İşletmelerin iş performansında, insan kaynaklarının özellikleri ve yarattığı değer oranında yükselme gerçekleşmektedir. İşletmelerin faaliyetlerini sürdürebilmesinde gerekli olan diğer kaynaklar gibi insan kaynağının da doğru belirlenmesi, yerleştirilmesi ve performansının arttırılması amacıyla doğru yönlendirilmeye ihtiyacı vardır. Bu anlayışla; insan kaynaklarını verimli şekilde yönetebilmeyi sağlayacak süreç ve sistemlerin geliştirilmesi yönünde yeni arayışlar içerisine girilmiş, yeni eğilimler ortaya çıkmıştır.

• İş gücü ile ilgili maliyetlerin (az sayıda ancak yüksek nitelikli ve pahalı iş
gücü ihtiyacı) artması,
• Verimliliğin (iş gücü saatine isabet eden üretim miktarı) önem kazanması,
• Toplumsal, kültürel, yasal, eğitsel ve teknolojik alanlarda hızlı değişimlerin
gözlenmesi,

• İş gücü devri, devamsızlık gibi göstergelerde artan olumsuzluklar,
• Motivasyon yetersizliği,
• İş gücünde verimliliğe aykırı tutum ve davranışlardan kaynaklanan olumsuzluklar,
• Küreselleşme (işletmelerin faaliyetleri, mülkiyetleri, pazarları ve üretimleri
açısından sınırların başka ülkelere doğru genişletilmesi).

İnsan kaynaklarının (İK) etkin bir şekilde kullanılması, aşağıda sıralanan olumlu sonuçları yaratmaktadır (Uyargil vd., 2009, ss.5-8):
• İş gücü devir oranının düşmesi,
• Devamsızlık oranının düşmesi,
• İş kazalarının neden olduğu kayıpların azalması,
• Hatalı üretimin azalması,
• Ürün niteliğinin yükselmesi,
• İşyeri ortamında moral ve motivasyonun yükselmesi,
• İşçi işveren çatışmasının azalması.

İK fonksiyonu, işletmedeki iş gücünü etkileme, geliştirme ve devamını sağlamadan sorumludur.

Adayları tanımlamak için çalışan enformasyonunu gerekli beceri kümeleriyle sorgulama

Daha fazla değişmez bir iş gücü elde etmek için iş gören seçim kriteri geliştirme

Devlete rapor edilecek veriyi muhafaza etme ve güncelleme

Sorumlulukların genişliği ve derinliğini belirleyerek, personel devir oranını en aza indirecek
pozisyonları tasarlama

Ana pozisyonlara yönelik rekabetçi ücret ve sosyal yardım paketini geliştirme

Maliyetleri en aza indirmek ve çalışanın kuruma bağlılığını ve tatminini en üst seviyeye çıkarmak için alternatif yardımlara ilişkin senaryoları analiz etme

İKBS işletmelerde iki temel amaca hizmet etmektedir. Bunlar, yönetsel ve operasyonel etkililiklerdir. İlk amaç, çalışanlara yönelik veri ve insan kaynakları faaliyetlerinin derlenmesiyle ilgili etkinliği geliştirmektir. İnsan kaynakları faaliyetinin pek çoğunun otomatikleştirilmesiyle daha az kağıt kullanımı söz konusu olacaktır. Bunun yanı sıra, insan kaynakları faaliyetleri, daha etkin bir şekilde yerine getirilebilecektir.

Diğer amaç, daha stratejik olup insan kaynakları planlamasıyla ilgilidir. İnsan kaynakları planlaması, verilere erişilebilmesinden çok yönetsel algı ve sezgilere, daha üst seviyede enformasyona dayanmaktadır. Böylelikle İKBS yönetsel karar verme imkanı da sağlamaktadır.

İKBS’nin genel amaçları şöyle sıralanabilir (Sabuncuoğlu, 2011,
s.344):
• Çalışanın yeteneklerini yöneticinin ihtiyaçlarıyla uyumlu hale getirerek kurumsal esnekliği sağlamak,
• İşletmenin tüm prosedür ve süreçlerini kaydederek, bunlardan herkesin haberdar olmasını sağlamak,
• Toplam kalite felsefesi çerçevesinde çalışanların karar süreçlerine daha çok katkıda bulunmalarını sağlamak,
• Çalışanlara ait enformasyonların güncel tutulması sağlanarak, kişilerin kendi enformasyonlarında gerçekleşen değişiklikler sonucunda sahip olabilecekleri hakların zamanında uygulamaya geçirilmesine imkan vermek,
• Dünyanın farklı yerlerinde faaliyet gösteren çok uluslu işletmelerin aynı sistemi kullanarak, farklı kültür ve becerilere sahip çalışanları arasında karşılaştırma yapmak ve evrensel bir tarzda yönetmek,
• Boş pozisyon tanımlarıyla başlayan ve seçilen kişinin işe yerleştirilmesine kadar devam eden süreçleri etkin bir biçimde yönetmek,
• Personelin sağlık durumunu izleyerek, bunlara ilişkin yönetim kararlarını hızlı bir şekilde almak,
• Personel eğitimlerini, iş tanımlarına ve personelin yetkinlik beceri gereksinimlerine göre planlamak ve bütçelemek.

İKBS’ye, insan kaynakları verisinin girilmesi yeteneğini ifade etmektedir. Öncelikle oluşturulması gerekenler; çalışan bilgisi, işletme politikaları, prosedürler ve gerekli verinin toplanması için ihtiyaç duyulan süreçlerdir. Diğer bir deyişle verinin, ne zaman, nerede ve nasıl toplanacağı soruları cevaplandırılır. Veriler toplandıktan sonra sisteme girilerek kaydedilir. Bazı veriler sisteme girilmeden önce kodlanmalıdır.
Diğer bilgisayarlardan yüklenen, dijital olarak okunabilen, yazılabilen (başvuru formu ya da sigorta raporu gibi) dokümanlardan yararlanarak, sisteme veri girişi de yapılabilir. Bilgisayara (bir işçinin çalışmaya başladığı ya da çalışmayı bitirdiği saati kaydeden makine gibi), bir bağlantı yardımıyla da veri girişi gerçekleştirilebilir. Verinin sisteme kaydedilmesinden sonra da doğruluğunun onaylanması gerekir.

Özlük enformasyonu: Ad soyad, doğum tarihi, TC kimlik, vergi numarası ve SSK sicil numarası, işe giriş bildirgesi, fotoğraf, nüfus cüzdanı ve evlilik cüzdanı fotokopileri ve ikametgâh belgesi, adli sicil kaydı, askerlik durumuna ilişkin belgeler (tecil ya da tezkere) vb.

İş analizine ilişkin enformasyon: Özellikle iş ve iş gören arasında uyumun sağlanması, bu çerçevede doğru seçim kararlarının verilebilmesi, eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi gibi amaçlarla yapılan iş analizi sonuçları

Performans değerlendirme enformasyonu: Değerlendirme dönemleri, puanları, raporları ve geri bildirim sonuçları, disiplin notları, özel ödüller vb.

Çalışanların tutumlarına ilişkin enformasyon: İşe karşı tutumlar, iş tatmini endeksleri, işe bağlılık endeksleri, devamsızlık ve işe geç gelme durumları vb.

Personel tedarik ve seçimine ilişkin enformasyon: Hangi tedarik kaynaklarından ve hangi tedarik yöntemleri kullanılarak başvuruların sağlandığı, başvuru tarihi, görüşme tarihi ve görüşmeye ilişkin sonuçlar, test değerlemeleri, işe alma nedenleri vb.

Sağlık ve kaza enformasyonu: Sağlık muayene kayıtları, kan grubu, hastane sevk tarihleri ve sonuçları, yaralanma nedenleri ve kayıtları, kayıp iş zamanı, iş kazası ve meslek hastalıklarına ilişkin enformasyon vb.

İş gücü piyasasına ilişkin enformasyon: İş gücünün yaş, cinsiyet, ırk, dil, din, milliyet, eğitim ve öğretim, yetenek, meslek itibariyle dağılımı, geleceğe yönelik değişim eğilimleriyle ilgili analiz sonuçları, benzer diğer işlerdeki ortalama ücret, çalışanların eğitim düzeyi, personel devir oranı, kaza sıklık oranı vb.