Tablo 4.1: Yeni Oluşturulan İş Takımlarının Cevaplaması Gereken Sorular
Biz kimiz? Ne zaman takımın üyeleri kendi aralarında güçlerini, zayıflıklarını, iş tercihlerini, değer ve inançlarını diğerleriyle paylaşırlarsa farklılıklar ve sorunlar daha ortaya çıkmadan görülür ve giderilmeye çalışılır.

Neredeyiz veya ne yapıyoruz? Her takımın zayıf veya kuvvetli olduğu tarafları vardır. Ancak takımlar kuvvetli oldukları yönlerine ağırlık vererek zayıflıklarını dikkate almazlar. Zayıf olan yönlerimizi nasıl geliştirip düzeltmeliyiz? Önümüzde kendimizi geliştirmek, yeni beceriler kazanabilmek için ne gibi fırsatlar var?

Başarımızı engelleyecek içsel ve dışsal tehditler nelerdir? Bunlarla nasıl başa çıkabiliriz?

Nereye gidiyoruz? Takımların amaçları olmalıdır.

Ulaşmak İstediğimize Nasıl Ulaşabiliriz? Her takım kendi içinde ve bireyler de kendileri için saptadıkları amaçları takımla birleştirmek veya kaynaştırmak zorundadırlar. Bu amaçlar onların hareket planlarının oluşumunda, yani kimin neyi nasıl yapacağı, hangi bölümlerden yardım alacağı konusunda temel bir kaynak oluşturmaktadır.

Bizden ne yapmamız bekleniyor? Takım üyeleri kendileri için belirlenen iş takımlarını, takım içindeki rollerini, sorumluluklarını ve otorite alanlarını bilmek ve anlamak durumundadırlar.

Bu işi tamamlamak için ne tür bir destek veya yardıma ihtiyacım var? Her üyenin almış olduğu eğitim ve gösterdiği gelişme ihtiyacı bireyin gereksinim duyduğu
veya duyacağı eğitim düzeyinin, danışmanlığının belirleyicisi olmaktadır.

Amaca ulaşmada ne kadar etkiliyiz? Düzenli olarak yapılan performans değerlendirmeleri takım amaçlarına ulaşılıp ulaşılmadığının birer göstergesidir.

Bunun sonucunda nasıl bir ödül bizi bekliyor? Nasıl başarılı yöneticilerin bir ödül beklentisi varsa, aynı şekilde takımlarında başarılarının sonunda örgütten beklediği bir ödül mevcuttur: Örneğin elleri sıkılarak, kendilerine katkıları için teşekkür edilir. Bu teşekkür bütün çalışanların huzurunda örgüt üst yöneticileri tarafından yapılabilir. Diğer bir ödül parasal olan, eşit olarak dağıtılan ödüllerdir veya maddi ödüllerle birlikte kendileri adına düzenlenen yemek veya toplantılar, hatta takım üyelerine
daha yüksek sorumluluklar verilmesi de ödül olarak nitelendirilir.

'Takımın her üyesinin işe ilişkin eylem ve işlemleri açıktır; takımın işe ilişkin topladığı bilgiler her üye tarafından bilinir' ilkesi dikkate alındığında, Üyelerin işe ilişkin topladığı bilgileri gizlilik içinde tutması olumsuz bir özellik olarak karşımıza çıkar. Doğru cevap E'dir.

Takım çalışmasında, takım yararına kazanılan başarı artışı kişinin takdir edilmesi ve fark edilmesini sağlayabilir. Ancak bir basamak olarak görülmesi takım çalışmasının başarısına zarar verir. Doğru cevap D şıkkıdır.

Kendi görüşlerinden farklı görüşleri kabul etmeyen, onları hiçe sayan tutum ve davranışları gösteren kişiler hoşgörüsüz olarak nitelendirilir.

Kişilik; bir insanın bütün ilgilerinin, niteliklerinin, yeteneklerinin, konuşma tarzının, dış görünümünün ve çevresine uyum tarzının özelliklerini özetleyen bir kavramdır.

Bir takım oluşturma sürecinin tanışma, çatışma, alışma, çalışma ve dağılma olmak üzere beş aşaması bulunmaktadır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Dinlemeyi bilen iyi bir dinleyici, konuşanın söylediğinden daha fazlasını,
söyleyemediklerini, fakat söylemek istediklerini bile işitir ve görür. Ayrıca etkili dinleme, etkili konuşma
becerisi için zemin hazırlar.

Kendini beğenenler, daima ön planda olmak isterler. Kendileri öne çıkamayacaklarsa, diğerlerine de engel olmaya çalışırlar.
Ümitsiz ricacılar, daima, üretken olmamak için nedenler bulurlar: “Makineyi nasıl çalıştıracağımı bilmiyordum, bu nedenle fotokopileri çekemedim” gibi. Kendilerini soyutlayanlar, iletişim kurmaktan kaçınırlar. Masalarını veya sandalyelerini genellikle kimseyi görmek zorunda kalmayacakları köşelere çekerek ayırırlar. Süper uyumlular, daima tatlı bir ses tonu ile konuşurlar. Söylediğiniz her şeye, ister doğru, ister yanlış olsun, hak verirler. Kendi kendime yaparım diyenler, aslında hiçbir art niyete sahip değillerdir. Amaçları size yardımcı olmaktır. Siz masanızdan uzaktayken, sizin halletmeniz gereken bir iş olduğunda kısa bir not bırakmak yerine, işi sizin için tamamlamaya çalışırlar. Bu arada siz geri dönerseniz, işinizi sizin yerinize tamamlamaya çalıştıklarını belirtir, “hemen tamamlıyorum nasıl olsa başladım, sen zaman kaybetme” derler. Doğru cevap D seçeneğidir.

Önce telefon, sonra teleks sonra da sırasıyla faks, elektronik mektup ve bilgisayar sözü edilen teknoloji ürünlerinden bazılarıdır. Bilgisayarların ve yazılımların gelişmesi ile gerçekleştirilen kâğıtsız bürolar ve büro otomasyonu uygulamaları, işlerin daha kısa sürede ve en iyi şekilde tamamlanmasını sağlamıştır.

Yöneticiler toplantı planladıklarında ya da bir toplantıya katılma kararı verdiklerinde, destek hizmetlerini yönetici asistanı verir. Toplantılarda yönetici asistanının görevleri şöyle sıralanabilir: * Toplantıdan önce yöneticisiyle görüşerek amaca uygun bir toplantı mekanı ayarlamak, * Toplantı gündemini, önceden yönetici ile tespit ederek yazmak, * Toplantı sırasında kullanılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılmasını sağlamak, * Yöneticinin toplantı sırasında ihtiyaç duyacağı tüm bilgi ve belgeleri hazır bulundurmak, * Basın duyurusu yapılacaksa hazırlıklara katılmak, toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak ya da hazırlamak, * Şehir dışından gelecek katılımcılar için otel rezervasyonu yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını organize etmek, * Katılımcıların toplantıda oturacağı yerleri tespit etmek ve isim kartlarını yerleştirmek, * Toplantı tutanaklarının düzenlenmesi için gerekli hazırlıkları yapmak, * Toplantının bölünmesine izin vermemek, * Toplantı sonrasında alınan kararların toplantıya katılanlara sunulmasını sağlamak, * Toplantı bittikten sonra gerekli tutanakların dağıtılmasını, ödemelerin kontrolü ve teşekkür mektuplarının yazımını takip etmek, gerekiyorsa yapmak, * Alınan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken işler konusunda yardımcı olmak ve toplantıya ait tüm evrakın dosyalanmasını yapmak.

Sekreterleri organizasyondaki yerleri ile görev ve sorumluluklarına göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici sekreteri olarak gruplandırmamız mümkündür.

Prezantabl sözcüğü neyi ifade eder? Türk Dil Kurumu'nun sözlüğündeki anlamı "sunulabilir". Günlük dilde sözcük, eli, yüzü düzgün mümkünse güzel ve bakımlı çalışan olarak tanımlanabilir. Siz ne kadar zeki, akıllı, pratik vs. olursanız olun, insanlarda bıraktığınız izlenim olumsuzsa bir yere kadar başarılı olabilirsiniz. Bu bir gerçektir. Tabii tartışılabilir, ama maalesef bu bir gerçek. Burada önemli olan parçaları iyi birleştirmektir. Ses tonunuz duruma uygun, kararlı bir tonda çıkıyorsa ve güne uygun, bir tarzı yansıtacak ama abartılı olmayan renklerde ve tarzda giyinmişseniz geriye sadece bilginizi doğru ve gerektiği kadar yansıtmanız kalır. Özetle rahatlayabilirsiniz çünkü prezantablsınızdır. Güvenli adımlar, güven veren tokalaşmalar, cümleler arası verdiğiniz esler, makyajınız veya göz temasınız… Pek çok şey bu kavramın içine dâhil edilebilir.

Çağdaş Sekreterlik anlayışına göre;

1. Sekreterlik lise öğreniminden sonra yüksek öğrenim ve mesleki bilgi gerektiren bir meslektir. Sekreter sıfır hata ile çalışmalıdır.
2. Sekreter bir ya da iki yabancı dili konuşabilmelidir.
3. Sekreter, yeri geldiğinde inisiyatif kullanabilir ve yönetici adına bazı kararları verebilir.
4. Sekreter yazıları şekil ve içerik açısından düzenler, imla ve dilbilgisi hatalarını düzelterek yazar.
5. Sekreterin sözlüğünde “Bilmiyorum” sözü olmamalıdır.
6. Sekreter, çeşitli eğitim seminerlerine ve konferanslara gönderilmeli; kendisini geliştirmesi desteklenmelidir.
7. Bilgi-zihin işçisidir.
8. Koşullara bağlı hareket eder.
9. Zamanı değerlendirme becerisi vardır.
10. Rakamların analiz edilmesine yardımcı olur. Doğru cevap E'dir.

 Sekreter, yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir. Yabancı dilde çeviri yapan çevirmen; dosyalama yapan kişi dosya memurudur. Doğru cevap A seçeneğidir.

Başarılı takımların ortak özellikleri arasında güven ortamının oluşması ve tüm takım üyelerinin kendilerine ve birbirlerine güvenmeleri başta gelmektedir. Güveni sağlayan unsur ise açık ve dürüst iletişimdir. Takım üyelerinin birbirlerini dinlemeleri, anlamaları, duygu ve düşünceleri paylaşmaları güveni oluşturur ve sürdürür. Başarılı takımlarda işbölümü, dayanışma, destek, inanç, azim ve hırs vardır. Takım üyeleri arasında ortak sahiplenme, aidiyet duyguları gelişmiş, biz bilinci yerleşmiştir. Yüksek moral, çalışma isteği, heves, heyecan ve bir ekip ruhu vardır. Özverili çalışma, adanmışlık duygusu yaygın olarak gözlenir. Sürekli kendilerini geliştirirler, değişime ve ilerlemeye açıktırlar.