örgütleme sürecinin aşamaları
karşımıza çıkar. Bu aşamalar altı başlık altında incelenebilir.
1. Plan ve amaçların incelenmesi
Örgütleme, planlama sürecinin sonucunda elde edilen planlara bağlıdır ve bu sürecin bir uzantısı
gibidir. İşletmenin amaç ve hedeflerinin belirlenmesini kapsayan planlama süreci sonunda elde
edilen planlar, hangi faaliyetlerin yerine getirileceğini belirleyeceği için örgütleme sürecinin
başında ortaya konur ve gözden geçirilir.
2. Amaçlara ulaşmak için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi
İşletmede yerine getirilecek faaliyetler, işletmenin faaliyet konusu ve amaçlarına göre farklılık
gösterecektir. Küçük işletmelerde satış, muhasebe, insan kaynakları gibi farklı boyutlarda olsa da
yürütülmesi gereken faaliyetler bulunur.
3. Faaliyetlerin gruplandırılması
Kaynakların işletme amaçları doğrultusunda etkili ve verimli kullanılabilmesi için faaliyetlerin
belli bir düzen içinde yürütülmesi gerekir. Bu nedenle yapılacak görevlerden biri benzer
faaliyetlerin bir araya getirilerek bölümlerin oluşturulmasıdır.
Faaliyetlerin bölümlendirilmesi örgütün amaçlarına, faaliyetlerine ve yönetim politikalarına
dayanır. Bölümlendirme ya da departmanlaşmada farklı ölçütler kullanılır. Sürecin adımlarını
kesintiye uğratmamak için bölümlendirme, ayrıntılı olarak, örgütsel yapıyı belirleyen unsurlar
başlığı altında anlatılacaktır.
4. Faaliyetleri gerçekleştirecek kişilerin belirlenmesi
Örgütleme sürecinin bu aşamasında her bölüm için işleri yapacak kişilerin sayısı ve sahip olması
gereken nitelikleri belirlenir. Buna uygun olarak yöneticiler de dahil olmak üzere tüm
çalışanların seçimi yapılır.
5. Yetki ve sorumlulukların belirlenmesi
Bu aşamada hiyerarşiyi belirleyen yetki ve sorumluluklar belirgin hale getirilir. Çalışanların
yaptığı işe ilişkin sorumlulukları, sahip olduğu yetkinin türü, yetki alanları, tüm çalışanların
karşılıklı yetki ve sorumluluk ilişkileri kesinleştirilir.
6. Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi
Fiziksel ortam, işte kullanılacak teknoloji, iletişim araçları ya da büro yerleşiminin işletmenin
amaçlarına uygun ve ergonomik olması gerekir. İşte verimlilik ilkesi, uygun yerleşim, işte
kullanılacak araç ve yöntemlerle sağlanır.

Yüksek derecede uzmanlaşma
• Katı iş bölümü
• Dar bir şekilde tanımlanmış işlere
odaklanmış çalışanlar

yrıntılı bir şekilde tanımlanmış
kurallar, politikalar ve süreçler
zorunludur
• Dar bir şekilde belirlenmiş alanlara özgü
derinlemesine uzmanlık gereklidir
• Görevlere özgü bilgi değerlidir.

En tepede toplanmış, merkezi karar gücü
• Yukarıdan aşağıya dikey iletişim

Yüksek yapılar
• Dar kontrol alanı
• Açıkça belirlenmiş otorite hattı
• Komuta ve kontrol

Örgütsel yapı özellikle işlerin ve görevlerin nasıl bölüneceğini ve bütünleştirileceğini tanımlar, hiyerarşideki raporlama ilişkilerini tarif eder, formel iletişim kanallarını belirler ve bireylerin ve takımların çalışmalarını nasıl koordine edeceklerini açıklar. Yapısal unsurlar, örgütsel yapının temellerini oluşturur. Bunlar işbölümü ve uzmanlaşma, bölümlendirme, biçimsellik, merkezileşme ve hiyerarşidir. Yapıyı anlamak için ayrıca profesyonelleşme ve personel oranları da bize yardımcı olur.

Bölümlendirme: Kontrol alanı ve koordinasyon ihtiyacından kaynaklanan bölümlendirmede, örgütte hangi birimlerin oluşturulacağı ve bunlar arasındaki ilişkilerin nasıl belirleneceği kararlaştırılır. İşletme örgütlerinde kullanılan çeşitli bölümlere ayırma ya da bölümlendirme yaklaşımları vardır. Bunlar arasında fonksiyonlara dayalı bölümlendirme, coğrafi bölgelere göre bölümlendirme, ürün temeline göre bölümlendirme, süreç temeline göre bölümlendirme, müşteri temeline göre bölümlendirme, zaman temeline göre bölümlendirme yer alır.

Planlamanın Ana ve alt amaçların belirlenmesi evresinde, işletmenin veya yöneticinin başında bulunduğu birimin, gelecekte belli bir zaman süresi içinde neyi ne miktarda gerçekleştirmek istedikleri veya nerede ve hangi konumda olmak istedikleri karara bağlanır. Bu konuda tipik örnekler arasında yılsonu itibariyle ulaşılmak istenen satış miktarı, satış tutarı, pazar payı, bilançonun alması istenen şekil, insan kaynakları sayısı, üretim miktarı, yıl içinde uygulanacak eğitim programı sayısı vardır. Doğru cevap A'dır.

Küçük işletmelerin niceliksel özellikleri; istihdam edilen personel sayısı, ücret toplamı ve işgücü maliyeti toplamı, sabit varlık miktarı, kullanılan alan ve hacim, enerji maliyeti, piyasa payı olarak açıklanabilir. Küçük işletmelerin genelde az bir sermaye ile kurulabilmeleri nedeniyle sermaye ve para piyasalarına katılamamaktadır.

Küçük işletmelerin yararlanabilecekleri başlıca finansman kaynakları olarak; kişisel birikimler, aile ve arkadaşlar, iş melekleri, bankalar, risk sermayesi şirketleri, faktöring, leasing şirketleri ve franchising şirketleri vardır.

Yapısal Unsurlar
Yöneticiler kilit kararlarından bazılarını etkin organizasyonları tasarlarken verirler. Bunlar işletmenin
organizasyon yapısı ile ilgilidir. Yapı, bireylerin ve takımların işle ilgili faaliyetlerinin nasıl
bütünleştirileceğini ve kaynakların nasıl dağıtılacağını belirler. Örgütsel yapı özellikle işlerin ve
görevlerin nasıl bölüneceğini ve bütünleştirileceğini tanımlar, hiyerarşideki raporlama ilişkilerini tarif
eder, formel iletişim kanallarını belirler ve bireylerin ve takımların çalışmalarını nasıl koordine
edeceklerini açıklar. Yapısal unsurlar, örgütsel yapının temellerini oluşturur. Bunlar işbölümü ve
uzmanlaşma, bölümlendirme, biçimsellik, merkezileşme ve hiyerarşidir. Yapıyı anlamak için ayrıca
profesyonelleşme ve personel oranları da bize yardımcı olur. Aşağıdaki bu unsurlarla ilgili açıklamalar
yer almaktadır.
İşbölümü ve uzmanlaşma: Uzmanlaşma bir görevin ayrı işlere bölünme derecesini gösterir. Bu
uzmanlaşma, iş bölümü sonucunda ortaya çıkar. Uzmanlaşma derecesi fazla ise her bir çalışan görevin
sadece küçük bir kısmını yapmaktadır. Uzmanlaşma derecesi düşük ise çalışanlar geniş bir yelpazede
görevlerini yerine getirirler. Uzmanlaşma, bölümlendirme ile yakından ilgilidir. Büyük işletmeler yüksek
dereceli uzmanlaşmaya sahip olma eğilimindedirler. Daha küçük girişimci işletmeler düşük dereceli
uzmanlaşmaya meyillidirler. Örneğin büyük bir firmadaki muhasebeci iç denetim gibi tek bir alanda
uzmanlaşmaya giderken küçük bir firmadaki muhasebeci iç denetim, bordro, alacaklar, finansal planlama,
vergi gibi pek çok farklı işin sorumluluğunu taşıyabilir.
Bölümlendirme: Kontrol alanı ve koordinasyon ihtiyacından kaynaklanan bölümlendirmede, örgütte
hangi birimlerin oluşturulacağı ve bunlar arasındaki ilişkilerin nasıl belirleneceği kararlaştırılır. İşletme
örgütlerinde kullanılan çeşitli bölümlere ayırma ya da bölümlendirme yaklaşımları vardır. Bunlar arasında
fonksiyonlara dayalı bölümlendirme, coğrafi bölgelere göre bölümlendirme, ürün temeline göre
bölümlendirme, süreç temeline göre bölümlendirme, müşteri temeline göre bölümlendirme, zaman
temeline göre bölümlendirme yer alır. Küçük işletmelerde bölümlendirmeye ilişkin detaylı bilgi “Küçük
İşletmelerin Örgüt Yapıları” adlı başlıkta ele alınacaktır.
Biçimselleşme: Bu yapısal unsur çalışanların davranışının ne ölçüde belirli ve kesin kurallar ve
prosedürler tarafından yönlendirildiği ile ilgilidir. Biçimsel yapıların belirgin durumlarda ne yapılacağına
ilişkin detaylandırılmış yazılı kuralları ve politikaları bulunur. Bunları duyurmak için personel el kitapları
kullanılır. Bu yazılı dokümanlar örgütteki davranış ve faaliyetleri tanımlar. Biçimsellik derecesi
çoğunlukla örgütteki bu tür belgelerin sayfa sayılarıyla ölçülür. Örneğin üniversitelerde öğrenci işleri ile
ilgili çok sayıda yazılı kural vardır. Aksine küçük aile işletmelerinde hiç yazılı kural olmayabilir ve her
şey informel bir şekilde yürüyebilir.
Merkezileşme: Karar verme yetkisinin örgüt içindeki dağılımının derecesi ile ilgilidir. Karar verme
yetkisine sahip hiyerarşik düzeyi ifade eder. Karar verme yetkisi tepe yönetimde toplanmışsa merkezi bir
örgüt yapısından söz edilir. Aksine kararlar örgütün alt kademelerinde alınıyorsa merkezileşmeme
uygulanmaktadır. Bu tespitte karar verme yetkisine konu olan alanlar da önemlidir. Örneğin hedef
belirleme, tedarikçilerin seçimi, fiyat belirleme, işe alma, satın alma kararları esas alınarak örgütlerin
merkezileşme derecesi anlaşılabilir.
Hiyerarşi: Biçimsel, pozisyona dayalı raporlama akışını belirler ve böylece örgüt içinde kim kime
rapor verecek açıklığa kavuşur. En alt düzeydeki çalışan ile üst yönetici arasındaki hiyerarşik basamak
sayısının durumuna göre yüksek ya da basık (yatay) örgütlerden yapılardan söz ederiz. Hiyerarşik
basamak sayısını yöneticilerin kontrol alanı belirler. Kontrol alanı, bir yöneticiye doğrudan kaç kişinin
bağlı olduğu ile anlaşılır. Yüksek örgütsel yapılarda kontrol alanı dardır. Yatay yapılarda ise geniştir, yani
bir yönetici pek çok çalışanı kontrol eder. Büyük ölçekli işletmelerde son yıllarda orta yönetim
kademelerini azaltmak suretiyle hiyerarşik basamak sayılarını azalttıkları ve böylece daha basık ve daha
çevik bir yapıya kavuşmayı hedeflediklerini gözlemliyoruz. Yöneticiler yapıyı tasarlarken kontrol alanını
belirlemek zorundadırlar. Araştırma sonuçları kontrol alanının ne çok dar ne de çok geniş olmadığı; orta
karar noktada olduğu durumda, yöneticilerin etkinliğinin en üst seviyede olduğunu göstermiştir.
Profesyonelleşme: Çalışanların mesleki ve temel eğitim düzeyleri ile ilgilidir. Örgüt içindeki işlerin
yapılabilmesi için çalışanların uzun süre eğitilmeleri gerektiğinde örgütün profesyonelleşme düzeyinin yüksek olduğu anlaşılır. Profesyonelleşme genellikle çalışanların ortalama eğitim yılı ile ölçülür. Bu süre
bir ilaç üretiminde yirmi yıl kadar uzun olabileceği gibi bir ekmek fabrikasında üç yıldan daha azdır.
Personel oranları: Örgütteki çalışanların çeşitli işlevlere ya da bölümlere yayılımını ifade eder.
Personel oranları; yönetici-yönetilen oranı, beyaz yakalı-mavi yakalı oranı, sendikalı-sendikasız çalışan
oranı, büro personeli oranı, profesyonel çalışan oranı, dolaylı iş gücünün doğrudan işgücüne oranı gibi
oranları içerir. Bu oranlar herhangi bir sınıflamada yer alan çalışan sayısının toplam çalışan sayısına
bölünmesiyle elde edilir. 

Faaliyetleri gerçekleştirecek kişilerin belirlenmesi aşamasında, örgütleme sürecinin bu aşamasında her bölüm için işleri yapacak kişilerin sayısı ve sahip olması gereken nitelikleri belirlenir. Buna uygun olarak yöneticiler de dahil olmak üzere tüm çalışanların seçimi yapılır. Doğru yanıt A'dır.

Küçük işletmelerin girişimcilik özelliği fazladır, sayıları ve önemleri giderek artmaktadır. Bu işletmeler temel iş kararlarını verirken bağımsızdırlar. Küçük işletmeler pazardan fazla pay almazlar sadece büyük işletmelerin karlı görmediği niş (çok dar bir tüketici grubunun istek ve gereksinimlerine yönelik) pazarlarda hâkim güçtürler.

Örgütleme ise örgütün yapısını yaratma sürecidir. Doğru yanıt B'dir.

Program yaparken bir sistem içinde hareket edilmesi için aşağıdaki aşamaların izlenmesi gerekir:

• Amaçların ve gerekli hareketlerin ortaya konması
• Önemli adımların belirlenmesi
• Zaman tablosunun hazırlanması
• Gözden geçirme ve düzeltme işlemlerinin yapılması

Bu işletmelerde iş sahibi zamanının önemli bir bölümünü rutin günlük işlerle geçirir. İşyeri ve kendisiyle ilgili bir değişim talebi olmayan, belirli bir getiri düzeyi ile yetinilen işletmeler bu grupta yer almaktadır. Büyüme amacı taşımayan, pazar koşulları değişmekle birlikte bu gelişmelerden habersiz işletme sahiplerinin işyerleridir. Bu türden işletmelerde yönetim işi, rutin olarak günlük işleyişle sınırlı olmaktadır. Özellikle el sanatlarına yönelik faaliyet göstermektedirler.

Küçük işletmelerin ülkeler ve bölgeler arasında farklı tanımlanmaları nedeniyle dünya genelinde ortak bir tanım bulunmamakla birlikte, genel olarak bakıldığında bu işletmeleri tanımlamada niteliksel ve niceliksel (sayısal) olmak üzere iki temel ölçütün kullanıldığı görülmektedir. Niceliksel ve niteliksel ölçütler ülkelerin ve sektörlerin sosyo-ekonomik durumlarına göre farklılık gösterebilmektedirler. Niteliksel (kalitatif) ölçütler, işletme sahibinin belirli bir risk yüklenmesi, işletme maliyet ve yönetim ögelerinin bütünleşmesi, yönetimde uzmanlaşmanın az olması gibi niceliksel ölçütleri destekleyici nitelikte esaslardır. Niceliksel (kantitatif) ölçütler ise personel sayısı, enerji maliyeti, öz sermaye, sabit sermaye miktarı, makine sayısı gibi daha kolay ölçülebilir ve tarafsız sonuçlar verebilen ölçütleri kapsar.

• İyi bir planın hazırlanması önemli ölçüde zaman ve kaynak harcamasını gerektirir.
• Planlamanın eksik olması, gereğinden çok uzun ya da kısa bir süreyi kapsaması ve
  gerçekleştirilebilir hedeflerden çok dilek ve istekleri içermesi gibi bazı önemli noksanları ve çıkmazları bulunabilir.
• Planlamada kullanılan sayısal yöntemlerde yapılabilecek bazı hatalar, beklenmedik olumsuz sonuçlara yol açabilir.
• Planlama geleceğe bakmaktır ilkesine aşırı bağlılık yöneticinin dikkatini gereğinden çok geleceğe çevirmesine ve içinde bulunduğu durumu göz ardı etmesine neden olabilir.
• Uzun süreli planlarda isabet (doğruluk) derecesi azalır.
• Planlama için harcanan zaman da önemlidir. Hızlı, fakat eksik hazırlanmış bir plan mı yoksa daha uzun sürede hazırlanmış eksiksiz bir plan mı daha uygun olacaktır? Planı hazırlayan hız ile isabet arasında kıvamlı (optimum) bir denge kuramazsa planlamadan beklenen yarar sağlanamaz.
  • Planlama ve planların başka bir sakıncası da planı uygulamakla görevli kişilerin girişim ve öncelik tercihlerini engellemesi veya köreltmesi şeklinde ifade edilir. Planlar özellikle sorumluluktan kaçan ve karar almaktan çekinen kişiler için büyük sakıncalar taşıyabilir. Doğru cevap B'dir.

Pazar sorunları dışındaki bütün sorunlar küçük işletmelerin faaliyetlerinde ve büyümesinin önündeki engeller ve temel sorunlar arasında yer alır.

Bir işletmenin organizasyon yapısı çeşitli iç ve dış çevre unsurlarından etkilenir. Müşteriler, pazar koşulları, rekabet, devlet müdahalesi, sosyo-kültürel koşullar dışsal faktörlerdendir. Faaliyet konusu, hedefler ve strateji, işletmenin büyüklüğü, personelin niteliği, kullanılan teknoloji, örgüt kültürü ise organizasyon yapısını etkileyen içsel faktörlerdir. Aşağıda bu faktörlerden bazılarına yer verilmiştir.
Hedefler ve strateji: Örgütlerin hedefleri ve onları bu hedeflere ulaştıracak stratejileri ile yapıları arasında karşılıklı ilişki vardır. Dahası bu ilişki dinamiktir ve firma ölçek olarak büyüdükçe ve karmaşıklık arttıkça öngörülen yapı zaman içinde değişir. Maliyet liderliği stratejisini benimseyen bir işletme ile farklılaştırma stratejisini benimseyen işletmelerin organizasyon yapıları da birbirinden farklı olacaktır. İş pozisyonları, bunlara bağlı görev ve sorumluluklar, pozisyonlar arası ilişkiler ve işletmenin organizasyon şeması da işletmenin stratejilerine göre değişecektir. Bir ticaret firması e-ticaret uygulamaya karar verdiğinde satış ve pazarlama ile ilgili faaliyetleri yenilenecektir.
Ölçek: İşletmelerin büyüklükleri ile yapıları arasında ilişki vardır. İşletmeler büyüdükçe yapılar değişir ve karmaşıklık artar. İşletmeler büyümeye paralel olarak basit yapıdan fonksiyonel yapıya, fonksiyonel yapıdan matriks ya da çok bölümlü yapıya evrilirler.
Teknoloji: İşletmelerin etkin ve verimli çalışmaları kullandıkları teknoloji ile yakından ilgilidir. Teknoloji ne kadar karmaşık ise, bunun organizasyon unsurları üzerindeki etkileri de o derece kompleks olur. Bu tür işletmelerde koordinasyonu sağlamak önemli bir iştir. Örneğin ustalık ve sanatkârlık gerektiren el işi deri aksesuarlar üreten küçük bir işletme ile bunların makinelerde kitle halinde üretildiği işletmenin organizasyon yapısı birbirinden farklı olacaktır.

bütçeler

Plan kavramı, bir karar ya da kararlar ile ilgilidir. Bu karar ya da kararların özelliği gelecek zaman dilimleri içinde ulaşılmak veya gerçekleştirilmek istenen belli nokta veya durumlara işaret etmesidir. Plan geniş anlamda tutulacak yol ve davranış biçimi olarak tanımlanır. Plan, bulunduğunuz nokta ile varmak istediğiniz nokta arasındaki boşluğu dolduran köprüdür. Plansız, örgütsel ve bireysel her iş ve uğraş sonuçsuz kalır. Dolayısıyla en genel tanım olarak plan, bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır.

Etkin bir kontrol sürecinin özellikleri şunlardır:
1. Kontrol faaliyeti yapılan işe uygun olmalıdır.
2. Kontrol sistemi, beklenenden sapmaları hemen haber vermelidir.
3. Belirlenen standartlara hangi sürede ulaşılacağı belirlenmeli ve bu süre sonunda kontrol yapılmalıdır.
4. Kontrol sistemi, gelecekte karşılaşılabilecek sorunları tahmine imkân vermelidir.
5. Kontrol sistemi, alternatif planlara uygun olacak şekilde esnek olmalıdır.
6. Kontrol sistemi, anlaşılır olmalıdır. 

Amaçlar gerektiğinde değiştirilebilecek esnekliğe sahip olmalıdır.