Kişisel sağlık kayıtlarının güvenliğinin ve mahremiyetinin sağlanması için aşağıdaki kurallar sıralanabilir:

• Yetkisiz kişilerin hastanın sağlık kayıtlarına erişmesi mümkün olmamalıdır. Kimin hangi yetkilerle, hangi verilere ulaşacağı çok iyi tanımlanmalıdır. Ancak hastanın yazılı onayı ile diğer sağlık çalışanları bu veriye erişebilirler.
• Hastanın onayı olmadan hiç kimse hasta sağlık bilgilerini üçüncü şahıslara ve kurumlara iletemez.
• Hasta sağlık bilgileri ticari amaçlı olarak da üçüncü şahıslara iletilemez.
• Hasta dosyasının bir kopyası hastaya verilebilir. İlgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla hiçbir hasta kaydı, elektronik veya kağıt ortamında üçüncü kişi ve kurumlara verilmemelidir.
• Gizliliği sağlamak için hasta dosyalarının gelişi güzel ortada bırakılmaması, bilgisayar ekranının başkalarınca okunabilecek şekilde bırakılmaması gerekir.
• Telefon ile konuşurken hasta ile ilgili mahrem bilgilerin üçüncü şahısların eline geçmemesine
  özen gösterilmelidir.
• Bütün hasta, sağlık kayıtları fiziksel olarak korunmuş mekanlarda saklanmalıdır.
• Elektronik hasta kayıtlarına internet ortamından erişim mümkün olmamalıdır.

Doğru cevap D'dir.

Hasta dosyasında yer alan gri renk, yüzler hanesini ifade eder. 

Genel olarak bir arşivin başlıca fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir:

• Arşiv malzemesini belirlemek ve ayırmak
• Arşiv malzemesinin kayıp olmasını ve zarar görmesini engellemek
• Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak ve korumak
• Arşiv malzemesini tekrar yararlanmaya sunmak
• Arşiv malzemesinin yeniden oluşması aşamasında bunu kontrol altına almaktır

Doğru cevap E'dir.

Sağlık hizmetlerinde elde edilen verilerin temeli kişiye özel verilerden oluşmaktadır. Bunlar sosyoekonomik veriler, finansal veriler, hasta kimlik verileri ve klinik verilerdir. Doğru cevap A'dır.

Hasta dosyası, hastaya neyin ne zaman, kim tarafından ne tür işlemlerin yapıldığı ve kullanılan ilaç ve malzemelerin kayıt altına alındığı dokümanlardır.

Sosyal Güvenlik Kurumları: hizmet verdikleri kişilerin tıbbi kayıtların
kendilerini ilgilendiren kısımlarını ilgili kişi ve kurumdan isteyebilirler ve bu istek yerine getirilmelidir.
• Özel sigortalar: Özel sigortalarda bazı durumlarda sigortalılarının kayıtlarını alma hakkına sahiptirler, kanunlar buna izin vermektedir.
• İşveren: Özel hizmet sözleşmesine ya da başka türlü bir statüye dayanarak çalışanların işverenleri, çalıştırdıkları kişinin tıbbi kayıtlarından kendisini ilgilendiren kısmını isteyebilir. Bu, kişisel hayatın gizliliğine aykırı sayılmaz. Örneğin sağlık raporları.
• Sağlık Bakanlığı: Bütün özel ve kamu sağlık kurumlarını denetleme yetkisi bulunan Sağlık Bakanlığı’nın tıbbi istatistikleri oluşturmak ya da toplum sağlığı açısından önemli durumları öğrenmek için tıbbi kayıtları öğrenme hakkı vardır

Hasta Dosyası: Yataklı tedavi kurumlarına müracaat eden hastaların, muayene, teşhis ve tedavi evrakının muhafaza edildiği; A4 kâğıdı boyutlarında, kenarlarında (EK-1) ve (EK-2)’de düzenlenen forma uygun renkli
şeritler bulunan kartondan imal edilmiş ve iki kapaktan oluşan telli saklama aracını, ifade eder.

Soyut bilgi, tanımlanarak nesneler üzerine aktarıldığı zaman yani nesne haline geldiğinde somutlaşır. Veri işlendikten ve kullanıcı için uygun hale getirildikten sonra bilgi halini alır. Bilgi taşıyan nesneleri işleyerek yeni formlarda bilgi elde etmeye bilgi işleme denir. Diğer ifadeler doğrudur. Doğru cevap A'dır.

Hasta kayıtlarının saklanma süresi ile ilgili olarak Özel Hastaneler Yönetmeliği'nin 49. maddesine göre, özel hastanelerde tutulan hasta dosyalarının 20 yıl süre ile saklanması gerekmektedir. 

Değişik arşiv çalışmalarını yürüten, yöneten ve arşivcilik alanında özel eğitim almış kişiye arşivci denir.

Gizlilik, kişisel sağlık bilgisinin kontrolü açısından herhangi bir kişinin sahip olduğu hak ve istek anlamına gelir.

Genel olarak bir belgenin “arşiv belgesi” olabilmesi için bazı özellikleri taşıması gerekir. Bunlar;

• Söz konusu belgeye daha sonra ihtiyaç duyulacak olması,
• Önemli karar ya da işlemler için gerekli bir belge olması,
• İlgili olduğu ülke, kurum, kişi ya da konu ile ilgili uzun vadeli yükümlülükleri belgelemesi,
• Araştırmacıların kullanabilmesi,
• Oluşturulduğu alanda bilgi içeren tek veya önemli bir kaynak özelliği taşıması,
• Herhangi bir alanda (siyaset, sanat, edebiyat, bilimsel vb.) değer taşıması.

Doğru cevap A'dır. 

Tıbbi istatistikler:

• Poliklinik, klinik hastalarının yaş, cinsiyet ve bölgelere göre dağılımları
• Ölümlerin yaş, cinsiyet, bölge ve ölüm nedenlerine göre dağılımları
• Yapılan tetkiklerin poliklinik, klinik ve tetkik türlerine göre dağılımları
• Yatan hastaların hastalık türü, ameliyat türü, yattığı klinik ve yatış sürelerine göre dağılımları

Doğru cevap C'dir.

Hasta dosyaları arşivlerinin verimli ve etkin çalışmaları ile yönetim ve organizasyon yapıları arasında doğrudan bir ilişki bulunmaktadır. İyi bir yönetim yapısı arşiv çalışmalarını düzenleyecek ve çalışanların motivasyonlarını artıracaktır. Doğru cevap C' dir.

Hastalara ait bilgilerinin kaydedilmesi, düzenlenmesi, korunması ve istenildiğinde tekrar hizmete sunulması hasta dosyaları arşivlerinin Hasta İndeksleri bölümünde gerçekleşmektedir. Doğru cevap A'dır.

Hasta dosyalarının niceliksel yönden analizi, hasta dosyaları arşivindeki görevlilerin dosyada eksik belge bulunmaması amacıyla yaptıkları incelemedir. Bu işlemler, hasta dosyaları arşivinin Eksik Dosyalar Bölümü’nde yapılmaktadır.

B, C, D seçenekleri elektronik hasta kayıtlarının zayıf yönleridir. E seçeneği ise kağıda dayalı hasta kayıtlarının zayıf yönüdür. 

Materyallerin görsel ve işitsel özellikler taşıması her ne kadar olumlu özellikler olsa da arşiv belgesi şartı taşımak için zorunlu olan özelliklerden değillerdir. Doğru cevap B'dir.