Yöneticiler insan ihtiyaçlarını anlamanın, organizasyonel hedeflerin ancak çalışanlarla birlikte gerçekleştireceğininin farkındadır. Yönetici herkesin aynı özendirme ve teşvıklerle motive olduğu düşüncesinde değildir, maddi ve manevi motivasyon araçlarını kullanarak, kişilerin yaptıkları işlere daha fazla önem vermelerini, işlerini daha iyi yapmalarını ve kaynakların verimli şekilde kullanılmasını sağlamaya çalışırlar. İnsanlar çok çeşitli davranışlar gösterebilir ve bu davranışların farklı nedenleri olabilir. Bu nedenleri anlayıp, çalışanların davranışlarını örgütün amaçlarının gerçekleştirebilmesi için olumlu şekilde kullanabilmek için yöneticiler motivasyona önem verirler. Yönetici açısından önemli olan tüm çalışanların, organizasyonun amaçları doğrultusunda davranmalarıdır. Yöneticinin örgütteki asıl işi, çalışanların yeteneğini ve potansiyelini örgüt lehine açığa çıkarmaktır. Yöneticinin bunu başarabilmesi en güçlü aracı motivasyondur. Bunun için örgütsel çevreyi enerji ve coşku dolu hale getirebilmelidirler. Etkin yöneticiler çevrelerine esin kaynağıdırlar. Onların sinerji katsayıları yüksektir. Etkin yöneticiler görkemli fakat gerçekçi hedefler oluşturur, tavırlarına yüksek bir enerji ve sınırsız coşku hakimdir. Onlar insanların kendilerinin bile farkında olmadıkları potansiyelin farkındadırlar. İnsanların yeteneklerine ve potansiyellerine güvenini her fırsatta vurgularlar. İnsanlara kendilerini başarı ve performanslarından oluşmuş bir tarih duygusu aşılarlar.

İmaj insanların karşılarındaki kişiler hakkında neler hissettiği ile ilgili bir terimdir. Pozitif yönde oluşmuş bir imaj tüm kapıları açabilen bir anahtar olarak kullanılırken; tam tersi bir imaj da, kişinin tüm kapıların dışında kalmasına yol açmaktadır. Birçok açıdan bakıldığında kişinin sahip olduğu imaj iç içe geçmiş parçalardan oluşan bir puzzle gibi tanımlanabilmektedir. Bu oyunun parçalarını; giyim tarzı, saç modeli, kullanılan aksesuarlar, mimikler, sesin tonu diğer kişilere davranış biçimi ve iletişim becerisinin gelişmişliği vb. faktörler buluşturmaktadır. Geçmişte sadece dış görünüş, kılık kıyafet, saç ve aksesuarlar olarak ele alınan kişisel imaj kavramı artık birçok konuyu içine alan bütünsel bir yaklaşımla değerlendirilmektedir. Kişisel imaj dendiğinde artık kişinin iletişim becerileri, doğru ve etkili konuşması, yönetsel becerileri, hayat amacı ve hedefleri, davranışlarının tutarlılık derecesi gibi konular kişisel imajı oluşturan unsurlar olarak kişisel imaj bileşenleri arasında yer almaktadır. Sonuçta ilişki kurulan kişilerin zihninde oluşan imaja birçok unsurun etkisi olmakta ve bunların her biri kişinin kendi kontrolü altında tutulmaktadır. Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi doğru cevap E’dir.

Şikâyet ve söylentilerle ilgilenme ilkeleri şunlardır: Edindiğiniz önemli bilgileri yöneticinize anında iletin. Her şeyi olabildiğince sadeleştirmeye çalışın. Olabildiğiniz kadar net olun. Gerekli bilgileri iletirken ayrıntılar üzerinde durmayın. Konuyu kendi duygularınız, bakış açınız ve fikirlerinizle süslemeyin. Yöneticiniz sorunları bir başkasından duymadan önce, bunlarla ilgili dürüst olun. Hiçbir şeyin üstünü örtmeye çalışmayın. Doğru cevap D seçeneğidir.

Erkekler İçin İmaj Kırıcılar Listesi

Kirli sakal Bakımsız dişler
Bakımsız tırnaklar Kirli ve dağınık saçlar
Yırtık, sökük, rengi atmış ve kirli giysiler Ter kokusu
Ağır parfüm ve deodorant kullanmak Esprili/Kısa çoraplar
İş ayakkabıları ile giyilen beyaz çoraplar Siyasi parti rozetleri,
Kravat iğneleri Taşlı kol düğmeleri
Kolye, küpe, künye gibi aksesuarlar Dar giysiler
İş giysileri ile birlikte kullanılan postal, sandalet, sabo, mes gibi ayakkabılar
Kravat kullanılmadığı zamanlarda gömlek
yakasının açık kullanılması ve göğüs kıllarının gözükmesi
Plastik saatler Boyasız ve bakımsız ayakkabılar
Temalı kravatlar (mikili, atlı gibi) Üzeri yazılı sloganlı tişörtler
Ceket omuzlarına dökülmüş kepek Ceketin dış cebinde bir dizi kalem
Evlilik yüzüğü ve okul yüzüğü dışında takılan yüzükler, kolye, künye gibi aksesuarlar
Kemere takılı taşınan çağrı cihazları ve cep telefonları
Kravatla birebir aynı yaka mendili Çizgili gömleğe, çizgili kravat
Kahve tonlu takım elbiseler

Siyah takım elbise (Gündüz giyilmez)

A şıkkı hariç diğerleri 10 çıkarımdan biridir. Cevap A şıkkıdır.

İki ayrı şirket arasındaki durum aranan kişinin sekreteri etkin rol oynayarak iletişimi kurar.

Toplumsal beceriler şu yetkinlikleri gerektirir:

•  Etkin iletişim ve ilişki kurma,

•  Etki yaratma ve etkilemek,

•  Çatışma yönetimi,

• İş birliği ve ekip çalışmasına yatkınlık,

•  Öncü veya lider olmak.

Dolayısıyla II. maddede verilen bilgi yanlış, diğer maddeler doğrudur.

b ve c öz imaj; d ve e ideal imaj ile ilgilidir. Cevap a şıkkıdır.

Sekreterlerin üstlenmesi gereken temel görev ve sorumluluklar şunlardır:
• Çalıştığı örgütün amaç ve politikalarını öğrenmek, benimsemek ve örgütün bu amaçlara ulaşmasında kendi payına düşen her türlü çabayı göstermek.
• Büroda neyi, neden, ne zaman ve nasıl yapacağının bilincinde olmak ve bunları önceden planlamak.
• Yapılacak günlük işleri planlamak, planı izlemek ve kontrol etmek, gerektiğinde planlarda değişiklik yaparak, neyin, ne zaman yapılacağını önem sırasına göre düzenlemek.
• Yönetici ve çevresinde yer alan kişiler ile oluşturulacak iletişim köprüsünde anahtar görevini başarı ile yerine getirmek.
• Çalıştığı örgütü ve yöneticiyi en iyi şekilde temsil etmek.
• Yöneticinin iş yerinde bulunmadığı durumlarda yönetici varmış gibi çalışmak, işlerin aksamasını önlemek.

•İletişimde aktif olmak. Telefon kayıt formu, not defteri, adres defteri, ajanda gibi iletişimi kolaylaştıracak ve unutmayı engelleyecek hatırlatıcıları kullanmak.
• Gizli tutulması gereken bilgi ve belgeleri saklamak, açığa vurmamak.
• Üzerine düşen tüm görev ve sorumlulukları en iyi şekilde ve zamanında yerine getirmek.
• Yazışmaları (gerektiğinde kendi inisiyatifini kullanarak) yapmak.
• Belge akışını kontrol etmek, dosyalama ve arşivleme tekniklerini kullanarak gerekli belgeleri, gerektiği zaman, tam ve güncel olarak bulunacak şekilde saklamak.

• Telefon görüşmelerini telefon protokolüne uygun olarak gerçekleştirmek ve telefon trafiğini yöneticinin istediği şekilde yönetmek.
• Randevuları zaman yönetimine uygun olarak düzenlemek, beklenmeyen ziyaretçilere karşı ne yapacağına doğru karar vermek.
• Toplantıları organize etmek.
• Yönetici iş seyahatlerine çıkacaksa ulaşım ve otel rezervasyonlarını yapmak. Randevu ve seyahat programlarını hazırlamak.
• Büro makinelerini ve gerekli olan bilgisayar programlarını kullanmayı öğrenmek; büro donanımlarının satın alma, bakım ve koruma esaslarını bilmek.
• Görevleriyle ilgili her türlü gider için ekonomik önlemler almak.
• Yöneticinin ve kendi bürosunun görünümünü kontrol etmek, düzenlemek.
• İş yaşamında en değerli kaynak olan zamanı etkili kullanmak.

Diğer seçenekler kibar ifadeler değildir.

Kısa Boylu ve Zayıflar

Kalın dokulu, hafif tüylü, parlak kumaşları tercih etmelidir.

Küçük desenli, ince-uzun çizgili ve açık renk kumaşları seçmelidir.

Küçük yuvarlak, kapalı yakalar kullanmalıdır.

Düşük bel hattını tercih etmelidir.

Normal büyüklükte uzun saplı çantalar kullanmalıdır.

Çok büyük aksesuarları tercih etmemelidir.

Profesyonel değerli olmak için uğraşırken, amatör önemli olmak için uğraşır, Doğru cevap C’dir.

Mesleki kurumsallaşma mesleki normların, kuralların, ilkelerin ve etik kodların mesleğe yerleşmesi ve hakim olmasıdır. Doğru cevap E’dir.

Profesyonelliği mesleki açıdan ele alacak olursak bir mesleğin profesyonelliği için  verilen ölçütlerden
I-Sosyal sorumluluk

II-Sosyal duyarlılık

III-Etik sorumluluk

IV-Mesleki Uzmanlık bunlardan birkaçıdır.

Yeniliklere açık olmak, ilerleme ve gelişme için gereklidir. Kendini bir şeye karşı kapatma, kendi önünde engel görmek gibi özellikleri kabullenmek insanı ileriye götürmez, geri götürür. Diğer bazı mesleklerde olduğu gibi, sekreterlikte de yenilenme olmadığı zaman, duraklama ve giderek mesleki açıdan gerileme başlar. Hatta bu gerileme öyle bir hal alır ki, sekreter büro teknolojileri alanında yenilik ve ilerlemelere karşı cephe alır. Sürekli olarak çalışan ve kendisini yenileyen meslektaşlarını eleştirir. Oysa yöneticiler sekreterde uyum yeteneği ararlar.