Kâğıt ortamında saklanan belgelerde arama ve düzeltme işlemleri uzun zaman almaktadır. Dolayısıyla hata yapma oranı da yüksektir. Nem, ısı gibi fiziksel koşullardan etkilenmesi nedeniyle uzun yıllar saklanan belgelerde deformasyon olabilir.

Genel olarak elektronik ortamda bulunan belgeler elektronik belge olarak ifade edilir. Elektronik belgeler, daha önce hazırlanmış ve kamera, tarayıcı gibi çeşitli teknolojiler kullanılarak elektronik ortama aktarılan belgeler ile tamamen elektronik ortamda hazırlanmış belgeleri kapsamaktadır.

Bir elektronik belgenin özgünlüğünü,

• İletişim tarzı,

• İletişim formu,

• İletişim durumu ve

• Muhafaza şekli olmak üzere dört faktör belirler.

Bu önlemler şöyle sıralanabilir:

• Depolama teknolojisi uygun olmalıdır.

• Belgeler düzenli ve güvenli bir şekilde yedeklenmelidir.

• Belgelerin aslı fiziksel olumsuzluklardan etkilenmeyecek şekilde; kopyaları ise kolay erişilebilecek bir konumda depolanmalıdır.

• Belgelerin taşınması için düzenli bir sistem kullanılmalıdır.

• Bütün belgeleri düzenli bir biçimde kayıt altına alabilmeli,

• Kurumun iş süreçlerini yansıtacak şekilde belgeleri düzenleyebilmeli,

• Yetkisi olmayan kişilerin müdahale etmesini engelleyebilmeli,

• Belgeleri düzenli olarak kullanıma sunabilmeli,

• Belgelere kolay erişim sağlayabilmeli,

• Üst veri tekniğinden yararlanmalıdır.

Belge bütünlüğünü korumaya yönelik uygulanacak ilkeler şöyle olmalıdır:

• Belgenin üretiminden sonra gerçekleşecek erişim, kullanım, dolaşım, saklama ve imha işlemlerine ilişkin prosedürü belirlemek,
• Belgenin kaybolmasını önlemek ve eğer kaybolduysa yeniden üretmek üzere prosedürü belirlemek,
• Muhafaza sırasında oluşabilecek bozukluklara karşı belge kimliğini ve bütünlüğünü garanti altına alacak ilkeleri uygulamak,
• Belgenin aslı ve kopyasının birbirine karışmasını önlemek amacıyla özgün belge tanımını ortaya koymak ve kayıtlı hale getirmek,
• Belgenin hukuki, yönetsel ve teknik değerini belirlemek için dokümantasyon oluşturmak ve korumak.

Elektronik belge yönetimi ile;

• Güvenilirlik,

• Tamlık,

• Erişilebilirlik,

• Dayanıklılık sağlamak ve sürdürmek hedeflenir.

Genel olarak elektronik belge yönetimi, üretiminden arşivlenme aşamasına kadarki süreçte belgelerin güvenli, tam, erişilebilir ve dayanıklı bir şekilde korunması, kullanıma sunulması ile muhafaza edilmesini sağlayan disiplinler ve uygulamalar bütünüdür.

Elektronik belge yönetim sisteminin genel özellikleri şöyle sıralanabilir:

Bir elektronik belge yönetim sisteminin temel unsurları şöyle sıralanabilir:

• Deneyimli ve uzman bir yönetici,

• Belge kullanıcıları,

• Belgeler üzerinde uygulanacak yetki ve sınırlamalar, sorumluluklar gibi belge politikaları,

• Belirlenen politikaları yürütmek üzere belirlenen ilke ve yöntemleri içeren rehber kaynaklar,

• Hukuksal düzenlemeler,

• Elektronik belge yönetimine yönelik olarak yapılandırılan yazılımsal ve donanımsal bilgisayar altyapısı.

Elektronik imza, bir elektronik belgeye eklenen veya elektronik belgeyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulaması yapmak amacıyla kullanılan elektronik veri olarak tanımlanabilir. Elektronik imzanın oluşturulmasına ilişkin farklı kriterler bulunsa da temel olarak imza sahibinin kimliğini tespit etmeyi ve imzalanmış elektronik belge üzerinde sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının belirlenmesini sağlayan uygulamadır.

Belge kayıt üst verisi, belgelerin üretilmesi, sisteme kayıt edilmesi, sınıflandırılması, ihtiyaç duyulduğunda erişilmesi, korunması ve düzenlenmesi işlemlerine temel oluşturan bilgidir. Belge kayıt üst verisi ile üretilen belgelerin kimliği belirlenebilir, doğruluğu kanıtlanabilir, durumu saptanabilir. Kamu kurum ve kuruluşları elektronik belgelerine kimlik kazandırabilmek amacıyla üst veri setleri oluşturarak belge yönetim sistemlerinde kullanmalıdır. Elektronik belge yönetim sistemlerinde üst veri kullanımınıstandart hale getirme çalışmaları sürmektedir.

Tam metin erişim tekniğinde, arama yapmak için yazılan anahtar kelime ile kaynaklardaki bütün kelimeler karşılaştırılır, birbiriyle eşleşen kavramlar bulunur. Örneğin bir internet arama motoruna, tarama yaptırmak istediğiniz anahtar kelimeyi yazdığınızda, bütün terimler taranır ve anahtar kelime ile eşleşen sonuçlar rapor olarak sunulur, siz de aradığınız sonuca tıklayarak ulaşırsınız.

• Belgeler üzerinde yürütülmekte olan işlemlerle ilgili bilgi sağlar.

• Belge bazında işlevleri ortaya koyar, belgeleri başlangıçta belirlenen kurallara göre dizinler,

  benzer uygulamalara ait belgeler arasında bağlantılar kurar.

• Belgeler henüz üretim aşamasındayken güvenlik nedenleriyle erişim hakkının denetlenmesini sağlar.

• Yetkisi olmayan kurum çalışanlarının belgelere erişmesini ve kullanmasını sınırlandırır.

• İşlevi kalmayan belgelerin belirlenmesine ve böylece depolama maliyetlerinin düşürülmesine

  yardımcı olur.

• Elektronik belge yönetim sistemi için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları,

• Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimler,

• Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimler,

• Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler,

• Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler,

• Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması.

   

Belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretiminden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç, üretim, dağıtım, kullanım, muhafaza ve düzenleme olmak üzere beşevreden oluşur.

Bu modele göre geleneksel belge yaşam döngüsünde evreler arasında işlevsel kopukluklar meydana gelebileceği, bunun sonucunda da belgenin değerini yitirebileceği öngörülmektedir. Önceki evrelerde yapılmasıgereken işlemlerde herhangi bir eksiklik ya da hata gerçekleşirse son evreye gelindiğinde belge yönetimi anlamında büyük sorunlar yaşanabileceği vurgulanmaktadır.