Başarılı sunum yapmayı öğrenmenin faydaları şöyle sıralanabilir:
• Fikir ve bilgi iletişimini arttırma: Çok çeşitli durumlarda iletişim kurma yeteneği hemen hemen her iş için gereklidir. Sunumlar, belirli bilgi türlerini iletmek için en etkin ve verimli yöntemlerdir.
• Mesleki ilerleme fırsatlarının artışı: Başarılı sunumlar sunmak, insanların sizi tanımasına ve neler yapabildiğinizi ortaya koyarak görünürlüğünüzü artırır. Sunum becerileri iş kariyer hedeflerine ulaşılmasında yardımcı olacaktır.
• Özgüven artışı: Her yeni beceri insanın kendine olan güvenini arttırır, özellikle de yeni beceriyi öğrenirken isteksizlik veya korkuyu yenmek için kendine meydan okumayı sağlar.

• Tepegöz / projektör / bilgisayar slaytları gibi görsel yardımcılar, dinleyenlerle göz teması kurmaya yardımcı olması için kullanılmalı.
• Sadece önemli bilgileri sunmak için görsel yardımcılardan destek alınmalı.
• Profesyonelce hazırlanmalarını sağlanmalı.
• Kullanılacak görsel yardımcının kullanımı öğrenilmeli.

Sunumlarda beyaz tahta kullanırken en iyi sonucu almak için bazı ipuçları önerilmektedir:

• Hazırlık aşaması: Sunum sayfaları evde hazırlanabilir. Sunum öncesinde, boş bir sunum levhasına önceden hazırlanmış sayfalar takılabilir. Eğer basit çimler ya da yazılar ise onları izleyicilerin önünde canlı olarak çizebilirsiniz.
• İçerik: Slaytlarda olduğu gibi basit tutulmalıdır. Bir konuyu anlatmak için birkaç madde imi yeterlidir veya büyük bir çizim yapılabilir. Zaman alacağını dikkate alarak izleyicinin dikkatini kaybetmemek için çok fazla metin yazmayı planlamayın.
• Yazım: Yazı yazarken şövalyenin yanında durmaya çalışın; böylece izleyicilere sırtınızı dönmek zorunda kalmazsınız ve kelimeleri yazarken görebilirsiniz.
• Kalem: Arka tarafta oturanlarında görebilmesi için kalın uçlu ve renkli kalemler kullanılmalıdır.

Beyaz tahtanın bir avantajı, genelde bir sunum belgesinden daha büyük olmasıdır, dolayısıyla bunun üzerine çok daha fazla bilgi oluşturabilirsiniz. Ayrıca, düzeltme gerektiren şeyleri yazabilir ve değişiklikleri silebilir ve yeniden yazarak yapabilirsiniz. Birçok dinleyicinin, eğer sunum bir öğrenme çabası gerektiriyorsa öğrenmelerine ve hatırlamalarına yardımcı olur. Dezavantajı ise bir kez dolduğunda, daha fazla bilgi yazmak için her şeyi silmek zorunda kalmanızdır. Ayrıca, üzerinde tutmaya değecek bir şey varsa onu da yanınıza alamazsınız. Taşıması zor ve dinleyenlerle göz temasının kaybolmasına neden olmaktadır.

Akıllı tahtalar, çok parlak bir sunum için multimedya unsurlarını birleştirme fırsatı sunan elektronik beyaz tahta hâline gelmiştir. Yazıların kalıcı olmasını sağlamak için günümüzde artık akıllı tahtalardan yararlanılmaktadır. Bu tahtaların en büyük özelliği interaktif olmasıdır. Tahtaya yazılan ve çizilen her bilgi, aynı zamanda dinleyicilerin bilgisayar ekranlarında da takip edilebilmekte ve kaydedilebilmektedir. Elektronik tahtalar, bir bilgisayara anında aktarılabilir veya çıktılar alınmasını sağlayabilir. Konuşmacıya önceden hazırlanmış grafikleri getirmelerine olanak tanıdığı için öncelikle diyalog oturumları için yararlı bir özellik sunar.

Slaytların kullanımında profesyonel görünüm sağlaması, kalabalık dinleyiciler için uygun olması, uzaktan kumanda ile daha etkili olması gibi avantajlarının yanı sıra, karanlık gerektirmesi nedeniyle, seyircilerin not almakta zorluk çekmesi, slayt sırasının sabit olması ve bu nedenle tartışmalara açık olmaması dezavantajlar arasında sayılmaktadır.

Sunum ortamının iyi düzenlenmesi, dinleyicilerin dikkatini çekmek için, dikkat dağılmasını engellemek veya azaltmak açısından önemlidir. İdeal sunum ortamında şunlara dikkat edilmelidir:

• Sandalyeler uzun süre oturacak kadar rahat olmalı,
• Katılımcı sayısına göre sandalye sayısı ayarlanmalı,
• Oda sıcaklığı çok sıcak ve çok soğuk olmamalı,
• Yeterli havalandırma sağlanmalı,
• Aydınlatma yeterince parlak olmalı fakat çok parlak olmalı,
• Herkesin konuşmacıyı kolayca görebilmesi ve duyabilmesi sağlanmalı,
• Görseller en uzak koltuktan dahi okunabilmeli,
• Projeksiyon gibi görsel yardımcılar kullanılacaksa mutlaka düzgün çalıştığından emin olunmalı,
• Tuvalet, yiyecek ve içecek gibi ihtiyaçlar dikkate alınarak yer planı yapılmalı.

Görsel ögelerden yararlanılması sunumların etkinliğini artıracak özelliklerdir. Ancak bu ögelerin gereksiz ve aşırı kullanımı tam tersi bir etki yaratabilir. Bir sunum içerisinde kullanılabilecek görsel ögeler şunlardır:

• Fotoğraflar: Fotoğraf yerine çizim tercih edilmeli ama mutlaka fotoğraf koymak gerekiyorsa net olmalı
• Çizimler: Bilgisayar çizimleri iyi görüntü verir ancak çok fazla olması karışıklık yaratır.
• Animasyonlar: Bazı olayları hareketli görüntülerle anlatmak daha kolay olabilir, ancak bu işlemi gerçekleştirecek profesyonel birine ihtiyaç duyulmaktadır.
• Tablolar: Özellikle sayısal verilerden söz ederken tabloların kullanımı yaygındır. Ancak çok uzun ve karışık tablolar izleyiciler için kavraması ve anlaşılması zor olabilir bunun yerine özet görüntüler veren grafikler tercih edilmelidir.
• Grafikler: Kullanım yerine göre farklı grafik türleri seçilebilir. Grafik seçiminde yine ne etkin yol ekranda açık ve net bir görüntü oluşturmasıdır.
• Diyagramlar: Özellikle birbiriyle bağlantılı konuları vermek için görsel bir bağlam vermek üzere kullanılır.
• Akış Şemaları: Bir süreç hâlinde devam eden olaylar için kullanılması uygundur.
• Örgüt Şemaları: Çok sık kullanılmamakla birlikte kurum tanıtımlarında bu şemanın kullanımı yaygındır. Önemli olan yazıların okunabilir olmasıdır.

Yukarıda bir kısmının özellikleri açıklanan görsel içerikler temel olarak iki biçimde ele alınabilir: Durağan Resimler (grafikler, tablolar, fotoğraflar, haritalar, zaman çizelgeleri, teknik diyagramlar, organizasyon şemaları, akış şemaları) ve Hareketli Görüntüler (video görüntüleri, animasyonlar, etkileşimli panoramalar).

Sunum dosyası denince bilgisayar ortamında hazırlanmış ve slaytlardan oluşan dosyalar akla gelmektedir. En yaygın olarak bilinen sunum hazırlama programı PowerPoint programıdır. Ancak günümüzde sunum hazırlama programların sayısı ve kullanımı giderek artmakta ve çok sayıda alternatiflerle karşılaşılmaktadır. PowerPoint dışında yaygın olarak kullanılan Prezi, Haiku Deck, Powtoon, Sliderocket, Keynote, Emaze listelenebilir. Bu programların yanı sıra sosyal medyada içerik paylaşım programlarının yaygınlaşmasıyla SlideShare gibi sunum paylaşım platformları kullanılmaktadır.

Sunum dosyalarında kullanılacak görseller sunumu geliştirmeli ama konuşmanın yerine geçmemelidir. Slaytlar, konuşmalara görüntü eklemek ve bu slaytları kullanarak anlatmak üzere planlanmalıdır. Slayt sayısı sınırlı tutulmalıdır. En iyi slaytlar, izleyicilerin bir bakışta yorumlayıp anlayabilecekleri ve göz zevkini çeken şeylerdir. Slaytlarda listeler veya paragraflar tüm boş alanları dolduracak biçimde sıkıştırılmamalıdır. Konuşurken genişletebileceğiniz anahtar sözcükler ve cümleler kullanılmalıdır. Tüm konuşmalar slaytlara yerleştirilirse dinleyicilerle etkileşimde bulunmak yerine slayttan okumak zorunda kalabilirsiniz. Slaytlar, kitlenizin mesajınızı anlamasına yardımcı olmak için kullanılmalıdır, konuşmanızı okumanız için değil.

Sunuşun gerçekleştirilmesi süresinde görsel yardımcılardan yararlanılması etkili bir sunuş için gerekli görülmektedir. Kullanılan görsel yardımcıların konuşmayı tamamlayıcı nitelikte olmasına özen gösterilmelidir. Görsel yardımcıların temel işlevi, sunuşun içinde yer alan kilit noktaların vurgulanması ve netleştirilmesidir. Görsel yardımcılar etkili bir şekilde kullanılırlarsa, verilmek istenen mesajın güçlendirilmesine katkı sağlar. Görsel yardımcıları kullanırken dikkat edilmesi gereken bir takım genel kurallara uyulması her türlü görsel yardımcının kullanımında hatalardan uzak kalınmasını sağlayacaktır:

1. Kolay anlaşılacak kadar basit hâle getirilmeli.
2. Resim veya yazılar açıkça görülebilecek kadar büyük ve anlaşılır olmalı.
3. Gerçek sunum öncesinde yeterince uzun süre deneme yapılmalı.
4. Dinleyicileri rahatsız etmeyecek biçimde, görsel yardımcıları konuşmayla bağlantılı olacak şekilde koordine edilmeli.
5. Görsel yardımı içeren bir sunumdan hemen önce, gereken tüm ekipmanın hazır olduğundan ve sorunsuz çalışmadığından emin olunmalı.

Yazı tipi seçiminde dikkat edilecek özellikler arasında yazı tipi, yazı tipi boyutu, büyük ve küçük harf kullanımı vardır.

Yazı tipi: Kolay okunur bir yazı tipi seçilmelidir. Bunun için gözün okumaya aşina olduğu yani sıklıkla kullanılan yazı tiplerinin seçilmesi yerinde olur. Seçilen yazı tipleri, sunum için kullanılacak bilgisayarda yüklü olmayabilir, bu da fontlarınızın hoşa gitmeyen bir stile ayarlanmasına neden olur. Tırnaksız (sans serif), harflerin uçlarında çıkıntıları veya noktalar gibi harflerin süslemesiz olduğu anlamına gelir. Arial, Verdana, Tahoma, Calibri tırnaksız (sans serif) yazı tipidir. Bu yazı tipleri slaytlarda okumayı kolaylaştırmaktadır. Times New Roman, Courier gibi tırnaklı (serif) yazı tipleri slaytlarda okumayı zorlaştırdığı için tercih edilmemelidir. Slaytta yer alan metnin bir perde üzerine projeksiyonla okunabilmesi esas olduğu için kullanılacak yazı tiplerinin tırnaksız da olsa yukarıda listelenen ve yaygın olarak kullanılan yazı tiplerinin tercih edilmesi önerilir. Bunun nedeni gözün aşina olduğu yazı tiplerinin seçilmesi sunumun anlaşılmasını ve konuşmanın takip edilmesini kolaylaştırmasıdır. Ayrıca eğer sunuş için farklı bir bilgisayar kullanılacaksa fontların yüklenmemiş olması riski ile karşılaşılmaktadır. Bu durumda yazıların bir kısmında boş kutucuklar çıkması gibi olumsuz durumlarla karşılaşılabilir. Bu nedenle tüm bilgisayarlarda yüklü olan ve yaygın kullanımı olan yazı tiplerinin tercih edilmesi gerekir. Bir slaytta çok sayıda farklı yazı tipi kullanılmamalı, sunum boyunca bir ya da iki tane seçilmelidir. Slaytlarda WordArt, italik, eğik, alışılmadık simgeler ve dekoratif yazı tiplerinden kaçınılmalıdır. Bunların slaytlarda okunması zordur.

Yazı tipi büyüklüğü: Sunuş yapılacak mekânın büyüklüğüne göre seçim yapılmalıdır. Büyük mekânlarda uzaktaki seyircilerin rahat okuyabileceği bir font (yazı tipi) büyüklüğü seçilmelidir. Yazı tipi büyülüğü 28-30 punto altında olmamalıdır. Bu büyüklük istenen metnin tamamının slayta sığmasına engel olabilir ama slayt başlığını aynı tutarak slayt sayısını artırmak mümkündür.

Büyük - küçük harf kullanımı: Bağırmanın bir biçimi olarak kabul edildiğinden tüm harfleri BÜYÜK girmekten kaçınılmalıdır. Standart büyük ve küçük harf kuralları uygulanmalıdır. Bir slayt içerisinde başlık ve ana metin kısmı olmak üzere iki alan bulunmaktadır. Farklı yazı tipi uygulamasının buna göre ayrılması uygundur. Kelime sayısı az olan başlıklarda büyük harf kullanımında bir sakınca olmaz. Ancak ana metin kısmında BÜYÜK harf kullanımı okumayı zorlaştırması nedeniyle tercih edilmemelidir.

Slayt Başlıkları: Slaytların başlık kısmı boş bırakılmamalıdır. Aynı konu çerçevesinde başlıklar aynı kalabilir gerekirse alt başlıklar oluşturulabilir. Slaytlar arası geçişlerde bu başlıklar aracılığı ile istenen sayfaya erişim kolaylıkla sağlanabilir. Başlığın açıkça anlaşılması için başlığı yazın. Başlıklar “konular” olarak ifade edilmeye eğilimlidir ama yeterli değildir. Bir kilit noktayı daha net bir şekilde ortaya koymak için, mesajı ifade eden başlıklar yazılmalıdır. Bir başlığı akılda kalıcı terimlerle ifade edildiğinde grafiğin ana mesajını verir veya grafiği yorumlar. Bir başlık her grafik için uygun olmayabilir ve mesajın durumu ve izleyiciyle eşleşmelidir. Genel olarak, yorumlayıcı başlıklar anlayışa katkıda bulunur. Tam başlıklar yazmak, hem dinleyici hem de sunum yapan kişi için son derece yararlı olabilir. Bu süreç, sunum yapan kişinin iletmek istediği mesaja odaklanmasına ve açıklığa kavuşmasına yardımcı olabilir.

Slayt Geçişleri: Sunuş için tasarlanan PPT dosyalarında sayfa içinde ya da sayfa geçişlerinde efekt kullanmak uygun değildir. Sunum sırasında ya da soru-cevap bölümünde slaytlar arasında geçiş yapmak zorunda kalınca bu efektlerin varlığı hareketi yavaşlatacaktır.

Kapanış sayfası: PowerPoint dosyalarında sunuşlar siyah boş bir ekranla tamamlanır. Bunu engellemek için sunumun sonuna bir kapanış sayfası eklenmesi yerinde olur. Bu kapanış sayfası dinleyenlere teşekkürü içerebilir ve soru ve öneriler için iletişim bilgilerinize ulaşılmasını sağlayabilir.

Görseller bir sunuma büyük katkıda bulunabilir. Görseller zayıfsa, sonuçta iletişim başarısını düşürebilir. İyi ve uygun görsellere sahip olunduğunda görsellerin sağlayacağı katkılar şunlar olacaktır:

• İlgi Çekme: İnsanlar kulağın yanı sıra gözü de çeken şeylere daha çok dikkat etmektedir. Bir konuşmaya açık ve net görüntüler eklemek ilgiyi yakalayabilir veya yeniden canlandırabilir.
• Anlama: İş ve teknolojinin karmaşık doğası bilginin görsel ve sözlü olarak sunulmasını gerektirmektedir. Basit bilgiler bile, duymanın yanı sıra görüldüğü takdirde daha iyi kavranabilir ve anlaşılabilir.
• Netlik ve İçgörü: Tartışmalı bir noktayı ya da sorunu açıklığa kavuşturmak için bir beyaz tahta veya sunum kullanılarak çözülebilir.
• Profesyonel Görüntü: İyi bir konferansa katılan bir sunucu, görselleri önceden hazırlar ve bunları etkili bir şekilde kullanır.
• Verimlilik: Yapılan çalışmalar, aynı mesajın görselleri kullanarak daha hızlı ve genellikle daha iyi iletilebileceğini göstermektedir.

Konuşmaya başlamanın bir takım inceliklerinden söz edilebilir:

• coşku verici bir sözle başlama: başlangıç için çarpıcı ve dikkat çekici bir cümle kurulmalı,
• ortamı hazırlama: dikkatlerin üzerinize çekildiğinden emin olduktan sonra konuşmaya başlamalı,
• daha önce tanışıyormuş gibi davranma: samimi ve içten görünmeli,
• şaka ve espriler yapma: dostça ve arkadaşça bir yaklaşım içerisine olmalı,
• konuya geçildiğinde konunun ne olduğu açıklanmalı: konu ana hatlarıyla açıklanmalı,
• konuşma nedenini belirtme: orada bulunma nedeni anlatılmalı.

Konuşma sırasında dinleyicileri dikkatini muhafaza edebilmek için yapılabilecekler şunlar olmalıdır:

• Üstünlük atfettirmek,
• İyimserlik yaymak,
• Güler yüzlü davranmak,
• Kendinden emin olmak,

Konuşma stili geliştirmek için önerilen ilkeler şunlardır:

• Şahıs zamirleri kullanılmalı,
• Kısaltmalar kullanılmalı,
• Günlük kullanımdaki sözcükler tercih edilmeli,
• Kısa ama çok fazla olmayan bağlaçlar kullanılmalı,
• Argo, jargon ve akrostişlerden kaçınılmalı,
• Olumlu sözcükler kullanılmalı,
• Kısa cümleler kullanılmalı.

İyi bir konuşma yapabilmek için genel anlamda dikkate alınması gereken bir takım özellikler vardır. İyi bir konuşma nasıl olmalıdır soruna verilecek cevaplar şunlardır:

• Yıkıcı değil yapıcıdır,
• İlginç ve değerli konuları kapsar,
• Sağlam bilgilere dayanır,
• Belli bir amaca yöneliktir,
• Sağlam bir yönetimi gerektirir,
• Dinleyicilerin ilgisini çeker,
• Etkili bir ses tonuna, el ve yüz hareketlerine dayanır,
• Canlı bir dil ve üslup gerektirir,
• Aynı sözcükler sık sık kullanılmaz,
• “eee, şey, yani” gibi sözcükler yer verilmez,
• Görgü kurallarına uygun davranılır.

Konuşma tamamlandığında sunumun aniden bittiği bilgisi dinleyenlere verilmemelidir. Konuşmanın sonuna gelindiğine dair ipuçları ile hazırlık yapılmalıdır.

• Sunuş olumlu bir duygu ile tamamlanmalı,
• Gerçekleşmesi beklenenlerle bağlantı kurulmalı,
• Son dakika görüşleri verilebilir,
• Sunuş süresinde bitirilmeli,
• Sunuşun özeti verilmeli,
• Yapacakları konusunda dinleyiciler teşvik edilmeli.

Konuşma tamamlandıktan sonra genellikle sorular bölümüne geçilir. Eğer konuşma bir toplantı niteliği taşıyorsa sorulara konuşma sürecinde de cevap verilebilir.

Sorularla başa çıkmak için dikkat edilmesi gereken yöntemler şunlardır:

• İzleyici soru sorarken düşünmeye başlanmaz soru dinlenir ve öyle düşünmeye başlanır
• Herkesin anlaması için soru tekrarlanır.
• Cevap herkese verilir.
• Cevap verirken farklı konulara girilmez.
• Cevaplar kısa ve öz olmalıdır.
• Tartışma birkaç soru sorarak teşvik edilebilir.
• Kibar davranılır.
• Sadece birkaç kişinin sorularla esir almasına izin verilmez.
• Her zaman saygı gösterilir.

Soru –cevap aşamasında bazen kötü durumlarla da karşılaşılabilir. Bu durumların farkında olmak üstesinden gelebilmek için hazır olmayı sağlayacaktır:

• Hiç soru olmaması durumu hoş değildir. Anlayış gösterdiğinizi belirten bir konuşma yapabilir ya da kendi kendine sorabileceğiniz sorularınızı hazırlayabilirsiniz.
• Yanıtını bilmediğiniz bir soru geldiğinde bilmediğinizi ifade edin.
• Cevap tatmin edici olmadığı anlaşıldığında daha sonra devam etmek istediğinizi belirtin.
• İğneleyici sorular geldiğinde soğukkanlılığı ve nezaketi muhafaza ediniz.

Başarılı bir sunum için ele alınması gereken temel ilkeler şunlardır:

• Konu ve İzleyicinin Uyumu: Yapılacak olan sunuşun hedef kitlenin ilgi duyduğu bir konu olmasına özen gösterilmelidir. Sunumu izleyen kişiler konuyu sunuş yapan kişinin bakış açısıyla inceleme fırsatını yakalar. Deneyimli sunum yapanlar, başarılı sunumların, izleyicilerinin zaten bildikleri, bilmek zorunda oldukları ve bilmek istediği şeylerin bir değerlendirmesi ile başlayacak olduğunu bilirler.
• Bilgileri Etkin Bir Şekilde Düzenleme: Başarılı sunum için bir noktadan başka noktaya mantıksal olarak izleyen bir taslak oluşturulur. Temel argümanın mantığını kolaylıkla takip edebilmek için destekleyici ifadeleri veya ana noktalardaki kanıtları içerir.
• Doğru ve Yeterli Bilgi Miktarını Belirleme: Sunum süresinin yapılacak olan sunum içeriği için yeterli olmadığı durumlarda sunum yapan kişiler, sunumlarını hızlandırarak veya önemli noktaları atlayarak sunumlarını kötü biçimde tamamlamak zorunda kalırlar. Başarılı sunum yapanlar, bir izleyicinin ne kadar bilmesi gerektiğini anlamalı ve içeriği buna uygun olarak sınırlandırmalıdır. İzleyicilere aşırı yükleme yapmadan ne kadar bilgi sunabileceklerini tahmin edilmelidir.
• Zamanında Başlama ve Bitirme: Sunum yapanların dinleyenlere saygı gösterme sorumluluğu nedeniyle bir zaman çizelgesine uyması gerekir. Sunuş için uygun süre belirleme kadar sunuşun belirlenen saate başlaması ve verilen sürenin sonunda tamamlanması gerekir. Böylece izlemeye gelenlerin kendi zamanlarını rahatça planlayabilmesine saygı gösterilir.
• Duyulmak ve Anlaşılmak Üzere Konuşma: Başarılı olan sunumcular sunumlarını yüksek sesle yaparlar. Duyulacak kadar yüksek sesle konuşurlar ve seyircinin uykuya dalmadan izleyebilmesi için yeterince yavaş konuşurlar. Konuşma tonu kullanırlar. Kelimeleri açıkça ve belirgin biçimde telaffuz ederler.
• Doğru Sunum Yardımcılarının Seçimi: Tepegöz asetatları, bilgisayar slaytları, broşürler ve videolar gibi özenle hazırlanmış ve dikkatle kullanılan sunum yardımcıları ilgiyi artırabilir ve izleyicilerin konuyu anlamasına yardımcı olabilir. Deneyimli sunum yapanlar, her sunum desteğinin faydalı bir amaca hizmet ettiğinden emin olmaya çalışır. Sunum yardımcılarını basit ve net tutarlar. Seyircilerin herhangi bir zamanda nereye bakacaklarını bildiklerinden emin olurlar.
• Güvenle İletişim Kurmak: Başarılı sunum yapan kişiler yakın ilişki kurar ve sunum boyunca bu ilişkiyi sürdürürler. Dikkatli planlama ve hazırlıktan gelen güven duygusunu ortaya koyarlar. Endişe ve sinirlilik belirtilerini nasıl azaltacağı ve kontrol edileceğini bilirler.