Problem odaklı kayıt 1970lerde Dr. Lawrence Weed tarafından sunulmuştur. Problem odaklı kayıtlar aşağıda yer alan bölümlerden oluşur;

• Veri
• Problem Listesi
• Tedavi Planı
• İlerleme Notları
• Taburcu Notları

Etik Kurul kararları 5 yıl 10 yıl arası saklanıp Devlet Arşivlerine gönderilir.

Tıbbi Araştırmalar Bölümde Yapılan
İşler
• Araştırma yapmak isteyenlere ilk önce
“araştırma istek formu” doldurtmak.
• Araştırılan konu ile ilgili olan hasta dosyalarının belirlenmesi için kodlama bölümü ile
iletişime geçmek.
• Kodlama bölümünde kullanılan “hastalık
ve ameliyat indeksi”nden yararlanılarak incelenecek hasta dosyalarının numaralarına
ulaşmak.
• Araştırma için dosyalama bölümünden çıkan dosyaların raftaki yerlerine renkli plastik vekil dosyalar ve onların içerisine araştırma bölümünde bulunduğunu belirten
“dosya istek fişleri”ni yerleştirmek.

Doğru cevap E seçeneğidir.

Sağlık bilgi sistemleri gelişim sürecinde bağımsız sistemler 1980'lerde; sistem entegrasyonu, ofis otomasyonu ve karar destek sistemleri 1990'larda gerçekleşmiştir. E-sağlık ise 2000'lerde yaşanan bir gelişmedir.

Elektronik Hasta Kayıt Sisteminin güçlü yönlerini sıralayacak olursak;
• Arşiv olarak kullanılacak fiziksel alanda elektronik kayıtlar sayesinde çok büyük ölçüde kazanç sağlar.
• Hasta kayıtlarına çok daha hızlı bir şekilde ulaşılabilir.
• Ayni dokümana birden fazla kullanıcı ayni anda ulaşabilir.
• Diğer bilgi sistemleri ile entegrasyonu sağlar.
• Laboratuvar, radyoloji gibi bölümlerden gelecek bilgiler fiziksel dosya beklenmeksizin dosyaya aktarılabilir, yani anı anda farklı birimler dosyaya girdi giriş yapabilirler.
• Verilerin birleştirilmesini kolaylaştırır.
• Tüm bilgileri elle kayıt etmenin yol açacağı zaman kaybının önüne geçilmiş olur.
• Bir hastaya ait farklı dokümanlar arasında özel bir hastalık ile ilgili verilere kolaylıkla erişilebilir.
• Oluşan hata ve eksiklikler kolaylıkla giderilebilir.
• El yazısından kaynaklı hataların önüne geçilebilmesi geçilebilir.
• Hasta kayıtları kurum içinde fiziksel olarak dolaşmayacağı için kaybolma riski ortadan kalkar.

İnsan sağlığını ilgilendiren konularda yapılan çalışmalar sonucu elde edilen bilgileri düzenli bir biçimde kapsamına alan belgelere tıbbi belge denir. Bu nedenle doğru yanıt E seçeneğidir.

İnsan sağlığı ile ilgili olarak yapılan çeşitli çalışmalardan elde edilen bilgileri düzenli bir biçimde
kapsamına alan belgelerin bilimsel kurallara ve ilkelere uygun olarak toplanması, yeniden düzenlenmesi, saklanması ve gereği halinde hizmete sunulması ile ilgili işlemlerin hepsine birden tıbbi belgeleme denir. Doğru cevap B'dir.

A-B-C ve D seçeneklerinde verilen ifadeler kağıda dayalı kayıt sisteminde yaşanabilecek problemleri dile getirmektedir. Sadece E seçeneği elektronik hasta kayıt sisteminin güçlü yönlerinden bir tanesidir. Doğru cevap E'dir.

Kodlama ve İstatistik Bölümünde yapılan işler şu şekildedir:

• Eksik dosyalar bölümünden gönderilen hasta dosyalarını inceleyerek dosyadaki tanı/tanıları ve ameliyatları (tıbbi işlemleri) yönetimce tespit edilen hastalıkların uluslararası sınıflandırma sistemlerine göre kodlamak.

• Kodlanan hastalık ve ameliyatlara ait kodları hastalık ve ameliyat indekslerine, hasta dosyalarına veya bilgisayara kaydetmek.

• Hastalık ve ameliyat indekslerine göre hastalık ve ameliyatlara ilişkin bilgilerin istatistikleri tutarak ilgili kurum veya kişilere sunmak.

• Hastane yönetimi tarafından periyodik istatistiklerin dışında istenilen bilgi ve istatistiksel verileri hazırlamak ve gerektiğinde bu verileri istatistiksel yöntemlerle değerlendirerek yorumlamak ve hastane yönetimine bildirmek.

• Bildirimi zorunlu olan hastalıklar ile ilgili gerekli yazışmaları yapmak.

• Her yılbaşında tıbbi istatistik bülteni hazırlayarak hastane yönetimine sunmak.

İstenilen hasta dosyasını ilgili raflardan bularak ilgililere zimmet karşılığında teslim etmek dosyalama bölümünde yapılan bir iştir.

Sağlık kurumunun kuruluş aşamasından önce, ileride bir takım problemlerin olmaması, daha fonksiyonel ve daha verimli bir çalışma ortamı sağlanması bakımından, hasta dosyaları arşivinin hastane içindeki konumu, alan olarak büyüklüğü ve mimari yapı özellikleri öncelikle planlanmalı ve tespit edilmelidir. Bu planlama ve çalışmalar, sağlık kurumu yöneticileri, arşiv komitesi üyeleri ve mimarlar tarafından ortak olarak yapılmalıdır. Doğru yanıt E'dir.

Merkezi örgüt modelinde iş daha az personelle yürütülmektedir. Dolayısıyla doğru yanıt "C" seçeneğidir.

Hasta dosyalarının hasta yönünden önemi
• Hastaya psikolojik olarak rahatlık sağlayarak, tedavi olduğu sağlık kuruluşuna ve çalışanlara güven duymasına yardımcı olması,
• Hastaya zaman kazandırması,
• Hastanın gereksiz yere harcamalar yapmasını önlemesi,
• Hastaya kısa zamanda kesin tanı konulmasına yardımcı olması,
• Hastaya etkili tedavinin yapılmasına katkı sağlaması
olarak özetlenebilir.

Hasta dosyalarının kullanıcıları ve kullanım alanları şunlardır:

• Devlet hizmetlerinde, sağlık ve eğitim kurumlarına ödenecek bütçeyi belirlemede,
• Mahkemelerde, adli vakalarla ilgili hüküm verileceği zamanlarda,
• Emniyet soruşturmalarında, adli vaka olaylarının aydınlatılmasında,
• Sigorta kurumlarında, verilen hizmetlerin kalite ve eşitliğin araştırılması ile hizmet maliyetlerini kontrol etmede,
• Akreditasyon kurumlarında, sağlık kurumunun hizmet kalitesi, personel yeterliliği, personel eğitimlerinin denetim ve kontrolünde,
• Halk sağlığı birimlerinde, bölgesel hastalıkların dokusunun çıkarılarak verilecek hizmet ve eğitimlerin planlanmasında,
• Tıp ve sosyal araştırma kurum ve Kuruluşlarında, epidemiyolojik araştırmalarla, hastalıkların toplum üzerine etkilerinin araştırılması ve ihtiyaçlara yönelik hizmetin belirlenmesinde, rehabilitasyon ve eğitim programlarının geliştirilmesinde,
• Eğitim kurumlarında, var olan programların gözden geçirilip uygun yeni programların geliştirilmesinde,
• Hastane yönetiminde, personel ve hizmet kalitesinin belirlenmesi, yönetim aşamalarının planlanması ve elde edilen gelirin hesaplanmasında,
• İşverenlerin, personellerini uygun işte çalıştırmalarında, işin sağlık risklerini belirleyerek önlemlerin almasında ve sigorta işlemlerinin planlanması aşamalarında,
• Hekimler, hastanın tanı ve tedavisini planlamada,
• Eğitim ve araştırmalarda ve diğer sağlık çalışanları ile iletişimlerinde,
• Hastalar, verilen sağlık hizmeti hakkında bilgi alama ve ödemelerinin kontrolünde kullanırlar.
• Kredi kurumlarında, sağlık kurumunun kredi talebi doğrultusunda ödeme gücü tespit etmede.

Doğru cevap B'dir.

Hastane arşivleri kurum arşivleri, kütüphaneler, müzeler belge hizmeti sunan kurumlardır. Doğru yanıt E'dir.

Hastane bilgi sistemlerine neden ihtiyaç duyulur?

• Günlük iş ve işlemlerin yönetimi,
• Rekabet edebilme stratejilerini planlama,
• Bilgi dağıtım kontrolü,
• Veri miktarının işlenmesi,
• Denetim, karar verme ve tıbbi amaçlar,
• Yenilikçi yönetim yaklaşımı sunma,
• Koordinasyon, planlama ve kontrol için fonksiyonel bir araç sunma.

Doğru cevap E'dir.

Tıp fakültesi hastanelerinde Adli rapor dosyası kurum arşivinde 100 yıl saklanır. Doğru cevap C'dir.

Sağlık hizmeti sunan özel ya da tüzel kişiler, ister kamu kurumu ister özel kurum olsun kendisine başvuran herkesin tıbbi kayıtlarını tutmakla yükümlüdür.

Hasta dosyalarının, arşivde belirli sistemlere göre raflara sıralanmasını, istenilen dosyaların raflardan alınarak ilgililere zimmet karşılığında teslim edilmesini ve işi biten dosyanın tekrar raflarda saklanmasını ve korunmasını sağlayan bir bölümdür. Doğru cevap A' dır.

Hasta ön görüşme formu adı verilen herhangi bir belge yoktur. Sağlık Bakanlığı Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt Ve Arşiv Hizmetleri Yönergesine Göre (md.12) Hasta dosyasında şu belgeler bulunmalıdır:
a. Hasta kabul kâğıdı (Form 60),
b. Tıbbi müşahede ve muayene kâğıdı (Form
62),
c. Derece kâğıdı (Form 61),
d. Hasta tabelası (Form 51),
e. Röntgen istek kâğıdı ve raporları (Form 64),
f. Laboratuvar istek kâğıdı ve tetkik raporları
(Form 65), 

g. Ameliyat kâğıdı (Form 63),
h. Hastanın muayene istek formu (Form 67),
i. Çıkış özeti (Form 67).