Sekreterler başkaları tarafından dikte ettirilmiş ya da taslağı hazırlanmış yazıları yazdıkları gibi rutin yazışmaları kendi insiyatifleriyle de gerçekleştirirler. Bu görevlerini yerine getirirken de klavye kullanırlar.

Kişisel gelişim uzmanları şu üç etkinliği öneriyorlar: Gelişme isteğinin var olmasını, gelişmeyi gerçekleştirecek plan yapımını, planı gerçekleştirecek yöntemleri uygulamayı. Kişisel gelişim planınızı yaptığınızda bu planı uygulamak için beklemeden ve gecikmeden eyleme geçmelisiniz. İleri görüşlü ve güvenli adımlarla kendinizi geleceğe hazırlamalısınız.

Yöneticiye Verilebilecek Hediyeler;

• Ajanda
• Kitap
• Çiçek
• Çikolata
• Tablo
• Çocuğu için oyuncak
• Yöresel  hediyeler

Randevuları zaman yönetimine uygun olarak düzenlemek, sekreterlerin organizasyon ile ilgili sorumlulukları arasında yer almaktadır.

Sekreterlik hizmetlerinin ülkemizdeki tarihsel gelişimi de hemen hemen diğer ülkelerinkine paralel olmuştur. Osmanlı İmparatorluğu döneminde devlet yönetiminde sır kâtipliği olarak tanımlanan bu hizmetler, aslında sekreterlik hizmetleridirler. O dönemde, kâtipliğin önemli bir memuriyet olduğunu Osmanlı tarih belgeleri kanıtlar.

Çapraz fonksiyonlu takımlarda; farklı departmanlarda çalışan insanların bir araya getirilmeleri ve karar alma ve uygulama sürecinin bir parçası kılınmaları söz konusudur. Örgütler çalışanların sinerjik etkilerinden yararlanabilmek ve belirli projeleri yerine getirebilmek için işletmelerin farklı departmanlarında çalışan bireyleri bir araya getirerek çapraz fonksiyonlu takımlar oluşturmaktadırlar.

Şikâyet ve söylentilerle ilgilenme ilkeleri;

• Edindiğiniz önemli bilgileri yöneticinize anında iletin.

• Her şeyi olabildiğince sadeleştirmeye çalışın.

 • Olabildiğiniz kadar net olun.

• Gerekli bilgileri iletirken ayrıntılar üzerinde durmayın.

• Konuyu kendi duygularınız, bakış açınız ve fikirlerinizle süslemeyin.

• Yöneticiniz sorunları bir başkasından duymadan önce, bunlarla ilgili dürüst olun. Hiçbir şeyin üstünü örtmeye çalışmayın.

Verilerin daha anlaşılır ve anlamlı kılmak, sıkıcı ve kuru gelebilecek bilgileri cazip hale getirmek, kullanılan materyallerin evrensel bir dile sahip olmasının avantajından yararlanmak, bilgilerin öğrenilme ve hatırlanma düzeylerini artırmak gibi amaçlara ulaşabilmek için slayt hazırlanırken birtakım hususlara dikkat edilmelidir.

*İyi bir planlama yapılmalıdır. Ne tür bilgiler verileceği, bu bilgilerin neden verileceği, kimlere verileceği, nerede verileceği, ne zaman sunulacağı ve hangi tür teknolojik araçlara sahip olunduğu göz önüne alınmalıdır.

* Sunum metni düzenli, ve tutarlı bir şekilde düzenlenmelidir,

* Hazırlanan slaytların giriş kısmında sunulacak konu ana hatları ile tanıtılmalı, bu konunun neden ele alındığı açıklanmalı, sunudaki alt başlıklar sırasıyla verilmelidir. Gelişme bölümünde örneklerle konunun anlatımı yapılmalı, sonuç slaytlarında ise sunumda ele alınan konular ana hatları ile özetlenmelidir.

* Sunum metninde yer alan her bölümün yeterince açıklayıcı bir başlığı olmalıdır.

* Sunum metni power point slaytlara aktarılırken sunudaki bilgilerin doğru ve güvenilir olmasına özen gösterilmelidir.

*Sözcüklerin tümü büyük harfle yazılırsa gözü yoracağından yalnızca ilk harfi büyük yazmak tercih edilmelidir.

* Slaytlarda uzun cümleler kullanılmamalıdır.

* Maddeler halinde aktarmak göze daha hoş gelir ve hatırda kalıcı olur.

* Görsel malzeme çok fazla yazılı metin, resim veya çok farklı renklerle doldurulmamalıdır.

Bir takım oluşturma sürecinin tanışma, çatışma, alışma, çalışma ve dağılma olmak üzere beş aşaması bulunmaktadır.

Yöneticiye öneride bulunurken yönetici asistanı; Önerinin uygulanmasından sonra, elde edilen sonuçtan dolayı herhangi bir ödül, terfi, prim istememelidir. Doğru cevap D'dir.

Üyelik Sekreteri
Üyelik listesini oluşturur ve takip eder, aidat ve bağış kaydını tutar, dernek üyelerine bilgi verirler. Yeni
üye kaydeder ve onların üyelik kartlarını hazırlar. Üyeliğin hak ve sorumluluklarını açıklar. Sorun ve
şikâyetleri dinler ve diğer üyelere bilgi aktarır. Listesinde bulunan kişilere derneğin gazete ve diğer
yayınlarını gönderirler. Aylık finansal rapor hazırlar ve dağıtabilirler. Üyelik kayıtlarını gözden
geçirebilir, aidat gecikmelerinin listesini oluşturabilir, başkanı bu konularla bilgilendirirler.

Bir yöneticinin karar süreçlerinde rasyonel davranabilmesi, karar alacağı konularda yeterince işlenmiş bilgiye sahip olmasına bağlıdır. Bilgide bulunması gereken özellikler, doğruluk, tamlık, zamanlılık ve uygunluk olarak sınırlanabilir. Bir yöneticinin sahip olduğu bilgiler bu özellikleri taşımazsa aldığı kararların niteliği bozulur, faaliyetten beklenen başarı sağlanamaz. Bu bilgilerin önemli bir kısmı yönetici asistanı tarafından sağlanır. Yönetici asistanı bilgileri süzerek ve yukarıda sayılan özelliklerde sunmalıdır. Bilgiyi çeşitli kaynaklardan çabuk ve etkili bir şekilde bulmak için yönetici asistanının elindeki malzemeyi becerikli ve ustalıklı kullanacak şekilde yetişmiş ve araştırma sonuçlarıyla bir gerçeği ortaya koyacak çapta, anlayışlı ve sezgili olması gerekir. Ayrıca bilgiyi mantıklı, özlü bir yolla düzenlemeyi ve rapor haline getirmeyi bilmelidir.

Ulusal Meslek Standardı (UMS) bir mesleğin başarı ile icra edilebilmesi için Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından kabul edilen gerekli bilgi, beceri, tavır ve tutumların neler olduğunu gösteren asgari normdur.

Zamanla öğrenilen bir iş değildir. Eğitimden geçmek gerekir Doğru cevap E seçeneğidir. 

Sekreter “her bildiğini söyleme, fakat söylediğini bil” ilkesine göre konuşmalıdır.Bir sekreter, diğer özelliklerinin yanında bir sır saklayıcıdır.

İnisiyatif yeri ve zamanı gelince kendi kendine gereken kararları verebilme niteliğidir. Bu tanıma göre inisiyatif, büyük ölçüde karar verme ve sorumluluk kavramları ile ilişkilidir. Sekreter; iş yerine ve çalışma düzenine, yönetmeliklere, iş akışına alıştıkça, yöneticinin iş anlayışını sorumluluk ve yetki kavramını öğrendikten sonra, belirli işler hakkında kendi kendine karar verecek duruma gelebilmektedir. Bir sekreter inisiyatifini kullanması gereken işlerde; o işle ilgili belirlenmiş olan amacı düşünür. Konuyla ilgili bilgi ve deneyimlerinden yararlanır. Doğabilecek sonuçları tahmin eder. Riskleri göze alacak cesarete sahiptir. Sekreter bilgisi, becerisi ve kişiliğiyle kendisini kanıtlamışsa, yöneticisinin güvenini hak etmiş olması gerekir. Bu durumda yönetici ona güvenmeli ve gerektiği zaman inisiyatifini kullanması için desteklemeli ve bazı sınırlar içinde de olsa davranış özgürlüğü tanımalıdır.

Sorumluluk Düzeyi 4

Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;

• Anlaşılması zor olan teknik sorunların yazışmalarını düzenler. İstendiği zaman yönetici adına teknik yazışmaları imzalayabilir.
• Toplantılar sırasında yönetici tarafından verilen taahhütleri not alır.
• Kendi inisiyatifini kullanarak, şirketi personel adaylarına tanıtmak için toplantı ve konferans düzenlemeleri yapabilir.
• Ziyaretçilerin görüşme önceliklerini, ertelemelerini belirler. Davet veya görüşmeleri kabul/ret eder.
• Yöneticinin onayına sunulan yazışmaları gözden geçirir ve şirket politikalarıyla çelişen bir durum varsa bu konu hakkında ilgili çalışanları uyarır. Bu sorunları çözmek için önemli bölümlere veya çelişkilere dikkat çeker, önerilerde bulunur.
• Gelen yazı, rapor ve bilgilerin içeriğini özetleyerek yöneticisine zaman kazandırır. Özellikle yöneticiye yardımcı olmak amacıyla bu belgelerden sonuç çıkarır, yeni bilgilerin şirketin temel bilgi kaynaklarına uyumunu sağlar.
• Yöneticinin yokluğunda, şirket etkinliklerinin yürütülmesini temin eder, ihtiyaç varsa uygun personele durum hakkında bilgi nakleder.

Acil veya önemli durumlarda yöneticinin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine karar verir. Bununla birlikte, yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir. Doğru cevap B'dir.