Toplantı gündemi toplantı amaçları belirlendikten sonra toplantı rehberi olarak hazırlanır, ve katılımcılara bilgi vermek amacıyla gönderilir.

Toplantı türüne göre önerilen toplantı katılımcı sayıları:
Problem çözme toplantıları – Beş ya da daha az katılımcı.
Karar alma toplantıları – Beş ya da daha az katılımcı. Problem tanımlama toplantıları – max. 10 katılımcı. Eğitim seminerleri – Özellikle uygulamalı eğitimler için max. 15 katılımcı.
Bilgilendirme amaçlı toplantılar – Etkileşimi sağlamak için max. 30 katılımcı.
İnceleme ya da sunum toplantıları – Etkileşimi sağlamak için max. 30 katılımcı.
Motivasyon toplantıları – Katılımcı sayısı limitsizdir

Değerlendirme aşaması, toplantıda gerçekleşen bilgi alışverişinin yanı sıra, oluşan duyguların da öğrenilmesine olanak sağlar.

Kaybet/Kaybet durumunda, taraflar kendi kazançlarından vazgeçmeyi kabul etmekte ve karşı tarafın kazançsız çıkmasını tercih etmektedir. Özetle, bu durumda amaç, karşı tarafa yoğunlaşmak ve ona zarar vermektir. Bir toplantı yöneticisi için en güç durum bu durumdur. Çünkü toplantıların ideal hedefi tüm katılımcıların optimum düzeyde yararlanabileceği gündemlerin tartışılması ve kararların alınmasıdır. Toplantıların çıkar çatışmaları nedeniyle sabote edildiği açık çatışma durumları ya da örgüte zarar veren uygulamaların yalnızca karşı tarafı zarara uğratmak için kabul edildiği tartışmalarda alınan kararlar toplantıların ana hedefleriyle taban tabana zıttır.

Toplantının harcama alanları belirlendikten sonra özellikle kongre, konferans gibi toplantılarda bu harcama kaynaklarını ve çeşitli kongre aktivitelerini desteklemek için gelir kaynakları tanımlanır. O¨rneğin bir kongre için temel gelir kaynakları:Toplantının harcama alanları belirlendikten sonra özellikle kongre, konferans gibi toplantılarda bu harcama kaynaklarını ve çeşitli kongre aktivitelerini desteklemek için gelir kaynakları tanımlanır. O¨rneğin bir kongre için temel gelir kaynakları:
-Katılımcıların kayıt ücretleri: Bu gelir kaynağı her tür kongre için temel sabit gelir kaynağıdır.
-Sponsorluk: Diğer etkinlikler gibi kongrelerin de sponsorların desteği olmadan düzenlenmesi neredeyse imka^nsızdır. Sponsorların etkinliğe desteği ayni, nakdi ve hizmet yardımı şeklinde olabilmektedir. Sponsorlar, ürün bağışları, performans, medya teşvikleri, seyahat ve konaklama masrafları gibi çeşitli alanlarda etkinliğe destek olabilmektedir
-Bağışlar ve destekler: Bir kongrenin bağış ve destekleri yerel yönetimlerden olabileceği gibi çeşitli kurumlardan da sağlanabilmektedir.
-Lisanslı ürünler: Eğitim materyalleri, geçmiş kongrelerin bildiri kitapları, kongreyle ilgili her tür ticari ürünün satışından elde edilen gelirlerdir.
-Reklamlar: Kongre broşürleri, oturum salonları gibi çeşitli reklam alanlarının satışından elde edilen gelirlerdir.

Konvansiyon, mesleki toplantılar, değerlendirme toplantıları ve emir toplantısı kurum içi düzenlenen toplantı türlerindendir.

Toplantıların etkisiz oluşunda dört öğe rol oynamaktadır. Bunlar, zayıf liderlik, yetersiz hazırlık, uygunsuz zamanlama, ilgisiz ve yıkıcı üyeler ile uygun olmayan çevredir.

Dakiklik: Toplantıya zamanında başlayıp zamanında bitirilmesidir.
 Katılım: Toplantıda her üyenin bakış açısına yer verilmesi ve kararların her bir kişinin düşüncelerinden yararlanılarak oluşturulmasıdır.
 Diyalogdaki nezaket: Etkin ve saygılı biçimde diğerlerini dinlemek, söz kesmemek ve aynı anda yalnızca bir konuşmayı sürdürmek gibi davranışları içermektedir.
Hesap verme ve sorumluluk: Toplantı üyelerinin belirlenen davranış kurallarına uyulup uyulmadığı konusunda tartışmalarının desteklenmesi.
Vegas kuralı olarak adlandırılan kurala göre, kamusal olarak yayımlanmadığı sürece, toplantıda yaşananların, toplantı üyelerinin arasında kalmasıdır

İçe dönük: Bu davranışları sergileyen kimseler, genel olarak toplantılarda sessiz kalıp bilgileri soğurarak analiz etmeye yönelmektedir. Bu tür çalışanların toplantıya yönelik ilgi, beklenti, tutum ve görüşlerini öğrenmek için açık uçlu soruların sorulması önerilmektedir. O¨rneğin, "S¸efika Hanım, bu konuyla ilgili ne hissediyorsunuz?" ya da. "Bu konuya ilişkin düşünceleriniz nelerdir?" gibi sorulara bu kimseleri etkin kılmak için başvurulabilir. Bu kişileri tanımlayacak ifadeler genellikle : "hmm, aaaa, galiba, sanırım..." biçiminde olmaktadır.

İçinde bulundukları toplumun temel ekonomik, kültürel ve sosyal kaynaklarından mahrum kalan ya da mahrum bırakılan gruplar dezavantajlı gruplar olarak adlandırılmaktadır. Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.

Yukarıdaki sorulara yanıt bulmak, güncel toplantının başarısı açısından harekete geçirici bir etki sağlamaktadır. Bu kısa gözden geçirme sorularıyla toplantı lideri, toplantının atmosferi, ekip uyumu, üyelerin katılımı, karar alma süreçleri ve katılımcıların sorumlulukları açısından değerlendirme yapma olanağı bulmaktadır. Ekipte kimler vardı sorusundan ziyade ekip bir arada iyi çalıştı mı daha doğru bir sorudur

Bir lider kimlerin toplantı planlamasına yardımcı olacağını belirler bundan sorumludur.

Program bileşenleri dört temel alanı içermektedir. Bu alanlar; toplantı oturumları, yiyecek ve içecek hizmetlerinin sunumu, sergiler ve ticari gösteriler ile boş zaman ve sosyal aktivitelerdir.

Konferans aramaları olarak da bilinen audio konferanslarda üç ya da daha fazla kişinin telefon ya da internet kanalıyla birbirlerine bağlanarak toplantı yapmalarını ifade eder. Bu toplantı türünde katılımcılar birbirleriyle veri paylaşımında bulunmamakta ve birbirlerinin yüzlerini görmemektedir. Basit anlamıyla çok kişinin katıldığı bir telefon konuşması biçiminde ilerlemektedir.

kişilerin zihinlerinde olan, bildikleri ancak çoğu zaman ifade edemedikleri bilgiye ise örtük bilgi adı verilmektedir. Örtük bilgi, kişinin inançları, değerleri, hisleri, beceri ve deneyimleri ile ilişkili; ileri derecede öznel, durumsal ve kişiye özel bilgiye örtük bilgi denir.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.