Perakende ürün yöneticisinin temel karar problemlerinden biri stok yapılması gereken ürün miktarının belirlenmesidir. Perakendecinin ürün miktarı kararlarını optimum maliyette ve en uygun kârı sağlayacak şekilde vermesi beklenir. Gerekli miktara karar verme mağaza düzeyinde, bölge düzeyinde ve tüm organizasyon düzeyinde olabilir. Perakende ürün yöneticisinin temel karar problemlerinden bir diğeri ise ne zaman sipariş verileceğinin belirlenmesidir. Sipariş zamanı kararının olması gerekenden önce veya sonra verilmesinin maliyet artışı ve satış kaybı ile sonuçlanması muhtemeldir. Perakende stok yönetiminde sipariş zamanı kararı günlük, haftalık, aylık, sezonluk veya tüm yılı kapsayacak şekilde verilebilir. Özetle perakendeciler stok yönetimi kararlarını iki temel eksenüzerinde verirler. Bu kararları; Perakendeci kârını maksimize eden stok miktarı hangisidir? Perakendeci kârını maksimize eden sipariş zamanı hangisidir? şeklinde ifade edebiliriz.

Her perakendeci değişik genişlikte ürün çeşidiyle tüketicilere hizmet sunmaya çalışır. Ancak ürün çeşidinde yer alan bazı ürünler temel ihtiyaçları gidermeye yöneliktir. Tüketiciler temel ürünleri daha kısa sürede eskitir veya tüketir. Eskime ve tükenme süreleri daha kısa ürünler için stok devir oranı daha yüksektir. Temel ürünlere, hızlı tüketim ürünleri, kolayda ürün veya dayanıksız ürünler de denir. Hızlı tüketim ürünlerine olan tüketici talebi genellikle sabit özellik gösterir. Bu ürünlerde tüketici talebi sert dalgalanma göstermediği için perakendeci düzenli aralıklarla sipariş verip sürekli stok bulundurmak zorundadır. Böylesi bir durumda, satış rakamlarından yararlanarak talep tahmin edilebilir ve tahmini talebi karşılayacak düzeyde stok bulundurulabilir.

Perakendeciler sipariş zamanı kararını verirken ürünün tedarik olanaklarına ve satış hızına bakarak en uygun zaman aralığında sipariş verir. Ancak ortaya çıkabilecek belirsizliklere karşı stoklar tükenmeden önce ve yeni stoklar teslim alınıncaya kadar faaliyetlerini sürdürebileceği zaman aralığını göz önünde tutarak, en iyi sipariş zamanının seçilmesi gerekir. Siparişin zamanı kararını erken vermek stok maliyetlerini artırırken, geç vermek ise tüketici talebinin karşılanamamasına (yok satma) yol açar. Sipariş zamanı kârın optimum olduğu noktada verilmelidir.

Stok yönetiminin amacı, istenilen ürünü, istenilen zamanda, uygun miktarda hazır bulundurmak ve bunu en ekonomik biçimde gerçekleştirmektir.

Bir perakende işletmesinde stok yönetiminin yararlarını aşağıdaki biçimde sıralamak mümkündür.

• Stoklara ayrılan bütçe perakendeci ihtiyaçlarına göre saptandığından, etkili bir finans yönetimi imkanı sağlar.
• Perakendecinin tedarik ve satış masrafları azalır.
• Perakendecinin satış planlarını kolay ve gerçeğe uygun biçimde yapmasına yardımcı olur.
• Maliyet muhasebe sisteminin ihtiyaç duyduğu bilgiler hızlı ve doğru şekilde toplanır.
• Stok yönetimi,ürünün niteliğinin bozulmasına (insan veya çevre faktörlü) karşı gerekli planlama, uygulama ve denetim faaliyetlerinin etkin bir şekilde yürütülmesine izin verir.

Firma en uygun stok miktarı için ne kadar stok bulunduracağını ve bu stok bulundurma kararını ne zaman vereceğini bilmelidir. Perakende işletmesinde uygulanan stok politikaları stok performansı üzerinde etkilidir. Stok politikaları temelde neyin satın alınıp neyin üretileceğini, ne zaman eyleme geçileceği ve ne miktarda alım yapılacağını gösteren rehberlerden oluşur. Ayrıca coğrafi olarak mağazalardaki stok yerleşimi kararı da stok politikaları ile ilgilidir.

Perakendede hizmet düzeyi, perakende işletmesinin hedeflediği performans düzeyi ile ilişkilidir. Hizmet düzeyi sıklıkla performans döngüsü olarak da adlandırılır. Performans döngüsü bir satın alma ilişkisidir. Satıcı ve alıcı arasındaki lojistik stratejisinde stok yönetimi bütünleşik hizmet amaçlarına hizmet etmelidir. Bir strateji yüksek stok düzeyi ile tüketicilerine yok satmamayı öngörürken, diğer strateji ise daha uygun stok düzeyini öngörür. Uygun stok düzeyinde belirsizliği azaltmak için hizmet sağlayıcı ve tüketiciler arasında hızlı nakliye ve işbirliği sağlanmalıdır.

Perakendede emniyet stoku, tedarik süresince stoksuz kalıp satış yapamama ihtimalini azaltmak amacıyla stokta tutulan ilave ürünlerdir. Perakende işletmesinin karşılaşılabileceği belirsizlikleri en aza indirmek için emniyet stoku bulundurulur. Perakende işletmeleri stok kararlarını emniyet stokunun altına düşmeyecek biçimde alırlar.

Perakendeci için stok bulundurmak genel olarak faaliyetlere belirli bir düzeyde devam etmek ve talebi karşılayamama sorunlarını minimize etmek amacıyla yapılır. Stok düzeyi yeterli miktarda bulunmayan perakendeciler, tahminin üzerinde bir müşteri talebi ile karşılaşıldığında, talebi karşılamakta zorlanacaktır. Tüketicilerden gelen fiili talebi zamanında karşılayamayan perakendeci, potansiyel talep kaybı ile karşılaşacaktır. Perakendeciler, tüketici ihtiyaç ve isteklerini giderecek kârlı ürünleri stoklarında bulundurarak müşterileri memnuniyeti sağlayabilirler.

Stok bulundurmanın perakendecilere bir kısım yararlar sağladığından bahsedilebilir. Bunlar;

• Yok satmama: Stok yokluğundan dolayı kaybedilen satış ve müşteri yok veya en az seviyededir.
• Faaliyetleri sürdürme: Toptancı veya üreticilerden tedarik edilen ürün stoku ile perakende işletmesi, bu kaynaklardan bağımsız olarak bir süre daha faaliyetlerini sürdürebilir.
• Miktar indirimi: Büyük miktar/partiler halinde sipariş verme ileürün birim fiyat indirimi ve tedarik/nakliye giderlerinin birim başına düşen maliyeti de azalmış olur. Bir diğer ifadeyle, büyük miktarlı alımlarda ölçek ekonomisi devreye girerek, birim başına satın alma maliyetini düşürmektedir.
• Korunma: Perakendeciler tedarik kaynaklarından yaşayacağı belirsizliklerden, döviz veürün fiyatlarında oluşabilecek ani dalgalanmalardan stok bulundurma yardımı ile korunmuş olur.
• Planlama esnekliği: Raf yönetimi,ürün kararları kolay ve gerçeğe uygun olarak en az sapmayla planlanabilir. Doğru miktarda ürün, en uygun fiyattan, doğru tedarikçiden sağlanarak ürün belirsizlikleri en aza indirilebilir.
• Finansman: Stoklara ayrılan kaynaklar optimum bir şekilde tespit edilirse sağlıklı bir finans yönetimi de oluşturulabilir. Doğru yatırım kararı ile stok yapılacak ürün alternatiflerinin birisinin seçilmesi nedeniyle, vazgeçilen diğer alternatiflerin yarattığı kayıplar (fırsat maliyeti) en aza indirilir.

Perakende işletmeleri stok bulundurmadan kaynaklanan üç tür maliyetle karşı karşıyadırlar.

• Stok bulundurma maliyetleri: Bir ürünün stokta bulunması ile veya bu yolda çaba harcanması sonucu meydana gelir. Ayrıca stok bulundurma maliyeti, stok tutma maliyeti, elde bulundurma maliyeti eşanlamlı ifadelerdir.
• Stok bulundurmama maliyetleri: Elde bulundurmama maliyetleri de denir. İstenilen ürünün stokta bulunmaması veya olması gereken miktardan az bulunması ile ortaya çıkan maliyettir.
• Sipariş maliyetleri: Yeni sipariş verileceği zaman ortaya çıkan maliyet unsurlarıdır.

Stok bulundurmama maliyetleri genel olarak yok satma maliyeti, yönetsel maliyetler ve atıl kapasite maliyetleri şeklinde açıklanabilir.

Sipariş miktarının tespiti stok yönetiminde önem arz etmektedir. Şöyle ki, aşırı stok yapılırsa gereksiz maliyet yüküne katlanılmak zorunda kalınacaktır. Yetersiz miktardaki stok düzeyinde de verimsizlik ortaya çıkacaktır. Ortalama sipariş miktarı, sipariş miktarının yarısına eşittir. Dolayısıyla sipariş miktarının büyümesi, ortalama siparişlerin de büyümesine yol açar. Ayrıca ortalama siparişlerin büyümesi yıllık bulundurma maliyetlerini arttırır.

Perakende stok yönetiminde aşırı stok ile yetersiz stok arasında en uygun stok miktarı kararı verilerek, bir taraftan tüketici tatmini diğer taraftan da perakendeci amaçlarına ulaşılmış olur. Ekonomik sipariş miktarı kararı, sipariş maliyeti ile elde bulundurma maliyetinin optimum olduğu noktada yer alır.

Perakendecilerin ürün tedarik süreci içinde değişik maliyetlerle karşılaşmaları söz konusudur. Bu maliyetleri şöyle sıralamak mümkündür.

• Yönetsel maliyetler: Stok yapmak için gerekli olan satın alma faaliyetini gerçekleştirmek için personel giderleri, telefon, kağıt gibi maliyetlerle karşılaşmak mümkündür. Ancak günümüzde perakendeciler yönetsel maliyetleri düşürmek için elektronik yolla sipariş veren sistemleri kullanmaktadırlar.
• Bilgi araştırma maliyetleri: Gerekli stok için uygun fiyat, kalite ve standarttan kimden, ne zaman, hangi fiyattan, hangi kalitede, hangi ödeme türü,ürünün hangi koşullarda teslim alınacağı gibi konularda bir dizi karar vermeyi gerektiren durumlardan söz edilebilir.
• Teslimatta karşılaşılan maliyetler: Sipariş verildikten sonra,ürünün beklenen zamanda, kalite ve standartta tesliminin yapılamaması durumunda karşı karşıya kalınan maliyetlerdir.

Perakendeciler sipariş maliyetini azaltmak için bazı teknikler geliştirmişlerdir. Bunları aşağıdaki biçimde sıralanabilir.

• Tek merkezden siparişleri yönetme.
• Sipariş programı hazırlayıp bu programa göre siparişleri yönetmek. Benzer bir süreci üretim işletmelerinde malzeme ihtiyaç planı (MRP) hazırlanırken de görebiliriz.
• Zaman, işgücü ve sarf malzeme tasarrufu için elektronik veri alışverişi (EDI) denilen sistemler kullanılabilir. Ayrıca sipariş verirken Internet ve bilgisayarın kullanılması, geleneksel sipariş verme yöntemlerine göre daha düşük maliyettedir.
• Satış temelli otomatik yeniden doldurma sistemlerinin kullanımı ile sipariş maliyetlerini düşürmek mümkündür.
• Satış temelli otomatik yeniden doldurma sistemlerinin kullanımı ile sipariş maliyetlerini düşürmek mümkündür.

Perakende işletmelerinin, stok miktarı kararını ve zamanını verirken kullandığı bazı yöntemler mevcuttur. Bu yöntemleri gözle kontrol yöntemi, çift kutu yöntemi, sabit sipariş periyodu yöntemi, sabit sipariş miktarı, ABC yöntemi ve tam zamanlı stok yöntemleri şeklinde sıralamak mümkündür.

Temel ürünlerde sabit sipariş periyodu yönteminin kullanılması daha yaygındır. Perakendecilikte stok kontrol sıklığı ürünün raf ömrü ve talep düzeyine bağlıdır. Sebze, meyveler, süt, yoğurt gibi raf ömrü kısa olan ve üretim tarihinden kısa bir zaman sonra tüketilmesi gereken tüm gıda ürünleri bu kapsamda değerlendirilebilir. Perakendecinin her gün süt stokunu kontrol etmesi gerekirken, deterjan stokunu ise haftada bir kontrol etmesi yeterli olabilecektir. Perakendeci deterjan stokunun azaldığını gözlemledikten sonra tedarikçiye yeni sipariş isteğini bildirir. Sipariş isteği verildiği zamandan,ürünün perakendeciye teslimine kadar geçen süre içinde de satış yapılacaktır. Stok kontrolü yapan perakendeci öyle bir zaman veya miktar aralığı hesaplamalıdır ki stoktaki ürün yeni sipariş gelinceye kadar tüketici satın alma işlemi devam etmelidir.

Stok kontrol yöntemleri, perakende yöneticilerinin aşağıdaki konulara ilişkin karar vermelerinde yardımcı olur:

• Stoktaki tüm ürünlerin listesine ulaşabilme.
• Belli bir ürün hattındaki ürünlere ait günlük, haftalık, aylık satış miktarı bilgisine erişim.
• Stok devir hızı ile belli bir dönemdeki satış ve stok miktarını tespit edebilme.
• Raftaki stok ve rafa gelmeyi bekleyen depodaki stokların miktarını kontrol edilebilme.
• Sipariş verilen ürün miktarı, yapısı ve çeşidi.
• Planlanan hedeflere ulaşılabilme düzeyini kontrol edebilme.
• Satış tahminleri yapabilme.

Perakendeciler hangi ürün miktarından, ne zaman, ne kadar stok tutacağının kararını verirken satış rakamlarının ürünlere göre dağılımına bakarlar. Perakendeciler, geçmiş dönem satış rakamlarını kullanarak bir sonraki döneme ait tahmini satış miktarını kestirebilirler. Temel gıda ve tüketim ürünlerinde talebi etkileyen faktörler daha sınırlı olduğu için gelecek döneme ait satış miktarının tahmin edilmesi nispeten daha kolaydır. Temel gıda ve tüketim ürünlerinde gelecek döneme ilişkin satış tahmini yapmak için geriye dönük 5-6 aylık satışların haftalık ortalamalarından yararlanılır. Eğer satışlar belli oranda sabit ise, hareketli ortalamalar kullanılarak, daha kolay tahmin yapılabilir. Aslında hiçbir ürünün satış miktarı kesin olarak sabit değildir. Örneğin, ekmek, süt, gazete gibi ürünlerin satışları hafta içi ve hafta sonu, gün içi değişik saatlerde bile farklılık gösterebilir.

Perakende işletmelerinde satışları etkileyen stokla ilgili üç önemli faktörden söz edilebilir. Perakende işletmelerinde stok kararları, ileriye doğru satışlardan (talep) etkilenirken, geriye doğru arz kaynaklarında yaşanan belirsizlikten ve işletme kaynaklı faktörlerden de etkilenir.

Satışları etkileyen faktörler aşağıda sıralanmıştır.

• Tüketiciler
• İşletme yapısı
• Tedarikçiler

Perakende işletmelerinde stoklara ilişkin kararlar ileriye doğru satışlardan (talepten), geriye doğru arz kaynaklarında yaşanan belirsizlikten ve işletme kaynaklı faktörlerden etkilenmektedir.

Tedarikçilerden kaynaklanan bir takım özellikler stok yönetimi kararları üzerinde etkilidir. Bunlar aşağıdaki biçimde sıralanabilir.

• Tedarikçilerin ürünü istenilen standartta, yerde, zamanda sunabilme yeteneği.
• Tedarikçileri etkileyen kendine has durumların olması.
• Tedarik yapılan ürünün ithal ürün olması ve bu ürünün tedarik, fiyat güvenirliği.
• Tedarik edilenürünün kalite standartları.
• Tedarikçilerin sundukları ürünlerde fiyat istikrarını garanti edebilme durumu.
• Ulaştırma maliyetlerinde ortaya çıkabilecek maliyet artışları.
• Tedarikçilerin hız ve esnekliğe sahip olup olmamaları.