezervasyon bilgileri kontrol edilmelidir.
• Yolcunun manuel bileti olması durumunda, bilet üzerinde delik, yırtık, tahrifat olup olmadığına bakılmalıdır. Bilet üzerindeki yolcu ismi okunaklı olmalıdır.
• Biletteki isim ile pasaport veya kimlik belgesindeki isim eşleştirilmeli, biletteki isim ile pasaport veya kimlik belgesindeki isim aynı olmalıdır.
• Yolcunun manuel bileti olması durumunda, uçuş kuponlarının sıraları kontrol edilmelidir.
• Bilet üzerinde, biletin hangi havayoluna ait olduğunu belirten damga (validatör damgası) mutlaka bulunmalıdır.
• Bilet üzerindeki havayolu kodu ve uçuş numarası, uçuşa kabul işlemleri yapılan uçuşa ait olmalıdır.
• Yolcunun işlemleri daima biletinin ait olduğu hizmet sınıfı için yapılmalıdır.
• Bilet indirimi var ise indirime dair kontroller yapılmalıdır

Yolcunun tanınması işleminden sonra, bilet üzerinde yer alan hizmet sınıfına ve yolcunun özelliklerine göre yer tahsisi yapılmalıdır. Yolcunun özel bir durumu yok ise yolcu talebine göre koltuk tahsisi yapılabilmektedir. Yolcunun talep ettiği (cam kenarı, uçağın ön kısmı vb.) koltuk/koltukların dolu olması durumunda, yolcuya bilgi verilerek başka bir koltuk tahsis edilmelidir. Ancak koltuk tahsisi esnasında uçuş emniyet ve güvenliği de göz önüne alınmalıdır. Bu nedenle kitabın Özel Hizmet Gerektiren Yolcular I ve II adlı 3 ve 4. ünitelerinde ele alınan yer tahsis koşulları göz önüne alınarak yer tahsisinde bulunulmalıdır. Örneğin, uçağın tüm çıkışları sol tarafta yer aldığından potansiyel tehlike arz eden (tutuklu, deporte, INAD) yolculara uçağın sağ tarafından ve tuvaletlere yakın bir yerden koltuk tahsis edilmelidir. Bu tür uygulamalara özen gösterilmesi hem uçuş emniyeti ve güvenliğinin sağlanmasına hem de kabin içi hizmetlerin yolcu memnuniyetini sağlayacak bir biçimde verilmesine imkân sağlayacaktır. Acil çıkış kapısı önündeki koltukların tahsisi sadece yüz yüze uçuşa kabul, yani yolcunun check-in kontuarına bizzat gelerek işlem yaptırması ile mümkündür. 

Acil çıkış önündeki koltukların tahsisinde yolcunun:

• Diğer bir yolcu (hasta, çocuk ya da bebek gibi) ile ilgilenme sorumluluğunun olmaması,
• Fiziksel ya da zihinsel olarak sağlıklı olması,
• Tutuklu, deporte ya da INAD yolcu olmaması,
• Yanında kabin içi taşınabilir hayvanı olmaması,
• Tahliye (yolcuların uçaktan boşaltılması) sırasında diğer yolcuları yönlendirebilecek yeterlilikte olması gerekmektedir.

Uçuşa kabul işlemlerinin önemli bir parçasını oluşturan yolcu bagajının teslim alınması süreci genel anlamda aşağıdaki unsurları içermektedir:

• Yolcunun el bagajında sıvı kısıtlamasına uymayan madde/malzeme olup olmadığı
  sorulmalıdır.
• Bagajın gözle kontrolü yapılmalı, isim etiketi yoksa yolcuya isim etiketi doldurtulmalı, varsa eski etiketler çıkarılmalıdır.
• Kayıtlı bagajda hasar olması durumunda, bagajın hasarını belirten etiket (Limited
  Release etiketi) düzenlenmelidir.
• Kayıtlı bagajın, yolcu biletindeki hizmet sınıfına uygun serbest bagaj taşıma limitleri içinde olup olmadığına bakılmalıdır. Aşan bir durum söz konusu ise fazla bagaj
  bileti düzenlenerek, belirlenen ücret yolcudan tahsil edilmelidir.
• İlgili uçuş kuponu üzerinde bagaj sayısı ve ağırlığı yazılmalıdır.
• Bagaj etiketi, bilet üzerindeki bilgiler göz önüne alınarak doldurulmalıdır.
• Bagaj etiketinin ilgili kısmı (diğer kısmı yolcuya verilmektedir) ile gerekli olan yardımcı etiketler bagaja takılmalıdır.
• El bagajının, kabin içi bagaj taşıma standartlarına (kilo, ebat ve içerik olarak) uygun olup olmadığı kontrol edilmeli ve kabin bagajı etiketi takılmalıdır.

Yolcu bagajı teslim alındıktan ve yer tahsisi yapıldıktan sonra, yolcunun uçağa kabulünü sağlamak adına yolcu biniş kartı (boarding pass) hazırlanmaktadır. Bebek dâhil her yolcu için biniş kartı hazırlanması gerekmektedir. Hazırlanan biniş kartı ile bagaj etiketinin ilgili kısmının yolcuya teslim edilmesiyle yolcu ve bagajı kayıt altına alınmış, uçuşa kabul işlemlerinin yolcu ile ilgili bölümü tamamlanmış olmaktadır.