Bir otel işletmesinde denetim işlevi ile işletmenin planlama aşamasında belirlediği amaçlara ne ölçüde ulaşıldığı ve alınan kararların ne düzeyde başarıya ulaştığı ortaya konulur. Bu açıdan denetim “neyi amaçlamıştık?” ve “nereye ulaştık?” sorularını yanıtlamaya yarayan bir işlev niteliğindedir. Bir başka deyişle, işletme olarak nereye ulaşmak istediğimiz, amaçlar ve kararlar halinde planlama işleviyle ve bu amaçlara ne ölçüde ulaştığımız ve nerede bulunduğumuz ise denetim işleviyle belirlenir.

Denetim, örgüt içindeki faaliyetlerin planlandığı gibi gerçekleşip gerçekleşmediğinin ölçülmesi ve bu planlardan önemli sapmalar olması halinde gerekli düzeltmelerin yapılmasından oluşan bir süreçtir.

Bir otel işletmesinde etkin bir denetim sisteminin kurulabilmesi ve bu sistemden istenen faydaların sağlanabilmesi, aşağıdaki ilkelerin dikkate alınması ile mümkün olabilir:

• Denetim sistemi biçimsel olmalıdır ve denetimin hangi amaçlarla, nasıl ve kimler tarafından yapılacağının ilgili kişiler tarafından açık olarak anlaşılması sağlanmalıdır.
• Denetim sistemi otelin örgütsel yapı ve işleyiş özelliklerine uygun olmalıdır.
• Denetim geleceğe yön verecek nitelikte olmalıdır.
• Denetim faaliyeti bütün örgütü kapsamalıdır.
• Denetim için önemli olan kritik noktalar belirlenmelidir.
• Denetim tarafsız olmalıdır.
• Denetim, denetlenen kişilere geri bildirim olanağı sağlamalıdır.
• Denetim sistemi yeterli ölçüde esnek olmalıdır.
• Denetim sistemi ekonomik olmalıdır.

Denetim işlevinden elde edilen veriler planlama işlevine girdi teşkil eder.

Bir otel işletmesinde bir denetim işlevinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi aşağıdaki dört ana aşamanın gerçekleştirilmesi ile mümkün olabilir:

1. Denetime temel oluşturacak standartların belirlenmesi
2. Mevcut durumun ortaya konulması
3. Standartlarla mevcut durumun karşılaştırılması
4. Düzeltici önlemlerin alınması

Standartlarla Mevcut Durumun Karşılaştırılması: Denetim sürecinin bu aşamasında, daha önce belirlenen standartlarla mevcut durum karşılaştırılarak, varsa aradaki farklılıklar ve nedenleri tespit edilir. Söz konusu farklılıklar olumsuz ise bunların nedenleri, önem dereceleri ve ne ölçüde denetim altında tutulabileceği ele alınmalıdır. Bu noktada farklılığın kabul edilebilir sınırlar içinde olup olmadığı da önemli bir konudur. Öte yandan sadece olumsuz yöndeki sapmaların değil, olumlu yöndekilerin de dikkate alınmasında yarar vardır. Örneğin satışlarda ortaya çıkan beklenmedik artışın nedenlerini bilmek otel işletmeleri için son derece önemlidir. Bu fark, işletmenin yürüttüğü bir tutundurma çalışmasının sonucu olabileceği gibi rakip otel işletmesinin ürünlerine yönelik kamuoyunda oluşan olumsuz bir algılamadan da kaynaklanabilir.

Düzeltici Önlemlerin Alınması: Denetim sürecinin bu son aşamasında, ortaya çıkarılan sapmaların düzeltilmesine yönelik önlemlerin alınması söz konusudur.

Otel işletmelerinde denetim işlevi üç ayrı boyutta sınıflandırılabilir: denetimin mal ve hizmet üretiminin hangi aşamasında yapıldığına ilişkin sınıflandırma, denetimin hangi yönetim kademeleri tarafından yapıldığına ilişkin sınıflandırma ve denetimin bağımsızlık durumuna göre sınıflandırma.

Denetim mal veya hizmet üretiminin öncesinde, üretim sırasında veya sonrasında yapılabilir. Bu üç denetim biçimi ön denetim, süreç denetimi ve son denetim şeklinde ifade edilebilir.

Ön Denetimler: Örgütsel amaçların etkili bir biçimde başarılabilmesi için kullanılacak maddi ve beşeri üretim faktörlerinin, üretim sürecine girmeden denetlenmesini ifade eder. Burada amaç, üretim sürecinde olabilecek sapmaları belirlemek ve bunları önlemektir. Başka bir ifadeyle, bu denetimin amacı, üretim işlevince ihtiyaç duyulan nitelikte ve sayıdaki girdiyi işletmeye sağlayabilmektir. Örneğin bir otel işletmesinde, alınacak insan kaynaklarının önceden belirlenmiş olan iş gereklerine uygun olup olmadığının belirlenmesi, satın alınan malzemelerin fiyat, miktar ve kalite açısından uygunluğunun denetlenmesi, sermayenin yeterliliğinin ölçülmesi gibi denetimler bu gruba girer.

Süreç denetimi, üretim sürecinin belirli aşamalarında, gerek çalışanları gözlemleyerek gerek onlardan bilgi alarak gerekse belirli örnekler seçilerek denetim yapılmasını ifade eder.

Son Denetimler: Son denetimler, bir faaliyet dönemi sonunda, yapılan işlemlerin ve elde edilen sonuçların daha önce belirlenen standartlara uygun olup olmadığını ölçmek amacıyla yapılan denetimlerdir.

Denetim, yönetim kademeleri açısından, üst kademe yönetim tarafından yapılan denetim, orta kademe yönetim tarafından yapılan denetim ve alt kademe yönetim tarafından yapılan denetim şeklinde üç kademeye ayrılmaktadır.

Üst kademe yönetim, örgütten en üst düzeyde ve bütünsel anlamda sorumlu olan ve yetkili yöneticilerden oluşan yönetim kademesidir. Üst kademe yöneticilere “tepe yöneticiler, stratejik yöneticiler” gibi isimler de verilmektedir.

Yönetim kurulu başkanı ve üyeleri, genel müdür, genel müdür yardımcısı, genel direktör, işletme müdürü gibi unvanları taşıyan yöneticiler üst kademe yönetimi oluştururlar. Bir otelin üst kademe yöneticileri, stratejik planlarla finansal planların denetiminden en üst düzeyde sorumlu olan kişilerdir; bu planlardan sapmaları, gerek kendi incelemeleri gerekse kendilerine ulaşan raporlar aracılığıyla sürekli izler, düzeltici önlemlerin alınması yönünde karar, teklif ve uyarılarda bulunurlar.

Orta Kademe Yönetim Tarafından Yapılan Denetimler: Orta kademe yönetim, örgütsel hiyerarşide üst kademe ile alt kademe arasındaki yönetim düzeyini temsil eder.

Orta kademe yönetimin ana sorumluluğu, üst kademe yönetim tarafından geliştirilmiş olan plan, politika ve stratejilerin uygulanmasını ya da daha özel plan, program ve faaliyetlere (birimler düzeyinde) dönüştürülmesini sağlamaktır.

Alt Kademe Yönetim Tarafından Yapılan Denetimler: Alt kademe yönetim, örgütün uygulamaya yönelik faaliyetlerini yürüten ve mal ve hizmetlerin üretiminden doğrudan doğruya sorumlu olan yönetim kademesidir. Temel işlevleri, orta kademe yönetim tarafından geliştirilen plânların uygulanmasını sağlamak ve yönetici olmayan çalışanların yönetiminden sorumlu olmaktır.

Bağımsızlık durumuna göre denetim türleri, işletme içi ve işletme dışı denetim olmak üzere iki başlıkta incelenebilir.

İşletme dışı denetim ise denetimin örgütün dışındaki bir kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından yapılması ya da yaptırılmasını ifade eder. Bu tür denetimin en temel özelliği örgütten bağımsız ve nesnel olmasıdır.