Önbüro, konaklama faaliyetlerinin yürütülmesinde diğer bölümlerle işbirliği yaparak bilginin toplanması ve dağıtılması işlemini yapmaktadır. Bu nedenle, bu bölüm “otelin beyni” olarak da tanımlanmaktadır.

Odalar bölümü içinde en yoğun iletişim kat hizmetleri ve önbüro arasında gerçekleşmektedir Otel işletmelerinde oda durumuna ilişkin bilgi, kat hizmetleri tarafından önbüroya iletilmeden oda satış işlemi gerçekleşememektedir.

Önbüro ve üniformalı hizmetler personelinin bilgi sahibi olması gereken konular aşağıda verilmektedir. Bu bilgilerin sürekli güncellenmesi gerekmektedir:
• Otel çevresindeki restoranların konumu ve menüleri,
• Otel çevresindeki taksi işletmelerinin telefonları,
• Otel çevresindeki alışveriş merkezleri, eczaneler ve benzin istasyonlarının konumları,
• Otel çevresindeki bankaların veya ATM’lerin konumları,
• Otel çevresindeki tiyatro, stadyum veya etkinliklerin düzenlendiği yerlere ilişkin ulaşım bilgisi,

• Otel çevresindeki üniversiteler, kütüphaneler, müzeler veya diğer çekim merkezlerine ilişkin ulaşım bilgisi,
• Otel politikaları ve uygulamaları hakkında kapsamlı bilgi,
• İstasyon, otogar, liman veya havaalanı konumları ve ulaşım bilgisi,
• Otelin sunduğu tüm aktivitelere ilişkin detaylı bilgi.

V.I.P. Raporu: Otelde protokol derecesi yüksek kişi/kişilerin ya da işletme müdürünün VIP (Very Important Person) olarak belirlediği kişilerin konaklaması durumunda, konunun daha önceden kat hizmetleri ve diğer bölümlere duyurulması amacıyla hazırlanan rapordur.

Otele gelen müşterilerin kayıtları resepsiyonda yapılmaktadır.

Kongre otelleri, kongre, seminer, kurs, çalışma grupları, komisyon toplantıları, sempozyum ve konferans gibi toplantı hizmetlerini sunan otel işletmeleridir.

Yatak çeşitlerine göre oda türlerini yedi grupta incelemek mümkündür.

Tek Kişilik Oda (Single Room)

İki Kişilik Oda (Double Room)

Twin Oda (Twin Bed Room)

Üç Kişilik Oda (Triple Room)

Dört Kişilik Oda (Quad Room)

Queen Yataklı Oda (Queen Bed Room)

King Yataklı Oda (King Bed Room)

Yaş, iletişimi engelleyecek bir unsur değildir.

Rezervasyon memuru otelin satış gücünün bir parçasıdır ve satış personeli gibi işlev görür.

Önbüro birçok otel işletmesinin girişinde lobide yer almaktadır. Müşterilerin otel hakkında ilk izlenimlerini edindikleri yerdir.

Ön büro bölümünde çalışanlar, müşterilerin göz önünde oteli temsil eden çalışanlardır. Ön büro konaklama faaliyetlerinin yürütülmesinde diğer bölümlerle iş birliği yaparak bilginin toplanması ve dağıtılması işlemini yapmaktadır. Ön büro, otel müşterinin en fazla iletişim halinde bulundukları bölüm olması nedeniyle ayrı bir öneme sahiptir.

Getiri yönetiminde çok önceden oluşturulan stratejilerle, müşterilerin otele giriş yapacakları gün yaklaştıkça uygulanacak taktiksel değişimler getiri yöneticisi ile ön büro yöneticisinin uyumlu bir şekilde çalışmasını gerektirmektedir. Bu noktada strateji geliştirmek gerekir. Kapasite yönetimi bu noktada önemli rol oynar. Amaç odaların belirli bir gece için boş kalma riskinin bertaraf edilmesidir. Düşük talep taktiklerinde indirimli fiyatların satışa çıkarılması mümkün olan en düşük fiyatlar sunulması, indirimli paketlerin oluşturulması önemlidir. Satış ve fiyat sunumunda hizmetin değeri ve yararı ön plana çıkarılmaktadır. Kalışta süre kısıtlaması kaldırılmaktadır. Müşteriler daha uzun süre kalmaya teşvik edilmelidir. Çalışanların doluluğu arttırmaktaki payı büyük olduğundan teşvik edilmelidir. Hatta rakip işletmelerle işbirliği yapılmalıdır.

Odalar bölümü, otel işletmelerinin sunduğu çekirdek ürünü ifade eden konaklama hizmetlerinin sunulduğu bölümdür.

Getiri yönetiminin eksiksiz bir şekilde yürütülebilmesi için işletmenin mali değerler, donanım, kapasite, örgüt yapısı, yönetim biçimi gibi arz yapısının tespit edilmesi gerekmektedir. Bu bağlamda arz ve talep analizi yapılırken işletmenin SWOT analizi ( güçlü, zayıf yönleri, fırsat ve tehditler )yani rekabet analizi yapılarak işletmenin pazardaki konumu incelenmelidir.  

Günümüz ekonomisinde fiyat bir değer ölçüsü olarak kullanılmaktadır. Fiyat, satın alma isteğinde olan tüketicilerle satmak isteğinde olan işletmeler arasında isteğe bağlı değişim işlevinin koşullarını yansıtan bir pazarlama işlevidir (Rızaoğlu, 2004). Bir diğer deyişle fiyat değişimi kolaylaştırır.

Bilindiği gibi bir otel işletmesinde maliyetler temel olarak sabit ve değişken maliyetler şeklinde ele alınmaktadır. Sabit maliyetler işletmede henüz müşteri bulunmasa da işletmenin müşteri kabul edebilir durumda hazır tutulması için katlanılan maliyetleri içermektedir. Bu maliyetlere örnek olarak yönetim giderleri, kira, çalışan giderleri, enerji giderleri gibi giderler sayılabilir.

Otel işletmeleri fiyatlandırma kararlarını alırken öncelikle ulaşmak istedikleri amaçları dikkate almak durumundadırlar. Otel işletmeleri fiyatların belirlenmesinde genellikle üç hedef kullanırlar:

• Finansal hedefler,
• Satış düzeyi hedefleri ve
• Müşteri ile ilgili hedefler

Otel işletmelerinde resepsiyon bölümünde istihdam edilen personeli 3 gruba ayırabiliriz. Resepsiyon müdürü, resepsiyon şefi ve resepsiyon memuru. Resepsiyon müdürü bölüm yöneticisi günlük işlemleri yönetir, personeli yönlendirir ve diğer bölümlerle eş güdümü sağlar. Şikayetlere çözüm bulur. Resepsiyon şefi müdüre yardımcı olmakla birlikte tüm işlerin düzeninden ikinci derecede sorumlu kişidir. Resepsiyon memuru ise, müşteriyi karşılamadan, kayıt yapılması, oda tahsisi, oda fiyatlarının bilgilendirilmesi, hesap takibi vb. işlerden sorumludur. Küçük ve orta işletmelerde resepsiyon memuru kasiyerin görevini de yerine getirmektedir. Doğru cevap D'dir.

Dubleks Oda (Doublex Room): İki katlı, içeriden merdivenle üst kata çıkılacak şekilde düzenlenmiş, iki odadan meydana gelen odalardır.

Otele gelen müşteriyi odasına kadar eşlik eden üniformalı hizmetler bölümünün görevlisi belboydur.