Genel olarak kabul görülen ortalama konuşma hızı dakikada 125 ve 150 sözcüktür (Belding, 2006; 57).

Telefonda profesyonel davranış için aşağıdaki adımlara dikkat edilmelidir:
Açılış konuşması
İsim ile hitap etme
Telefonda bekletme
Teknik terim kullanma
Görüşmeyi aktarma

Takım, ortak bir amaca ve ortak performans hedeflerine kilitlenen ve sorumlu oldukları şey konusunda ortak bir yaklaşım belirleyen, birbirlerini tamamlayan özelliklere sahip bireylerin oluşturduğu küçük bir gruptur. Bir başka tanımlamaya göre takım, farklı uzmanlık alanlarından gelerek becerilerinin birleştirilmesi ile bir görevi yerine getirmek üzere bir araya gelen insanlar topluluğudur.

Müşteri segmentasyonu: Müşteri ihtiyaçlarını, dolayısıyla müşterilerin bir ürün veya hizmet alırken farklı alternatifler arasından nasıl karar verdiklerini anlamaya dayanmaktadır.

Çalışan devri, işletmenin insan gücü sağlama ve işe alıştırma masraflarını arttırır. Bir çalışanın işten ayrılması ve yerine yeni bir çalışanın alınması, işe alım ilanları, seçme sınavları, testler, işe alma,yerleştirme ve ücretlendirme gibi çalışan bölümleri için ek işler yaratır ve bunlar birer maliyet niteliğindedir. Ayrıca deneyimsizliğin vermiş olduğu verim düşüklüğü, hatalar, iş kazaları, üretim kayıpları da yeni masraflara yol açabilmektedir.

Genel olarak müşteri profilleri; sabırsız aceleci müşteri, bilinçli müşteri, konuşkan müşteri, suskun müşteri, tutucu müşteri, inatçı müşteri, kararsız müşteri ve şüpheci müşteri olarak sıralanmaktadır. Dolayısıyla yukarıda verilenlerin hepsi genel müşteri profilleri arasındadır.

Konuşkan müşterinin zaman sıkıntısı yoktur.Cevap C'dir.

Telefonda iletişim kurarken dikkat edilmesi gereken hususlar da şu şekilde sıralanabilir: • Arayan taraf öncelikle kendini tanıtarak, karşısındakinin durumunun konuşmak için uygun olup olmadığını öğrenmelidir. • Telefon en fazla beş kere çaldırılır ve gülümseyerek açılmalıdır. Tebessümle beraber harekete geçecek yüz kasları ses tonunu etkileyecek, kulağa daha olumlu gelmesini sağlayacaktır. • Konuşma hızı ve ses değişimleri iyi ayarlanmalıdır. Çok hızlı ya da monotonluk derecesinde yavaş konuşmaktan sakınılmalıdır. Sesin kalınlığı ve yüksekliği, uygun zamanlarda değiştirilerek, konuşmaya dinamizm kazandırılmalıdır. • İyi bir sebep olmadıkça, diğer bireyin sözü kesilmemelidir. • Beklemeye alınmadan önce izin istenmeli ve onay alındıktan sonra beklemeye alınmalıdır. • Diğer bireyin söyledikleri ve ihtiyaçlarının anlaşılması için çaba gösterilmelidir. • Konuşmayı adeta bir “sözlü el sıkışma” şeklinde bitirmeye dikkat edilmelidir. • Telefonda iyi konuşmak doğuştan bir yetenek değil, sonradan kazanılan bir yetenektir.

Değişim; bir şeylerin bitmesi, yeni ve farklı bir başka şeyin başlamasıyla ortaya çıkar. Eskiden, yeniye doğru bir geçiş sürecidir. Bu süreç içinde bireyler eski olanı unutmak, yeni olanı öğrenmek ve uygulamak zorundadırlar. Değişim, bilinen ve alışılmış olandan bilinmeyene doğru bir yolculuktur ve bu nedenle değişim sürecinde bireyler fiziksel ve zihinsel olarak tepki verirler. Bireyler için değişimin gerçekleşme hızı da sıkıntı yaratmaktadır. Kaynar suya bir kurbağa atıldığını düşünün. Kurbağanın tepkisi hemen sudan fırlayarak çıkmak olacaktır. Bu örnekteki gibi insanlar da ani ve hızlı değişimlere tepki gösterirler. Çünkü değişim hızı, bireylerin oluşturduğu güvenli alanlarından çıkmalarına ve güvenlik duygusunun kaybolmasına neden olur. Bu durum da, bireylerde kaygı ve endişe hislerine yol açar. Ayrıca değişim sürecinde eski alışkanlıklar çok etkilidir. Yeni alışkanlığın kazanılmasında eski alışkanlıklar, bağlılıklar direnç gösterir. Bu nedenle değişimin önündeki engel bireyin psikolojisi, duyguları yani bireyin kendisidir.

Değişime karşı olumsuz tutum alma, direnç göstermenin bazı psikolojik nedenleri şu şekilde sıralanabilir:

• Güvenlik ihtiyacı
• Belirsizlik korkusu
• Alışkanlıkları değiştirme endişesi
• Değişim süresine ait bilgi sahibi olmama
• Başarısızlık yaşama endişesi
• Eski durumun sağladığı faydaların gitmesi, çıkar kaybı
• Değişim sürecinin zorluğu
• Kapalı ve dar görüşlülük
• Deneyimler ve tecrübeler
• Kendine güvenmeme

Planlı kişisel değişim yaşayacak bireyler bu süreçte yaşadıkları, yaşayabilecekleri olumsuz duyguları belirlemelidirler. Belirledikten sonra da bu duyguları nasıl yöneteceklerini planlamalıdırlar. Doğru cevap D'dir.

Balık kılçığı tekniğinde, balığın baş tarafı problemi tanımlamaktadır. Aynı şekilde her kılçık, problemi yaratan nedenlerdir. Balık kılçığı tekniği şu adımlardan oluşmaktadır: • Birinci Adım: Bir çizgi çizilerek en başa problemin konusu yazılır. • İkinci Adım: Ana nedenler çizgi üzerine yazılır. • Üçüncü Adım: Üzerinde çalışılacak ana nedenler belirlenir. • Dördüncü Adım: Ana nedenlere etki eden diğer faktörler belirlenerek yazılır. Diğer faktörler, alt nedenler belirlenirken beyin fırtınası yöntemi kullanılabilir. • Beşinci Adım: Belirlenen diğer faktörler oylanarak en önemlileri belirlenir. Belirlenen en önemli faktörler önem derecesine göre numaralandırılır.

Hizmetleri mallardan, ürünlerden ayıran özellikler mevcuttur. Bu özellikler:
Hizmet soyuttur.
Hizmet stoklanamaz, tekrar satılamaz ve iade edilemez
Hizmetin üretimi ve tüketimi eş zamanlıdır.
Hizmetler çeşitlilik gösterir.
Hizmetlere olan talep değişkendir.
Hizmetlerin üretiminde emek yoğundur.
Hizmetler çeşitlilik gösterir: Hizmetlerin üretimi, birey davranışları ile şekillenir. Hizmetin kalitesi, bireye göre değişeceği gibi aynı bireyin kime, nerede ve nasıl hizmet verdiğine bağlı olarak değişkenlik gösterir. Ayrıca değişkenlikte zaman faktörü de etkilidir. Farklı veya aynı bireyin sunduğu hizmetin kalitesi zamanla da değişebilir. Hizmeti veren bireyin kişilik özellikleri, enerjisi, motivasyonu, iş yükü gibi faktörler de hizmetin kalitesini değiştirebilir. Üretici ile tüketici arasındaki ilişki ve içinde bulunulan durum, hizmette değişkenlik yaşanmasına neden olabilir.

Müşteri temsilcisi, gereken durumlarda müşteriyi telefonda bekletebilmektedir. Bekletme sebebi ne olursa olsun bekletme sebebinin müşteriye aktarılması ve bekletebilmek için müşteriden izin alınması gerekmektedir. Bu esnada müşteriye tahmini bekleme süresi de belirtilmelidir. Bekleme durumu müşteri tarafından kabul edilmiş ve tahmini bekleme süresi aşılmış ise belirli aralıklarla müşteri ile tekrar konuşup yapılan işlem hakkında bilgi verilmelidir.

İşletmeler sundukları hizmetin kalitesini yükseltmek için hizmet standartları oluşturmalıdır. Aynı zamanda belirlenen hizmet standartları hizmet sağlayacak çalışanlara iletilmelidir. Bunun yanı sıra hizmetin kalitesini belirleyecek olan çalışanların özenle seçilmesi, eğitim ve gelişim faaliyetlerinin odağında olması ve motive edilmesi çok önemlidir.

Değişim dönemlerinde bazı bireylerin yaşadığı duygular bazen endişe, kafa karışıklığı, korku, kuşku, umutsuzluk gibi son derece tehlikeli düzeylere kadar gidebilir. Ayrıca değişim süreci işletme çalışanları arasında farklı tepkilerle karşılanır. Değişime açık olan bireylerle, değişime direnci yüksek olan bireylerin çatışması sonucu ciddi anlaşmazlıklar ortaya çıkabilir. Değişime açık olanlar, direnç gösterenlerin gizli ya da açık mücadelesiyle de baş etmek zorunda kalırlar. Bu tarz duygusal farklılıklar ve bu farklılıklar nedeniyle oluşan farklı tepkiler, değişim sürecinde kaçınılmaz olarak yaşanacaktır. Değişim sürecinin başarıyla tamamlanması, işletme çalışanlarının değişime inanmaları ve değişim sürecine kendilerini adamaları ile ulaşılacaktır. Bu nedenle çalışanların değişim sürecinde yaşayacağı duyguların bilinmesi ve bu duygulara göre işletmenin yapısına uygun stratejiler oluşturulması liderler için önemlidir. Bireyler, değişim sürecinde genellikle inkâr, direnme, araştırma, kabullenme ve adama olmak üzere aşama aşama beş temel duyguyu yaşarlar. Çalışanların bazıları duygularını yönetip aşamaları hızlıca geçer ve değişime uyum sağlar. Bazıları da bu duygulara takılıp kalır ve aşamalarda geçiş sağlayamazlar. Liderlerin görevi, çalışanlarının bu aşamalardaki duygusal sorunları hızlı bir şekilde aşmalarını ve geçişlerini sağlayarak değişim sürecine uyumu sağlamaktır. Değişim sürecinin aşamalarında yaşanan duygular ayrıntılı olarak şu başlıklar altında ele alınabilir:

• İnkâr: Birey bilinçli olarak değişim yokmuş veya olmayacakmış gibi davranarak mevcut yaptıklarını yapmaya, eskisi gibi çalışmaya devam eder. Bunu yaparken kendisini iyi hisseder çünkü risk almayarak kendisini koruduğunu düşünür. Değişim için ihtiyaçları neler ve nasıl değişebileceğini sorgulamaz, araştırmaz.
• Direnme: Değişim gerçeği ile yüz yüze gelen birey, inkâr duygusunun etkisinden kaynaklanan tepkisizliğini bırakır. Endişe, kızgınlık, hayal kırıklığı, korku gibi duygularla “Bu neden benim başıma geldi? Bunu hak etmek için ben ne yaptım? Bu zaman doğru bir zaman mı?” gibi sorularla her şeyi sorgulamaya başlarlar. Bireyin bir ayağı geçmişte, bir ayağı gelecektedir. Bir sarkaç gibi geçmiş ve gelecek arasında gidip gelir. Değişmemenin zararlarını görmekte, diğer taraftan geçmişten kopamamaktadır. Geçmiş alışkanlıklarından vazgeçmek ve geleceğe, yani değişime odaklanmak için bireyin ciddi bir çaba göstermesi gerekir. Birey bu aşamada bir taraftan moral bozukluğu, kontrolsüzlük duyguları yaşar; diğer taraftan sinirli, kızgın bir şekilde olsa da çözümler üretmeye başlar.
• Araştırma: Bu aşamada birey kendini geleceğe odaklar, bu odaklanmanın etkisiyle enerjisi ve coşkusu artmaya başlar. Değişim sürecinde kendinden beklenen davranışları dener ve başarılar elde etmeye başlar. Kendine güven duygusu geri dönmekte, geleceğini kontrol edebileceği duygusu güçlenmektedir. Olumsuz duygular adım adım yerini olumlu duygulara bırakmaya başlar. Kendine güven duygusunun artması ve küçük başarıların etkisiyle birey yeni sorumluluklarını daha iyi anlamaya çalışır. Birey ilişkiler geliştirmek için yollar aramaya başlar öğrenmeye açık, istekli hale gelir. Bu aşamada, bireylerde enerji yüksekliği ve çok sayıda yeni fikir olacaktır ancak odaklanma yetersiz kalacaktır.
• Değişimi Kabullenme: Bireyler değişim süresi boyunca öğrendiklerini detaylı düşünmeye ve değişim sayesinde elde ettiği başarılarını fark etmeye başlarlar. Bu bilince ulaşanlar, deneyimlerini benzer durumdaki diğer bireylerle paylaşmaya başlarlar ve onları gelecek konusunda cesaretlendirirler.
• Değişime Adanma: Kendine, başkalarına güven duygusunun artması ve öğrendiklerini işine ve yaşama aktarmanın yarattığı olumlu etkilerle birey artık kendisini değişime adamaya hazır hale gelir. Onun için gelecek, artık bugündür. Hedeflerini, hayallerini yeniden yaratmaya başlamıştır. Bunların gerçekleşmesi için de eylem planları hazırlıyordur. Artık bu aşamada birey değişimi yakalamış ve geleceğine uyarlamıştır. Doğru cevap C'dir.

Ayrıca stres, farklı koşullara göre olumlu veya olumsuz etkilere de yol açabilmektedir. Selye olumlu stresi "oustress" olumsuz stresi "disstress" olarak tanımlamaktadır (Selye, 1956). Stresin bu
özelliği, Quick ve Quick tarafından da dile getirilmiştir. Bu yazarlar stresli bir durumu, işletmelerde çalışanların işlev ve performanslarını olumlu yönde etkilerse "olumlu stres", hastalık yapıcı veya zararlı bir şekilde etkilerse "olumsuz stres" olarak adlandırmışlardır.

Genel olarak stres tepkisi yaratan durumlar üç grupta toplanabilir:

Fiziki çevreden kaynaklanan sorunlar: Hava kirliliği, gürültü, trafik, fazla ya da az ışık, kalabalık, radyasyon, sıcaklık, soğukluk, toz vb. örnek verilebilir.

İş yaşamından kaynaklanan sorunlar: Ağır iş, aşırı yüklenme, karar verme güçlükleriyle dolu büyük sorumluluk getiren işler, zaman baskısı altında çalışma, rollerdeki belirsizlik, bireyler arası çatışmalar iş yaşamından kaynaklı sorunlardır.

Psiko-sosyal öğelerden kaynaklanan sorunlar: Psiko-sosyal öğelerden kaynaklı sorunlar kendi aralarında üçe ayrılır:

• Günlük stresler: Günlük hayatın basit gerilimleridir. Örneğin trafikte sıkışmak veya karşılaşılan bir terslik, evde işlerin aksaması, zamanla yarışmak, bir yere yetişmek, yemeğin yanması gibi durumlar günlük yaşamda oldukça sık yaşanılan streslerdir.
• Gelişimsel stresler: Gelişimsel nitelikteki olayların sebep olduğu streslerdir. Burada söz konusu olan çocuk veya yetişkinlerin kronolojik durumu ile ortaya çıkan gelişimleridir. Örneğin, çocuğun okula başlaması, yetişkinlikten iş yaşamına geçiş, orta yaşın sonlarında yaşanan orta yaş krizi, menopoz ve andropoz bu duruma örnek verilebilir.
• Yaşam krizleri niteliğindeki stresler: Her yaşama başlı başına biçim verecek nitelikteki olayların yarattığı streslerdir. Örneğin, kanser vb. ciddi hastalıklar, doğum, aile bireylerinden birinin ölümü, işten çıkarılma, iş bulamama gibi durumlar yaşam niteliğindeki krizlere örnektir. Doğru cevap B'dir.

Görüşme sırasında müşteri temsilcisinin kullanmaması gereken bazı ifadeler ve bilgiler bulunmaktadır. Bu ifadeler şu şekilde özetlenebilir:
İşletme içindeki olumsuzlukların, sorunların veya gizli bilgilerin paylaşılması,
Diğer çalışanlar ile ilgili özel veya kişisel bilgilerin paylaşılması,
İmalı ifadelerin kullanılması,
Aşırı samimi ifadelerin kullanılmasıdır.

İş yaşamında strese yol açabilecek faktörler, işin yapılış şekli ile ilgili olabileceği gibi, işletmenin yapısından, fiziksel çevre şartlarından ya da çalışanların kendi özelliklerinden kaynaklanabilir. İşletmenin yapısı ve iklimi, fiziki çevre şartları, yapılan iş, kariyer gelişimi ile ilgili nedenler ve işletme içi ilişkiler, liderlik tarzları gibi faktörler stresin potansiyel kaynakları olarak görülebilir.

Bireylerarası Çatışma: İşletmede yöneticileriyle geçimsizlik ve çalışanlar arasındaki olumsuz ilişkiler, kişiliklerin uyumsuzluğu, amirlerle, meslektaşlarla ya da memurlarla çatışma ya da tartışma, en basit işlerde bile gerginlik yaratır. Çözümü en zor olan sorun, bireylerarası çatışmadır. Doğru cevap D'dir.

Sesin perdesi: Pes, orta ve tiz sesler olmak üzere üç temel ses perdesi bulunmaktadır. Pes kalın, tiz ise ince sestir. Her üç perde de kendi içinde notalanabilir.