DOSYALAMA ARŞİVLEME Dersi ELEKTRONİK BELGELER: ÜRETME VE KORUMA soru cevapları:
Toplam 66 Soru & Cevap#1
SORU: İşletmelerde belgeler hangi işlevleri yerine getirir?
CEVAP: - İş akışını düzenlemek ve kayıt altına almak - Sürecin yasal düzenlemelere ve standartlara uygunluğunu sağlamak - Süreç çıktılarının denetlenmesine olanak tanımak - Örgüt içi ve dışı iletişimi sağlamak
#3
SORU: Günümüzde belgeler nasıl hazırlanmaktadır?
CEVAP: İşletmelerin internet kullanımı oldukça yaygınlaşmış, e-Posta gönderme ve alma çok sık kullanılan iletişim yöntemi olmuştur. Üstelik bu belgeler, içeriklerinde sadece metinler değil, aynı zamanda çizimler ve fotoğraflar, videolar, sesler ve dinamik yapıdaki Web uygulamaları gibi birçok nesneyi barındırabilmektedirler. Bu gibi sebeplerden dolayı günümüzde belgeler dijital olarak hazırlanmaktadır.
#4
SORU: Bilgisayar kullanımı yaygınlaşmadan önce belgeler nasıl hazırlanmaktaydı?
CEVAP: Belgeler büyük çoğunlukla sadece metinlerden oluşmaktaydı, bunlar el yazısı ve daktilo ile yazılmakta, çoğaltma işlemi ise ancak matbaalar aracılığıyla gerçekleştirilmekteydi. Fotoğraf ve film teknolojisinin gelişimiyle fotokopi cihazları çoğaltmada önemli yer tutmaya başladı. Bu dönem aynı zamanda belgelerin filmler aracılığıyla çoğaltılmasını sağlayan tarayıcı cihazların da ortaya çıkmasını sağladı.
#5
SORU: Tarayıcıların müze ve kütüphanelerde kullanımı nasıl olmuştur?
CEVAP: Belgelerin tarayıcılar kullanılarak mikrofilmlere aktarılması yönünde çalışmalar yapılmıştır. Çünkü bu tür yerlerde, birçok belgenin saklanabilmesi artık mümkün olmamaktaydı; aranan belgeye ulaşılabilmesi oldukça zordu. Üstelik bir belgenin birden fazla kişiye aynı anda sağlanması da güçlük yaratıyordu. Mikrofilmler, bir mikrofilm okuyucu cihaz aracılığıyla görüntülenip okunabiliyordu. Mikrofilmler bir dönem önemli bir kullanım alanı bulmuştur.
#6
SORU: Belgeleri neden dijitalleştirmek gerekmiştir?
CEVAP: İşletmelerin depolarındaki ya da arşivlerindeki belgeler önemli bir hacim ve ağırlık oluşturmaktaydı. Bu durumda, bilgisayar ortamında olmayan bu belgeleri de bilgisayar ortamına almak yararlı olacaktı. Bu nedenle belgeleri dijitalleştirmeye ihtiyaç duyulmuştur.
#7
SORU: Dijitalleştirme nedir?
CEVAP: Kâğıt üzerinde bulunan belge içeriğinin bilgisayar, tablet ya da cep telefonu ekranlarında görüntülenebilecek ve üzerinde her tür değişiklik yapılabilecek biçime dönüştürülmesi işlemidir.
#8
SORU: Belgeler neden dijitalleştirilmektedir?
CEVAP: - Kâğıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak - Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hale getirmek - Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak - Belgelerin kaybolmasını engellemek - Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi artt
#9
SORU: Dijitalleştirme işlemi adımları nasıldır?
CEVAP: - Dijitalleştirilecek Belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması - Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması - Bilgisayarda Belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi - elektronik Belge yönetiminin sağlanması
#10
SORU: Belge yaşam döngüsü nedir?
CEVAP: Belgeler elektronik EBYS yazılımı dahilinde sınıflandırılarak yönetilebilmekte, bu belge yönetimi sürecine de belge yaşam döngüsü adı verilmektedir.
#11
SORU: Dijital belge nedir ve içeriğinde neler bulunur?
CEVAP: İşletmelerde elektronik ortamlar kullanılarak hazırlanan belgelerdir. Dijital belgelerde metin, çizim, fotoğraf ve ses, video, animasyon, elektronik form gibi etkileşimli nesneler de bulunabilmektedir.
#12
SORU: Belgeleme işleminde işletmeler hangi kanun ve standartlara uymak zorundadır?
CEVAP: - Türk Ticaret Kanunu (TTK) - Vergi Usul Kanunu (VUK) - TS 13298 no’lu Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli - TS ISO 15489 no’lu Bilgi ve Dokümantasyon - Belge Yönetimi- (iki bölüm halindedir)
#13
SORU: Türk Ticaret Kanunun da (TTK) belgelerle ilgili hangi hükümler yer almaktadır?
CEVAP: Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür. ifadesi yer almaktadır. Kanunda ayrıca, belgelerin saklanması ve saklama süreleriyle ilgili çeşitli hükümler yer almaktadır.
#14
SORU: Vergi Usul Kanunun da belgelerle ilgili işletmelerin yükümlülükleri nedir?
CEVAP: Çeşitli maddelerinde işletmelerin bazı belgeleri tutmakla ve gerektiğinde bu belgeleri beyan etmekle yükümlü oldukları belirtilmektedir.
#15
SORU: Dijital belgeler hangi kriterlere göre sınıflandırılmaktadır?
CEVAP: - Elektronik ortamlarda olup olmamasının taşıdığı öneme - İçerik türüne (Mektup, sözleşme, kitap, defter, gazete, vb.) - Kağıt boyutuna (A3, A4, vb.) ve yönüne - Renkli basım olup olmadığına - Tek sayfa ya da ciltlenmiş olup olmadığına - Sayfa sayısına -
#16
SORU: Dosya tasnifi nedir?
CEVAP: Sınıflandırma kriterlerlerini göz önüne alınmak koşuluyla, belgelerin bir listelemeye tabi tutularak, isimlendirilmesiyle ya da buna yönelik barkodlama ya da karekodlama çalışmasına denir.
#17
SORU: Tarama işlemleri nasıl yapılmaktadır?
CEVAP: Tarama işlemleri kamera ya da tarayıcı cihazlar kullanılarak yapılabilmektedir. Tarama işlemi, belgelerin bir anlamda fotoğrafının çekilerek bilgisayara aktarılması olarak açıklanabilir. Bunun için taranacak belgeye bir ışık gönderilir, belgeden yansıyan ışık demeti bir kamera aracılığıyla kaydedilir. Tarama işlemlerinin gerçekleştirilmesinde önemli olan, taranacak belgenin birebir görüntüsünün elde edilmesidir.
#18
SORU: Tarama işleminden elde edilen belgelerin özellikleri nasıl olmalıdır?
CEVAP: Elde edilecek görüntünün belgenin tamamen aynısı olmalı ve görüntüsü elde edilen belgenin bir bütün halinde ve sınıflandırmaya uygun şekilde isimlendirilmiş olmasıdır. İsimlendirilmiş dijital belge, sonradan kolay erişilebilecek ve görüntülenebilecek halde EBYS’ ye aktarılabilmelidir.
#19
SORU: Tarayıcılar nasıl sınıflandırılmaktadır?
CEVAP: 1. Yapılarına göre; - El (handheld) tarayıcıları - Kâğıt beslemeli (sheetfeed) tarayıcılar Tamburlu (drum) tarayıcılar - Düz yataklı (flatbed) tarayıcılar 2. İşlevlerine göre; - Film tarayıcılar - Tek sayfa beslemeli tarayıcılar - Çoklu doküman tarayıcılar - Planeter tarayıcılar (kitapları taramaya yönelik) - Robotik tarayıcılar (kitapları taramaya yönelik) 3. Bağlantı yöntemlerine göre; - SCSI bağlantılı tarayıcılar - Paralel port bağlantılı tarayıcılar - USB bağlantılı tarayıcılar
#20
SORU: Günümüzde en çok hangi tarayıcılar tercih edilmektedir?
CEVAP: Çoklu doküman tarama özelliğine sahip düz yataklı ve USB bağlantılı tarayıcıları tercih etmektedirler
#21
SORU: Tarayıcıların çalışma prensibi nasıldır?
CEVAP: Kapaklı bir cam tabaka vardır. Cam tabakanın altında bir ışık kaynağı ve bir objektif bulunmaktadır. Taranması istenen belgenin taranacak kısmı bu cama yapışacak biçimde yerleştirilir ve tarayıcının üst kapağı kapatılır. Belgenin taranması için komut verildiğinde, tarayıcının ışık kaynağından belgeye ışık gönderilir. Belgenin her satırından (yatay çizgilerden oluştuğu düşünülebilir) objektife yansıyan ışık, görüntünün 1 veya 0 (var veya yok) olarak bilgisayara resim biçiminde aktarılmasını sağlar.
#22
SORU: Taranan belgelerin görüntüsü hangi biçimlerde oluşabilir?
CEVAP: - Sadece resim biçiminde (JPG, TIFF, PNG gibi..) - Sadece metin biçiminde (TXT, DOC gibi..) - Metin ve resimlerden oluşabilen ve bazı yazılımlarla açılıp görüntülenebilecek düzenlenmiş belge formatında (MS Office Word yazılımı gibi..) - Taşınabilir dosya
#23
SORU: Tarama için hangi işlemler yapılır?
CEVAP: 1. Tarayıcı cihazın ve bilgisayarın açılması, tarama için gerekli yazılımın veya tarama yaptırmaya izin veriyor ise EBYS yazılımının başlatılması 2. Önceden tanımlanmamış ise tarayıcının dosya türü, modu, çözünürlüğü gibi özelliklerinin ayarlanması 3. Sınıflandırmaya göre belirlenmiş belgenin ön bilgisinin EBYS’ye girilmesi ya da barkod (veya karekod) etiketinin tarayıcıdan EBYS’ye girilmesi 4. Belgenin uygun biçimde tarayıcıya yerleştirilmesi 5. Gerektiğinde, belgenin tarayıcıdan bilgisayara ön izlemesinin alınması ve belgenin yönü ve 6. açısının ayarlanması 7. Tarama işleminin yapılarak bilgisayara gelen görüntünün belgeyle karşılaştırılması 8. Dijital belgeye ait dosyanın kaydedilmesi ve EBYS’ye aktarılması
#24
SORU: Dijital belgeler nasıl biriktirilmektedir?
CEVAP: Taranarak dijital biçime dönüştürülmüş belgeler, seçilme ve sınıflandırılma özelliklerine göre bilgisayarların disklerinde, harici disklerde, taşınabilir belleklerde biriktirilmektedirler.
#26
SORU: Hangi tür belgelere biçimlendirilmiş belgeler denir?
CEVAP: Bazı belgeler üretildikleri yazılımlarda açılarak içeriklerinde (metin, resim gibi nesnelerde) değişiklik yapılmasına olanak tanırlar. Bu dosyalar çeşitli ofis yazılımlarıyla hazırlanmış belgeler olabilir. Bu tür belgelere biçimlendirilmiş belgeler ya da yapılandırılmış dosyalar denilmektedir
#27
SORU: Dijital belgelerin görüntülenebilmesi için hangi araçlara ihtiyaç vardır?
CEVAP: Bilgisayar monitörleri, tabletler, cep telefonları ve bunların dışında ara bağlantı gereçleri yardımıyla televizyon ekranlarından da izlenebilmesi mümkündür.
#28
SORU: Dijital belgeleri görüntülemek için görüntüleme cihazlarının yanında neye ihtiyaç vardır?
CEVAP: Görüntüleme araçlarında bir belge gösterici yazılımın çalışıyor olması gerekmektedir. Okuyucu (örneğin Adobe Reader yazılımı) ya da görüntüleyici (örneğin Microsoft Powerpoint Viewer yazılımı) adı verilen bu yazılımlar, dijital belgelerin (hangi dosya türüne göre dijitalleştirilmiş ise) bilgisayar ekranında görüntülenmelerini sağlamaktadırlar.
#29
SORU: İşletmelerde biçimlendirilmiş belgeler için kullanıcı yetki tanımlaması nasıl yapılmaktadır?
CEVAP: Kimi kullanıcılar belgeler üzerinde okuma, yazma, değiştirme yetkisine sahip, kimi kullanıcılar ise sadece belgeleri görüntüleyebilmesi yetkisine sahiptirler.
#30
SORU: Elektronik sitemde dijital belgeler nasıl görüntülenebilir?
CEVAP: - Resim (Seçime göre renkli, siyah-beyaz veya gri tonlarda ve çeşitli formatlarda) - Taşınabilir dosya formatı anlamına gelen PDF (Portable Document Format) - Salt metin - Biçimlendirilmiş belge (yapılandırılmış dosya) - Veritabanı kaydı - Üretilmiş yazıl
#31
SORU: TS 13892 Standartları hangi üstverilerin tanımlanmasını önermektedir?
CEVAP: - Dosya genel özellikleri - Dosya tasnif planı - Saklama planı - Birim tanımları - Seri tanımları - Klasör/Dosya tanımları - Belge tanımları - Belge bileşeni tanımları - Kullanıcı profil tanımları - Kullanıcı rol tanımları - Kullanıcı grup tanımları - Güvenlik seviye tanımları - Tasfiye işlem tanımları - sistem kullanımı
#32
SORU: Belgelere üstveri tanımlanması ne gibi faydalar sağlar?
CEVAP: Aranan belgelere ulaşılması ve bu belgelerin görüntülenmesi son derece kolaylaşmaktadır. Aksi halde istenen belgeye ulaşılmasında güçlüklerle karşılaşılacaktır. Üstveri tanımlanmış belgelerin özgünlüğü de sağlanmış olmaktadır. Aksi halde benzer yapıdaki belgeleri birbirinden ayırmak olanaksız hale gelmektedir. Kişisel bilgisayarlarında bile çok sayıda belgeyle çalışmak durumunda olanlar, bu konuda üstveri tanımlamalarından yararlanmaktadırlar.
#33
SORU: İşletmeler risklere karşı koruyabilmeleri ve özgünlüğünü sağlayabilmeleri amacıyla, hangi işlevleri yerine getirmelidir?
CEVAP: - elektronik belgeleri koruyucu kurumsal ihtiyaçları belirlemek - elektronik Belgelerin çoğaltılması - elektronik belgeleri koruyucu sertifikaların belirlenmesi - elektronik Belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi - Belge talepleri ve elektronik Belgelerin transferi - elektronik belgeleri arşivleme gerekleri.
#34
SORU: Belgeyi kurumsal ihtiyaçların belirlenmesinde hangi kriterler düşünülmelidir?
CEVAP: - EBYS’nin bütünlüğü ve güvenilirliği - Kullanım özellikleri - Performans, izleme ve ölçeklenebilirliği - Veri depolama özellikleri
#35
SORU: Elektronik belgeyi korumak amacıyla hangi ölçütler dikkate alınmalıdır?
CEVAP: Kamu ya da özel sektörde ihtiyaçlar belirlenirken, belge yoğunluğu esas alınarak uygun kapasite ve performansa sahip donanım ve kolay veri girişi-çıkışı yapılabilen yazılım seçimi yapılıdır. Bunların kolay izlenebilmesi, kontrol edilebilmesi, hataya olanak tanımaması gibi ölçütler dikkate alınmalıdır.
#36
SORU: Provenans TS 13298 Standartlarında nasıl açıklanmıştır?
CEVAP: Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur. Provenans prensibi ise; aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilke. Fonlara Saygı (respect des fonds) olarak da anılır.
#37
SORU: Provenans ne ile ilgilidir?
CEVAP: Provenans, belgelerin yaşam sürecinin her döneminde kim belgeden sorumluysa, bunun kayıt altına alınmasıyla ilgilidir. Dolayısıyla, belgenin içeriğinde ve üstveri bilgilerinde herhangi bir değişiklik yapılması durumunda, bunun EBYS’de kim tarafından gerçekleştirildiğinin bilinmesinin önemi büyüktür. Ayrıca, bu ilkeye göre, bir belge çoğaltılıp değiştirildiğinde, bu belgenin artık bir başka belge olması gerekmektedir.
#38
SORU: Elektronik belgeler hangi durumlar için korunmalıdır?
CEVAP: Silinme ya da bozulma nedeniyle işletmeleri veri kaybına uğratmamaları için ve başka işletmelerin ya da kişilerin eline geçmemeleri için korunmak zorundadırlar.
#39
SORU: Sertifikasyonların genel amacı nedir?
CEVAP: Elektronik sistemde bulunan belgelerin doğal afet riskine karşı güvenliğini sağlayıcı ve özgünlüğünü koruyucu standartları belirlemektir. Belgeleri koruyucu birçok uluslararası sertifikasyon sistemi bulunmaktadır.
#40
SORU: Belgelerin tescil edilmesi hangi amaçla yapılır?
CEVAP: İşletmeye ait belgelerin ilgili olmayan ya da rakip konumunda olan başka kimselerin eline geçmemesi için belgelerin tescil edilmesi gibi bir yöntem kullanılabilmektedir.
#41
SORU: Bulut bilişim nedir?
CEVAP: İşletmelerin internet erişimine olanak sağlayan bir bilgisayar dışında herhangi bir donanım ve birtakım yazılımlara gereksinim duymaksızın belgelerini üretebilecekleri ve depolayabilecekleri bilgi ve iletişim teknolojisidir.
#42
SORU: Bulut bilişim kullanımı işletmelere neler sağlar?
CEVAP: Bulut bilişim kullanımıyla, işletmeler, belgelerinin güvenliğini ve mevzuata uygunluğunu sağlamaktadırlar. Böylelikle, işletmeler, belgelerin üretilmesi, bir sistem dahilinde saklanması ve korunmasıyla ilgili maliyetlerini en aza indirgemiş olmaktadırlar.
#43
SORU: Belge transferi hangi durumlarda yapılır?
CEVAP: İşletmeler dahilin de ve dışından talep edilmesi durumunda, bu belgelerin transfer edilmesi söz konusu olacaktır. Belge transferleri sadece belge talep edilmesi durumunda değil, depolama sistemi değişikliği gibi bazı durumlarda da transfer gerek olur.
#44
SORU: Elektronik belge transferi nasıl yapılmaktadır?
CEVAP: Taşınabilir belleklerle ya da internet hizmetleri aracılığıyla transfer edilmektedirler. Taşınabilir bellekler kullanıldığında, elektronik belgelerin uzun zaman bu tür cihazlarda kalmasının bozulma ve güvenlik riski doğuracağı göz ardı edilmemelidir. Web sayfalarına dönüştürülerek, e-Posta olarak ya da diğer internet hizmetleri kullanılarak da transfer işlemi yapılmaktadır.
#45
SORU: Belge arşivlemesi nasıl yapılır?
CEVAP: İşletme dahilinde yapılabileceği gibi, başka işletmeler aracılığıyla ya da bulut bilişim gibi internet olanaklarıyla da yerine getirilebilmektedir. Özellikle EBYS’ler işletmelere elektronik belgelerini arşivleme konusunda olanaklar sağlasa da, bazen bu konuda belirleyici olan maliyetler olabilmektedir. Yetişmiş personel tarafından arşivlenmiş olması, arşivde bulunan belgeler hakkında istenildiği anda ya da periyodik olarak raporlamaların yapılması işletmeler için hayati önem taşımaktadır. Bu amaçla arşivlemenin periyodik olarak yedeklemeyi de içermesi gereklidir.
#46
SORU: Belgelerin imha ya da tasfiyesi nasıl yapılır?
CEVAP: Arşivleme gerek işletmede gerekse başka ortamlarda yapılmış olsa bile, bazı belgelerin imha ya da tasfiye işleminin, gene kayıt altına alınmak koşuluyla gerçekleştirilmesi gerekir. Belgeler imha edilirken, yedekleri de aynı şekilde imha edilmeli, bir daha izine rastlanmayacak şekilde işlemin tamamlanması sağlanmalıdır.
#47
SORU:
Belgeler neden dijitalleştirilmelidir?
CEVAP:
• Kâğıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hale getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekân tasarrufu sağlamak
#48
SORU:
İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımları nelerdir?
CEVAP:
• Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması
• Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması
• Bilgisayarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi
• Elektronik belge yönetiminin sağlanması
#49
SORU:
İşletmelerde belgeler neden iş sürecinin önemli bir parçasıdırlar?
CEVAP:
İşletmelerde belgeler;
• İş akışını düzenlemek ve kayıt altına almak
• Sürecin yasal düzenlemelere ve standartlara uygunluğunu sağlamak
• Süreç çıktılarının denetlenmesine olanak tanımak
• Örgüt içi ve dışı iletişimi sağlamak
işlevlerini yerine getirmelerinden dolayı iş sürecinin önemli bir parçasıdırlar
#50
SORU:
Dijitalleştirilecek belgeler neye bakılarak sınıflandırılabilirler?
CEVAP:
Dijitalleştirilecek belgeler;
• Elektronik ortamlarda olup olmamasının taşıdığı öneme
• İçerik türüne (Mektup, sözleşme, kitap, defter, gazete, vb.)
• Kağıt boyutuna (A3, A4, vb.) ve yönüne
• Renkli basım olup olmadığına
• Tek sayfa ya da ciltlenmiş olup olmadığına
• Sayfa sayısına
• Kâğıt ve fon rengine
• Yıpranma durumuna (Ayrıca bir çalışma gerektirebilir) bakılarak sınıflandırılabilirler.
#51
SORU:
Yapılarına göre tarayıcılar nelerdir?
CEVAP:
• El (handheld) tarayıcıları
• Kâğıt beslemeli (sheetfeed) tarayıcılar
• Tamburlu (drum) tarayıcılar
• Düz yataklı (flatbed) tarayıcılar
#52
SORU:
İşlevlerine göre tarayıcılar nelerdir?
CEVAP:
İşlevlerine göre;
• Film tarayıcılar
• Tek sayfa beslemeli tarayıcılar
• Çoklu doküman tarayıcılar
• Planeter tarayıcılar (kitapları taramaya yönelik)
• Robotik tarayıcılar (kitapları taramaya yönelik)
#53
SORU:
Bağlantı yöntemlerine göre tarayıclar nelerdir?
CEVAP:
Bağlantı yöntemlerine göre;
• SCSI bağlantılı tarayıcılar
• Paralel port bağlantılı tarayıcılar
• USB bağlantılı tarayıcılar
#54
SORU:
Günümüzde işletmeler, hangi tarayıcıları tercih etmektedirler?
CEVAP:
Günümüzde işletmeler, çoklu doküman tarama özelliğine sahip düz yataklı ve USB bağlantılı tarayıcıları tercih etmektedirler.
#55
SORU:
Bilgisayarda, taranan belgenin görüntüsü, kullanılan tarama yazılımının özelliğine bağlı olarak hangi biçimlerde oluşabilir?
CEVAP:
Bilgisayarda, taranan belgenin görüntüsü, kullanılan tarama yazılımının özelliğine bağlı olarak;
• Sadece resim biçiminde (JPG, TIFF, PNG gibi…)
• Sadece metin biçiminde (TXT, DOC gibi…)
• Metin ve resimlerden oluşabilen ve bazı yazılımlarla açılıp görüntülenebilecek düzenlenmiş belge formatında (MS Office Word yazılımı gibi…)
• Taşınabilir dosya formatı anlamına gelen PDF (Portable Document Format) biçiminde oluşabilir.
#56
SORU:
Tarama işlemlerinin aşamaları nelerdir?
CEVAP:
Tarayıcılarda bir belgenin taranması işlemini gerçekleştirecek olan personelin sırasıyla şu işlemleri
gerçekleştirmesi beklenmektedir:
1. Tarayıcı cihazın ve bilgisayarın açılması, tarama için gerekli yazılımın veya tarama yaptırmaya izin veriyor ise EBYS yazılımının başlatılması
2. Önceden tanımlanmamış ise tarayıcının dosya türü, modu, çözünürlüğü gibi özelliklerinin ayarlanması
3. Sınıflandırmaya göre belirlenmiş belgenin ön bilgisinin EBYS’ye girilmesi ya da barkod (veya karekod) etiketinin tarayıcıdan EBYS’ye girilmesi
4. Belgenin uygun biçimde tarayıcıya yerleştirilmesi
5. Gerektiğinde, belgenin tarayıcıdan bilgisayara ön izlemesinin alınması ve belgenin yönü ve açısının ayarlanması
6. Tarama işleminin yapılarak bilgisayara gelen görüntünün belgeyle karşılaştırılması
7. Dijital belgeye ait dosyanın kaydedilmesi ve EBYS’ye aktarılması
#57
SORU:
Dijitalleştirilecek belgedeki metinler, yazı karakterlerinin oluşturduğu türde metin olarak alınması için hangi yazılımların kullanılması gerekecektir?
CEVAP:
Eğer dijitalleştirilecek belgedeki metinler, yazı karakterlerinin oluşturduğu türde metin olarak alınmak
isteniyor ise optik karakter okuyucu (OCR) adı verilen yazılımların kullanılması gerekecektir.
#58
SORU:
Dijital belgelerin görüntülenmesi için araçlar hangi araçlar gereklidir?
CEVAP:
Dijital belgelerin görüntülenmesi için gerekli araçlar, bilgisayar monitörleri, tabletler ve cep telefonları olarak sayılabilir.
#59
SORU:
Dijital belgelerin bilgisayar ekranında görüntülenmelerini sağlayan yazılımlara iki örnek veriniz.
CEVAP:
Okuyucu (örneğin Adobe Reader yazılımı) ya da görüntüleyici (örneğin Microsoft Powerpoint Viewer yazılımı) adı verilen bu yazılımlar, dijital belgelerin (hangi dosya türüne göre dijitalleştirilmiş ise) bilgisayar ekranında görüntülenmelerini sağlamaktadırlar.
#60
SORU:
Standartları, özel ve kamu sektörde faaliyet yürütmekte olan işletmelerin, elektronik belgelerinin tümünü
çeşitli risklere karşı koruyabilmeleri ve özgünlüğünü sağlayabilmeleri amacıyla, hangi işlevleri yerine
getirmelerini uygun görmektedirler?
CEVAP: - Elektronik belgeleri koruyucu kurumsal ihtiyaçları belirlemek,
- Elektronik belgelerin çoğaltılması,
- Elektronik belgeleri koruyucu sertifikaların belirlenmesi
- Elektronik belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi
- Belge talepleri ve elektronik belgelerin transferi
- Elektronik belgeleri arşivleme gerekleri
#61
SORU:
Elektronik belgeyi koruyucu kurumsal ihtiyaçların belirlenmesinde ön planda düşünülmesi gereken kriterler nelerdir?
CEVAP:
Bu konuyla ilgili kurumsal ihtiyaçların belirlenmesinde;
• EBYS’nin bütünlüğü ve güvenilirliği
• Kullanım özellikleri
• Performans, izleme ve ölçeklenebilirliği
• Veri depolama özellikleri
#62
SORU:
Bulut bilişim nedir?
CEVAP:
İşletmelerin internet erişimine olanak sağlayan bir bilgisayar dışında herhangi bir donanım ve birtakım yazılımlara gereksinim duymaksızın belgelerini üretebilecekleri ve depolayabilecekleri bilgi ve iletişim teknolojisidir.
#63
SORU:
Provenans prensibi nedir?
CEVAP:
Provenans prensibi aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilkedir.
#64
SORU:
TS 13892 Standartları herhangi bir sınırlama getirmemesine rağmen,hangi üstverilerin tanımlanmasını önermektedir?
CEVAP:
• Dosya genel özellikleri
• Dosya tasnif planı
• Saklama planı
• Birim tanımları
• Seri tanımları
• Klasör/dosya tanımları
• Belge tanımları
• Belge bileşeni tanımları
• Kullanıcı profil tanımları
• Kullanıcı rol tanımları
• Kullanıcı grup tanımları
• Güvenlik seviye tanımları
• Tasfiye işlem tanımları
• Sistem kullanımı
#65
SORU:
“Bir belge yönetim sisteminin tasarımında uygun saklama ortamları, saklama üniteleri, fiziksel korucuyu malzemeler, kullanım prosedürleri ve depolama sistemleri dikkate alınmalıdır. Belgelerin ne kadar sürelerle saklanacağının bilinmesi, onların ne tür saklama ünitelerinde depolanacağı kararlarını etkileyecektir. Belge yönetim sisteminde afet hazırlıkları göz önüne bulundurulmalı, riskler tanımlanmalı ve afetlerin etkilerini hafifletici önlemler alınmalıdır. Afet sırasında ve sonrasında kurtarılan belgelerin bütünlüğünün korunduğu ispat edilebilmelidir.”
Yukarıda verilen bilgi nerede yer almaktadır?
CEVAP:
TSE 15489 Standartlarında
#66
SORU:
Elektronik belgeleri korumayla ilgili tüm kararlar ve uygulamalarda, hangi Standartlar belirleyici rol oynamaktadır?
CEVAP:
Elektronik belgeleri korumayla ilgili tüm kararlar ve uygulamalarda, TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartlarının belirleyici rol oynamaktadır.