Yetki ve sorumlulukların tanımlanmasının temel amacı standart uygulamaların ve kurumsal kuralların benimsenmesidir. 

Sistemin tesliminden sonra yapılması gereken  bakım türleriDüzeltici Bakım, Uyarlayıcı Bakım, İyileştirici Bakım, ve Önleyici Bakımdır

İşlevlerine göre tarayıcılar;

• Film tarayıcılar
• Tek sayfa beslemeli tarayıcılar
• Çoklu doküman tarayıcılar
• Planeter tarayıcılar (kitapları taramaya yönelik)
• Robotik tarayıcılar (kitapları taramaya yönelik)

Yatay çekmeceli dolaplara dosyalar yatay biçimde üst üste konur.

Basılı olan belgeler ise temeli fotoğraflama tekniğine dayalı olan bir dizi işlemle dijital belgeye dönüştürülerek EBYS’ne eklenebilmektedir. Bu amaçla alınması gereken ilk karar, dijitalleştirilecek belgelerin seçimidir. Bu seçimde, işletmelerin, hangi belgeleri, nasıl ve hatta ne kadar süreyle saklamaları gerektiği önem taşımaktadır. Bu konuda işletmeler. Türk Ticaret Kanunu (TTK) Vergi Usul Kanunu (VUK) TS 13298 no’lu Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli TS ISO 15489 no’lu Bilgi ve Dokümantasyon -Belge Yönetimi çerçevesinde hareket etmek durumundadırlar

Açık seri yönteminde, belgeler raflar üzerinde tasnif düzenine uygun olarak hareket ettirilirler. Böylelikle yeni gelecek olan belgelere yer sağlanmış olacaktır. Açık seri yöntemi özellikle araştırmalar yönünden kolaylık sağlamaktadır. Diğer yöntemler ise devamlı seri yöntemi ve kronolojik dilim yöntemleridir.

Tarama işleminde kullanılan tarayıcılar çok çeşitli olmalarına rağmen, yapılarına, işlevlerine ve bağlantı yöntemlerine göre aşağıda belirtildiği gibi sınıflandırılabilmektedirler: işlevlerine göre ayrılan tarayıcılar; film tarayıcılar, tek sayfa beslemeli tarayıcılar, çoklu doküman tarayıcılar, planeter tarayıcılar, robotik tarayıcılar.

Genel olarak elektronik ortamda bulunan belgeler elektronik belge olarak ifade edilir.Elektronik belgeler, daha önce hazırlanmış ve kamera, tarayıcı gibi çeşitli teknolojiler kullanılarak elektronik ortama aktarılan belgeler ile tamamen elektronik ortamda hazırlanmış belgeleri kapsamaktadır.

Kaizen: Tüm çalışanların katılımıyla gerçekleşen sürekli iyileştirmeler dizisidir. Kaizen insan odaklı ve kolay uygulanabilir bir felsefe olarak kabul edilir, ancak korumak için uzun vadeli bir disiplin gerektirir  

Arşivin önemi ve değeri; Devletin ve şahısların haklarını korur. Uluslararası düzeyde yapılan anlaşmalar ve ilişkiler sonucu ortaya çıkan belgeler sayesinde ulusal hakların korunmasına yardımcı olur. Arşivlerdeki bilgi ve belgeler gündeme gelen çeşitli konuların aydınlatılmasını ve belirlenmesini sağlar. Arşivler sayesinde belli dönemlere ait yaşam biçimleri, kültür çeşitleri ve ilişkiler açıklığa kavuşur. Bu sayede bilimsel araştırmalara da olanak sağlamaktadır.

Dijitalleştirilecek belgelerin seçiminde işletmelerin, hangi belgeleri, nasıl ve hatta ne kadar süreyle saklamaları gerektiği önem taşımaktadır. Bu konuda işletmeler;

Türk Ticaret Kanunu (TTK)

Vergi Usul Kanunu (VUK)

TS 13298 no’lu Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli

TS ISO 15489 no’lu Bilgi ve Dokümantasyon -Belge Yönetimi- (iki bölüm halindedir)çerçevesinde hareket etmek durumundadırlar.

Arşivin ihtiyaca uygun bir fiziksel alana sahip olması gerekmektedir. Arşivin belge hizmetlerinden faydalanacak olan personele yakın olması gerekmektedir. Arşiv yeri aynı zamanda gizliliği sağlayabilmeli ve güvenli olmalıdır. Arşiv yeri yangın vb. tehlikelere karşı dayanıklı olmalıdır. Herkesin rahatça girip çıkabildiği bir yer haline dönüşmemesine dikkat edilmelidir.

Proje ve sistem için önerilen zaman çerçevesi, dikkate alınan bir unsurdur. Ancak zaman çerçevesi önerme işlevi Olurluk İncelemesi yapanlar tarafından uygulanan bir ana adım değildir.

Balık kılçığı (fishbone) diyagramı: Daha çok balık kılçığı (ya da sebep-sonuç) diyagramı olarak bilinen Ishikawa diagramı, belirli bir olayın nedenlerini gösteren şema şeklindedir. Bir sorun veya sorunun nedenleri ile ilgili bilgi toplayan bir araçtır. Bir problemin geçmişi yerine neden ortaya çıktığına odaklanılır.

Basılı belgeleri dijital belgeye dönüştürme aşamasında, belgelerin sınıflandırılması birçok yarar sağlayacaktır. Dijitalleştirilecek belgeler; elektronik ortamlarda olup olmamasının taşıdığı öneme, içerik türüne, kağıt boyutuna ve yönüne, renkli basım olup olmadığına, tek sayfa ya da ciltlenmiş olup olmadığına, sayfa sayısına, kâğıt ve fon rengine, yıpranma durumuna bakılarak sınıflandırılabilirler.

Kullanım türlerine göre belgeler ise; işlem belgeleri ve danışma belgeleri şeklinde iki grupta incelenmektedir.

Tanımı yapılan bilişim sistemi Adalet Bakanlığı’na bağlı UYAP ( Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi)’dir.

Devlet arşivinin Merkeziyetçi ve dağınık olarak iki farklı türü vardır.