Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) sistemi, bilgi teknolojisi ile oluşturulan, işletmenin tüm fonksiyonlarına (pazarlama, muhasebe-finans, üretim, insan kaynakları vb.) ait verileri tek bir veri tabanında toplayan, elde edilen verileri tüm bölümlerin ortak paylaşımına sunan bir planlama ve iletişim sistemi yazılımıdır.

İnsan Kaynakları (İK) modülü, bir işletmenin İK bölümünün yürüttüğü faaliyetlerden işe alma sürecinden başlayıp, İK ile ilgili olabilecek tüm fonksiyonlara ait iş süreçlerinin çok daha hızlı, kolay ve daha az maliyetle, standart bir şekilde yapılmasını sağlamaktadır. İK modülü içinde yer alabilecek belli başlı İK fonksiyonları arasında, İK politikalarının ve planlarının oluşturulması, personel tedarik ve seçimi, özlük işleri, sicil ve sağlık işlemleri, istihdam edilen personelin takibi, eğitim, kariyer, performans ve ücret yönetimi, iş değerleme gibi süreçler vardır. Burada İK modülü ile gerçekleştirilmek istenen amaç insan kaynakları bölümündeki çalışanların ofis yükünü azaltmak, çok çeşitli analizler ve raporlar sunarak özellikle orta düzey yöneticilere taktik, üst düzey yöneticilere de stratejik kararlarda yön gösterici olmaktır

İK modülünün alt modüllerini temel olarak sekiz temel başlık altında toplayabiliriz.Bunlar sırasıyla; sicil yönetimi alt modülü, organizasyon şeması alt modülü, işe alma alt modülü, personel bütçesi alt modülü, eğitim alt modülü, personel bordro alt modülü, performans değerleme alt modülü, kariyer planlama alt modülüdür

Bu bilgiler ile sicil yönetimi alt modülünde, aşağıda belirtilen fonksiyonların yerine getirilmesi mümkün olur;

• İşletme çalışanlarına ait çok detaylı ve etkin bilgi takibi yapma,
• İşe giriş ve çıkışları kolaylıkla takip etme,
• Çalışanlarla ilgili bilgileri raporlama ve istenirse puantaja yansıtma,
• Fotoğraf ve imza gibi görsel bilgi saklama
• Çalışanlarla ilgili her türlü kayıtlı bilgiye istenildiğinde ulaşma,
• Tüm sicil ve kanun bilgilerindeki değişikliklere ulaşma,
• Atamalar ile ilgili bilgilere eksiksiz ulaşma,
• Sicil bilgilerini e-posta ile ilgili çalışana gönderme,
• Eski personel takibi ile işe tekrar alınan personelin işlemlerini kolaylıkla takip etme.

Organizasyon şeması bir organizasyonun yapısını bir bütün olarak gösteren, bölümler arasındaki ast üst ilişkilerini diğer bir ifadeyle kimin hangi iş ve hiyerarşik pozisyona sahip olduğunu gösteren bir grafiktir. Organizasyon şeması alt modülü ile işletmelerin organizasyon şemaları görsel ortamda yaratılabilmekte, organizasyonun mevcut durumu hakkında bilgi sahibi olunabilmekte, organizasyonun mevcut durumu geçmişteki durumuyla karşılaştırılabilmekte ve en önemlisi ise geleceğe yönelik planlama da bu ortamda yapılabilmektedir. Organizasyon şeması alt modülünde, bölümler bölümlerdeki pozisyonlar ile ast-üst ilişkileri belirlenebilmektedir. Ayrıca organizasyon şeması alt modülü ile işletmenin organizasyon yapısı incelenmekte ve bu yapı içinde yer alan pozisyonlara ait iş tanımları yapılmaktadır. Bilindiği gibi işletmelerin verimliliğini sağlayan önemli unsurlardan biri iş tanımlarının açık bir şekilde belli olmasıdır. Bunun için işletmenin faaliyetine göre iş tanımlarının, gerekli nitelik ve eğitim bilgilerini de içerecek şekilde yapılması gerekmektedir. İşte organizasyon şeması alt modülünde yer alan iş tanımları bilgileri içinde, işin gerektirdiği nitelikler, bu niteliklerin derecesi, önemi, alınması gerekli eğitimler, öğrenim durumu, görev ve sorumluluklar gibi bilgilere yer verilmektedir. Bunun yanı sıra işletme organizasyonu içinde yer alan her bir pozisyonun gereksinim duyduğu kadrolar da yine iş tanımları içinde yer verilmektedir. Böylece organizasyon yapısındaki her bir pozisyon için gerekli olan kadrolar belirlenmekte ve bu kadrolara yapılan atamalar ile boş ve dolu kadrolar takip edilebilmektedir.

İşe alma işlevi işletmeler açısından büyük önem taşımaktadır. Çünkü işletmeler yaşamlarını sürekli kılmak ve sürdürebilir rekabet gücünü koruyabilmek için doğru işlerde doğru personeli çalıştırmak zorundadır. Aksi bir durum, yanlış kişilerin işe alındığı anlamına gelir ki bu da işletmenin varlığını tehdit edebilmektedir. İnsan kaynakları modülünün içinde yer alan “işe alma alt modülü” iş başvuru formlarının bir veri tabanı içinde toplanmasını ve bu veri tabanından ihtiyaca uygun adayların kolay yöntemlerle belirlenmesini, başvuru sonrasındaki görüşmelerin ve sonuçlarının takip edilmesini sağlayan bir ortam sunmaktadır. Söz gelimi iş başvurusu yapacak adaylar için işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda iş başvuru formu tasarlanmakta ve bu formun doldurulması sonucu iş başvurusu yapan adaylar kaydedilmekte, istenen bilgiler belirlenebilmekte fazla ve/veya gereksiz görülen bilgiler veri tabanından çıkartılabilmektedir. Bununla beraber iş başvurularını takip eden, görüşme aşamasında aday bilgilerine tek tek girilebilmekte ve görüşme sonuçları, sınav vb. süreçlerle eleştirilerek iş başvurusu yapan adaylar takip edilebilmektedir. Böylece söz konusu iş sürecinin verimli bir şekilde yürütülmesi mümkün olmaktadır

İşletmelerde üst yönetim, finansal kaynakların etkin kullanımı ve yönetimini sağlayan bir bütçe çalışması öngörür. Ancak bütçe hazırlamak özellikle de personel bütçesini ve revize bütçeleri, doğru parametrelerle ve öngörülen değerlere göre doğru hesaplamalarla yapmak, detaylı ve emek gerektiren bir süreçtir. İşte personel bütçesi alt modülü, personel bordrolarındaki verileri kullanarak personel bütçesini çok hızlı ve doğru bir şekilde hazırlanmasına yardımcı olmaktadır. İnsan kaynakları yönetimi modülünün içinde yer alan personel bütçesi alt modülü ile yıllık olarak tahmini değerlerin girilmesi söz konusu olur. Böylelikle hazırlanacak bütçede, başlangıç ayından bitiş ayına kadar meydana gelen artışları da dikkate alarak, net ücretlerdeki vergi dilimi hesaplamaları gibi ince detaylar da katılarak bütün bir yılın nasıl gerçekleşeceği bir seferde tespit edilebilmektedir. Sonuç olarak işletmede çalışanların tek tek maliyetleri takip edilebilmekte ve raporlanabilmektedir. Bunun dışında bütçe revizyonları (düzeltmeleri) saklanarak daha sonraki bir tarihte karşılaştırma yapmak amacıyla kullanılabilmektedir. Böylece bütçelenen/planlanan ve gerçekleşen maliyetler karşılaştırılarak meydana gelen olumlu ve olumsuz sapmalar raporlanabilmektedir.

Organizasyonlarda görevlendirilen personelin verimli bir şekilde çalışması, personelin taşıdığı niteliklerin yaptığı işe uyumuna bağlıdır. Bu denge çalışanın aleyhine bozulduğu zaman eğitim ihtiyacı ortaya çıkar. Personel eğitiminin amacı, çalışanın işini daha iyi yapmasını sağlamaktır. Ancak bu yapılırken de işletmelerde iş gücü kaybının önlenmesi gerekmektedir. İşte İK bölümü eğitim ile ilgili faaliyetleri etkin ve verimli bir şekilde yönetebilmek için İK yönetimi modülü içinde yer alan “eğitim alt modülünden” faydalanır. Eğitim alt modülünün akış diyagramında kariyer planlama sistemi, firma politikası, eğitim bütçesi ve iş tanımlarından elde edilen bilgiler doğrultusunda ilk önce “eğitim ihtiyacı” belirlenir. Daha sonra buradan elde edilen bilgilere eğitim bütçesi dönemsel faaliyetler, çalışma düzeni ve eğitim talepleri bilgileri eklenerek “dönemsel eğitim” ihtiyacı belirlenir. Bir sonraki adımda kimlerin nerede ve ne zaman eğitim alacağı tespit edilir. Kaynak planlamasının ardından, eğitim plan ve politikası doğrultusunda “eğitim” gerçekleştirilir. Ardından hem eğitim planları hem de eğitim programı değerlendirilir. Elde edilen veriler doğrultusunda bir sonraki eğitim programı hazırlanır.

Eğitim alt modülünün ile yapılan işler;

• Eğitim tanımları yapılır,
• Eğitim bilgileri hazırlanır,
• Eğitmen tanımları verilir,
• Eğitim yeri tanımları verilir,
• Eğitim kurumu bilgileri hazırlanır,
• Eğitim talepleri belirlenir,
• Eğitim planları yapılır,
• Eğitim ile ilgili masraflar belirlenir,
• Eğitim ile ilgili raporlar hazırlanır.

İnsan Kaynakları (İK) yönetimi modülü her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmektedir. İK Modülü içinde yer alabilecek belli başlı İK fonksiyonları arasında, İK politikalarının ve planlarının oluşturulması, personel tedarik ve seçimi, özlük işleri, sicil ve sağlık işlemleri, istihdam edilen personelin takibi, eğitim, kariyer, performans ve ücret yönetimi, iş değerleme gibi süreçler vardır.

İK yönetimi modülü’nün tasarlanıp kullanılmasını etkileyen iki önemli unsur vardır. Bunlardan ilki “maliyet” ikincisi ise “risk” unsurudur

Bordro işlemleri, işletmede çalışan personele belirli sürede ödenecek ücretlerin hesaplanmasını esas alır. Personel bordro alt modülü de temel olarak bir işletmede tam anlamıyla bordro tahakkuk biriminin ihtiyaçlarına uygun olabilecek alt yapıda tasarlanmış, esnek ve yasalara uygun tüm matbu formların alınabileceği özelliğe sahip bir modüldür

Personel bordro alt modülü’nün işletmede verimli ve etkin bir biçimde yapılmasını sağladığı işler;

• İşletmeye özgü bordroların iş kanunu, tüzük ve genelgelere uygun bir şekilde hazırlanması ve çıktılarının alınması,
• Bordrolar hazırlandıktan sonra bankalar aracılığıyla ücretlerin ödenebilmesi için banka ücret bilgilerinin yer aldığı disketlerinin hazırlanması,
• Kamu kurum ve kuruluşları için ihtiyaç duyulan raporların hazırlanması,
• Bordro ve muhasebenin bütünleştirilmesi,
• Bordro sonuçlarının muhasebeleştirilmesi gibi fonksiyonlar bu modülün sağladığı kolaylıklardır.

Personel bordro alt modülünde personele yapılan ek ödemeler;

• Harcırah
• Vergi İadesi
• İkramiye
• Kıdem Tazminatı
• İhbar Tazminatı

İşletme organizasyonlarında İnsan kaynakları fonksiyonları içinde yer alan performans değerleme faaliyeti ile çalışan personel değerlendirilir. Bir diğer ifade ile performans değerleme personelin/çalışanın işinde gösterdiği başarı derecesinin, yaptığı işin gerekleri dikkate alınarak saptanmasıdır. Performans değerleme bilindiği gibi başarılı ve başarısız personeli birbirinden ayırmak için yapılır. Burada amaç, performansı yüksek olan personeli ödüllendirmek ve diğerlerine örnek olmasını sağlamaktır

Performans değerleme alt modülünün sağladığı faydalar;

• İş gören hedeflerinin tanımlanması ve bu hedeflerin personel bazında hangi oranda gerçekleştiğinin takip edilmesini sağlar.
• Özellikle personel sayısı çok olan büyük ölçekli işletmelerde performans değerleme sürecinin kısa sürede ve objektif olarak yapılmasını sağlar.
• İşletmedeki her fonksiyonel bölüm ve mevki için ayrı ayrı dönemsel hedefleri belirler.
• Belirlenen hedefler gerçekleştikçe sisteme kayıt yapılır ve böylece hedef takibi söz konusu olur.
• İşletmede faaliyet dönemi sonunda programdan alınacak analizlerle hem kişilerin karşılaştırmalı başarı oranları hem de fonksiyonel bölümlerin başarı oranları tespit edilebilir.
• Somut ve objektif olarak elde edilen performans verileriyle işletmedeki personele eksik ve başarılı olduğu yönlerin gösterilmesini sağlar.
• Değerlendirme sonucuna göre personel için öngörülen ücret artışını saptar.
• Organizasyonda boşalan işleri doldurmak için iç kaynaklardan yararlanma söz konusu olduğunda performans değerleme alt modülü ile elde edilen objektif personel bilgilerinin terfi (dikey) ve transfer (yatay) atamaları için de kullanılması mümkün olur.
• Elde edilen personel bilgileriyle, eksiklikleri olan personel için eğitim ihtiyacı belirlenir ve böylece eğitim alt modülü ile bütünleşir.
• Performans değerleme alt modülü ile sicil yönetimi alt modülünün bütünleştirilmesiyle sicil kayıtlarında ödül-ceza bilgilerinin ve performans bilgilerinin saklanması ile her zaman personel ile ilgili güncel bilgiye ulaşma imkanı elde edilir.

Performans değerleme alt modülüyle etkileşimli diğer insan kaynakları yönetim alt modülleri;

• Eğitim alt modülü
• Sicil Yönetimi Alt modülü
• Personel Bordro alt modülü
• Kariyer Planlama alt modülü

Bilindiği üzere kariyer planlama kişisel bir süreçtir ve kişinin kariyerindeki mesleklerin, iş yerlerinin ve ilerleyeceği iş yollarının seçimini ifade etmektedir .Bir başka deyişle kişinin üstleneceği işle ilgili görevlerini, pozisyonlarını, kariyer hedeflerini, geleceğini planlamasıdır. Ancak burada organizasyon, ileride ihtiyaç duyacağı nitelik ve nicelikteki personeli zaman içinde kendi içinden yetiştirmeyi planlamaktadır. Burada önemli olan nokta mevcut ya da yeni alınacak personelin nitelikleri ile organizasyonda halen ya da gelecekte ortaya çıkması muhtemel açık pozisyon gereklerinin, birbiriyle örtüşmesini sağlamasıdır. Bir başka deyişle, başarılı bir kariyer planlama alt modülü organizasyon ihtiyaçları ile bireysel kariyer ihtiyaçları arasındaki bağlantıyı sağlar nitelikte olmalıdır. Bunun için organizasyon içindeki anahtar pozisyonlar için önce kariyer rotası çizilmeli ve daha sonra bu pozisyonlara yerleştirilecek kişilerin tespit edilmesi ve bu adayların eksikliklerinin saptanması ve giderilmesi sağlanmalıdır. Kariyer planlama alt modülü ile personelin kariyer planı yapılırken, personelin kişisel bilgileri olan öğrenim durumu, yabancı dil düzeyi, eski işyerleri-deneyimleri, eğitim bilgileri, nitelik bilgileri, aldığı görevler, mevcut pozisyon yeterlilik analizi (kişinin sahip olduğu yetkinliklerle mevcut pozisyonun gerektirdiği yetkinliklerin karşılaştırılarak kişinin pozisyonuna ne kadar uygun olduğunun belirlenmesi) bilgileri ile organizasyon içinde yorum yapmaya yetkili kişileri kariyer önerileri dikkate alınarak kariyer planları yapılır.

Uluslararası araştırma şirketi GARTNER’ın verilerine göre KKP sistemi yazılımında dünya pazarında lider yazılım, Microsoft firmasının hazırladığı SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) yazılımıdır. Bunu Oracle, People Soft Microsoft Axapta, Logo Unity, J.D Edwards vb. uluslararası firmaların yazılımları takip etmektedir. Bu yazılımların en önemli özelliği son derece esnek bir yapıda olup, her işletmenin İK süreçlerini içerecek şekilde tasarlanabilmeleridir. Özellikle SAP’ın İK modülü için geliştirdiği SAP (HR R3) yazılımı, İK yönetimi modülüne ihtiyaç duyan organizasyonlar için tasarlanmış bir yazılımdır.

İnsan kaynakları yönetimi modülünün faydaları;

• İK yönetimi modülü, kullanıcılarına kurumun çalışanları ile ilgili bilgiyi etkin bir şekilde yönetme ve bu bilgiyi işletme içinde yer alan diğer modüller ve dışsal sistemlerle paylaşma imkanı sunar. Böylece bu bilgi paylaşımı ile İK yönetimi modülüne kaydedilen herhangi bir bilgi, diğer ilgili modüle aktarılmış olur. Örneğin, İK yönetimi modülü içinde yeralan bordro bilgileri finans ve muhasebe modülüne kaydedilir.
• İK yönetimi modülü uygulamalarında, internet teknolojileri kullanılarak İK yönetimi modülü kullanıcılarına veri edinmede, çalışanları da sürece dahil ederek yöneticilerin kritik öneme sahip çalışan bilgilerini daha hızlı bir şekilde raporlaması sağlanır.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine kendi alanındaki rutin işleri yürütebilme olanağı verir.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine sezgisel ve grafiksel yönü olan stratejik analiz yapma ve iş gücü yönetim faaliyetlerini gerçekleştirme imkanı sağlar.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisinin ihtiyaç duyduğu ve kontrol ettiği tüm insan kaynakları bilgilerini bir bütün olarak güncel bir şekilde sağlar ve bu bilgilerin insan kaynakları ile ilişkili diğer fonksiyonlara aktarılması görevini yerine getirir.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, İK yöneticisine güçlü planlama ve modelleme yeteneği sağlayarak onlara karar destek sistemi olarak da hizmet verir.
• İK yönetimi modülü uygulamaları, yöneticilerin şirket hedeflerine ulaşmak amacıyla iş gücünü yönetmelerine yardımcı olacak bilgiye daha etkin bir şekilde ulaşmalarını ve bu bilgiyi yönetmelerini mümkün kılar.

İnsan kaynakları yönetimi modülünde karşılaşılan sorunlar;

• İK Modülünün nasıl çalışacağı ile ilgili uyarlama hataları yapılabilmektedir. Sözgelimi İK Modülü içinde yer alan tüm alt modüllerde ana veriler oluştururken hangi verilerin zorunlu doldurulması gerektiğine, hangi verilerin doldurulmayacağına, hangi verilerin ise isteğe bağlı olarak doldurulacağına karar verilir. Alınan kararların hepsi İK yönetimi modülünün paket programına uygulanır. Bu uygulama işlemine uyarlama denir. Ancak bazen verilen kararlar hatalı veya uyarlama hatalı yapılmış ise sistemin kullanımında sorunlar yaşanabilmektedir.
• Veri girişlerinde yapılan hatalar yanlış kararlar verilmesine neden olabilmektedir.
• Yeni bir sistemin getireceği değişime hazırlanmak için yeterli eğitimin verilmemesi durumunda, çalışanlar işlerini ve/veya sahip oldukları gücü, kaybetme korkusu yaşayabilmektedir.
• Bilgi sistemi personeli ile kullanıcılar arasında dil farklılıkları nedeni ile zorluk çıkabilmektedir.