Bireysel bilgi, işletme çalışanlarının elde ettikleri veri ve enformasyonu, kendi geçmiş bilgi ve tecrübeleriyle bütünleştirerek, amaca yönelik biçime dönüştürmeleriyle oluşmaktadır. Bu anlamda bireysel bilgi, belirli bireylere ait ve kişiye özgü bilgilerdir.

Kurumsal bilgi işletmenin sahip olduğu ve işletmeye mal olmuş bilgidir. Kurumsal bilgi, bireysel bilgilerin iş süreçlerine ve işletme kararlarına yansıtılması yoluyla işletmenin etkinliği, denetimi, yönetimi, geliştirilmesiyle ilgili olarak yeniden biçimlenen ve işletmeye has bir nitelik kazanan bilgidir. Bu nedenle kurumsal bilgi, kurumsal gelişmeler doğrultusunda ortaya çıkan, planlı, düzenli ve sürekli bir çalışmayı gerektiren bir sürecin ürünüdür.

İşletmelerde günlük iş süreçlerinin sağlıklı olarak yerine getirilebilmesi, farklı yönetim düzeylerindeki karar vericilerin gerektiği zamanda doğru kararlar verebilmeleri için, ihtiyaçlar doğrultusunda, bireysel bilginin kurumsal bilgiye ve tersine kurumsal bilginin bireysel bilgiye dönüştürülmesi, yeniden şekillendirilmesi, işletme içinde bilgi akışının sistemli bir biçimde sağlanması gereklidir. Bu amaçla, işletmenin sahip olduğu bilgi kaynaklarını saptaması, bilgi kaynaklarının nerede ve ne şekilde bulunduğunu, içeriğinin ne olduğunu, ulaşılabilirliğini, yararlılığını belirlemesi, bilginin işletmede ihtiyaç duyan kişi ve birimlere iletilmesini sağlayan bir yapı ortaya koyması gerekir.

Bilgi yönetimi; işletmenin bilgi ihtiyaçlarını karşılamak, çalışanlarının bireysel bilgilerini geliştirmek, işletme için yeni bilgiler üretmek, ürettiği yeni bilgileri kullanmak yoluyla işletmenin katma değerini arttırmak amaçlarına yönelik bir süreçtir.

İşletmelerde bilgi kaynaklarının belirlenmesi ve tanımlanması bilginin sınıflandırılmasını içermektedir. Bu ilk adımı izleyen adımlarsa bilginin çeşitli yaklaşımlarla edinilmesi, depolanması, yayılması, kullanılması, uygulanması, son olarak bilginin değerlendirilmesi ve ölçülmesi biçimindedir. Ancak belirtilmesi gereken diğer bir nokta, birbiriyle bağlantılı olan bu adımların eş zamanlı olarak yürütüldüğüdür

Elde edildiği kaynağa göre bilgi, dış kaynaklı bilgi ve iç kaynaklı bilgi olmak üzere iki başlık altında incelenir:

1. Dış kaynaklı bilgi; işletmenin çevresinden sağlanan her türlü bilgidir. Bu bilgiler, işletmenin içinde bulunduğu sektöre ilişkin bilgiler, müşteriler, hammadde satıcıları, nakliye şirketleri, rakipleri, dağıtım kanalları, ülkenin ve diğer ülkelerin ekonomik, politik ve sosyal durumuyla ilgili bilgiler, kanunlar, teknolojik yenilikler gibi işletme dışından elde edilen bilgilerdir.
2. İç kaynaklı bilgi; işletmenin içinden elde edilen bilgiler olup, daha çok işletmenin iç işlevlerinin denetimde kullanılırlar. İç bilgi kaynaklarını iki grupta değerlendirmek mümkündür. Bunlardan birincisi, işletme çalışanları, ikincisiyse işletmenin faaliyetleri, yasal yükümlülükleri sonucunda üretilen ve kullanılan belgelerle çeşitli yayınlardan oluşan kaynaklardır.

Niteliğine göre bilgi sınıflandırması aşağıdaki gibidir:

1. Kapalı Bilgi; kişilerin akıllarına deneyim ve iş uygulamaları aracılığıyla oturttuğu, belleklerinde, davranışlarında ve algılamalarında yerleşik olan bilgidir.
2. Açık Bilgi; kelimeler, rakamlar, bilimsel formüller, çeşitli görsel-işitsel ya da diğer benzer araçlarla ifade edilebilen bilgidir. Kitap, belge, rapor ve notlarda yer alan ya da işletmenin hizmet içi eğitim çalışmalarında oluşturulan bilgilerdir.

İşletmelerin bilgi edinimi iç ve dış bilgi kaynaklarını kullanarak, çevresel değişimlere yönelik veri ve enformasyonun sağlanmasını, bu veri ve enformasyonu ortaya çıkarabilmek, bunlardan yeni bilgiler üretebilmek için çeşitli tekniklerin kullanılmasını içermektedir.

İçsel bilgi edinimi, mevcut teknoloji, bu teknolojiyi geliştirenleri anlama, tecrübe yoluyla öğrenme, denemelerde bulunma, sürekli süreç iyileştirme ve eleştirel yaklaşımla oluşur. Tecrübe yoluyla öğrenme, geçmiş başarı ve başarısızlıkları kapsar. İşletme geçmiş başarı ya da başarısızlıklarını değerlendirerek bilgi edinmekte, bu bilgiyi gelecek kararlarına aktarmaktadır. Deneylerse Ar-Ge faaliyetleri ve pilot projelerle ilgilidir. Özgün yenilikler bu biçimde oluşturulmakta ve yeni süreçler ortaya çıkarılmaktadır.

İçsel bilgi ediniminde, açık ve kapalı bilgi türlerinin birbirine dönüştürülmesi ile de yeni bilgi üretimi gerçekleştirilebilir. Söz konusu bilgi üretimi dört biçimde oluşturulabilir:

1. Kapalı Bilgiden Kapalı Bilgiye: Bireylerin, sahip olduğu kişisel bilgiyi, başka bireylerle paylaşması sürecidir. Bu paylaşım, gözlem, taklit ve uygulamayla gerçekleşir. Bu şekilde edinilen bilgi, bilgiyi alan kişinin kendi kapalı bilgilerine yenilerini eklemesi biçiminde olup, kapalı bilgi yeni bir kapalı bilgiye dönüşmüş olur. Bu süreç sosyalleştirme olarak adlandırılmaktadır. Usta-çırak ilişkileri, bu tür bilgi transferi ya da bilgi üretimine örnektir.
2. Açık Bilgiden Açık Bilgiye: Yeni bilginin, farklı, ancak birbiriyle ilişkilendirildiğinde uyumlu bir bütün oluşturacak şekilde açık bilgilerin bir araya getirilmesiyle oluşturulması sürecidir. Çeşitli enformasyonları toplayıp, bir rapor biçimine dönüştürmek, bu tür bilgi dönüşümüne örnek olarak verilebilir. Bu tür dönüşüm süreci birleştirme olarak ifade edilir.
3. Kapalı Bilgiden Açık Bilgiye: Kapalı bilginin kelimeler, rakamlar, görsel ya da işitsel araçlar yardımıyla açık bilgiye dönüştürülmesi, diğer kişi ve birimlerle paylaşılması sürecidir. Örneğin; bir fabrikada gözlem yapan denetçinin gözlemlerini rapor biçimine getirmesi, kapalı bilginin açık bilgiye dönüştürülmesidir. Bu süreç dışsallaştırma olarak adlandırılır.
4. Açık Bilgiden Kapalı Bilgiye: Açık bilgi kaynaklarını kullanıp deneyim elde etme biçimindeki bilgi üretme sürecidir. Yaparak öğrenme söz konusudur. Açık bilginin özümsenmesiyle becerinin, deneyimin arttırılması ya da yenilerinin eklenmesi biçiminde açık bilgiyi uygulayanın kendi kapalı bilgilerini arttırmasıdır. Bu süreç de içselleştirme olarak tanımlanmaktadır.

Dışsal bilgi edinimi, konferanslara, fuarlara, eğitim programlarına katılma, danışman kullanma, ekonomik, sosyal ve teknolojik eğilimleri izleme, müşterilerle rakip işletmeleri izleme, yeni personel alımı, diğer işletmelerle işbirliği yapma ve stratejik ortaklıklar kurma faaliyetlerini içerir.

Dışsal bilgi ediniminde, taklit etme, satın alma ya da kiralama yaklaşımlarından da yararlanılabilir.

Bilgiyi taklit etme, bir işletmenin başka bir işletmede başarılı bulduğu bir uygulamayı yada herhangi bir konuda üretilen yeni bilgiyi örnek alarak, kendisine uygulaması ve kullanmasıdır. Bilginin taklit edilmesinde çok kullanılan yöntemlerden biri de kıyaslama (benchmarking) yöntemidir. Kıyaslama, bir işletmenin kendisini, rakip işletmeler, diğer sektörler ve dış pazardaki uygulamalarla karşılaştırıp, en iyi uygulamaları örnek alarak zayıf yönlerini geliştirmesi anlamına gelmektedir.

Bilginin satın alınması, bilgiye sahip olan bir işletmeyi satın almak ya da işletmenin ihtiyaç duyduğu bilgiye sahip olan kişileri istihdam etmek biçiminde gerçekleşir. Bu yaklaşımla bilgi edinmede başarı, satın alınan işletmede bilginin nerede olduğunu belirlemek ve değerlendirmek için çaba göstermeye, satın alma sürecinde ve sonrasında, bilgi işçilerini ve bilgi ortamını korumaya, var olan ve yeni edinilen bilgilerin uygun şekilde bütünleştirilmesine bağlı olabilecektir.

Bilginin kiralanması, bilginin kaynağını kiralamak anlamındadır. Söz konusu yaklaşıma verilebilecek örnek, işletmede gerçekleştirilecek proje için geçici olarak bir danışman kullanma yoluna gidilmesidir.

Bilginin depolanmasıyla bilgi, bireyi aşıp işletmenin mülkiyetine geçecek ve bireysel bilgiden kurumsal bilgiye dönüşmüş olacaktır.

Kurumsal bellek, işletmedeki bilgisayarların iç/dış bellekleri ile klasik dosya/klasör biçimindeki yapısal bellek ve işletme çalışanlarının belleklerinden oluşan iki tür belleğin birleşimidir. Kurumsal bellek, bilgi teknoloji ve sistemlerini, kurumsal prosedür ve rutinler; işletmenin hikayesi ve efsanelerini, ortak bir misyon ve kurum kültürü gibi unsurları da içermektedir.

Kurumsal bellek, işletmenin kurulduğu günden bugününe dek geçen süre boyunca edinilmiş olan veri ve enformasyonları depolar. Söz konusu veri ve enformasyonlar, gerektiği yer ve zamanda, işletme süreçleriyle kararlarında kullanılmak üzere, kurumsal bellekten çağrılır ve tekrar tekrar kullanılabilir.

Bilginin işletme içinde yayılması, diğer bir ifadeyle bilginin dağıtılması, içsel ve dışsal kaynaklardan edinilen bilgilerin işletme içinde paylaşılması, bilgi akışının sağlanmasıdır. Bu aşama, işletmede doğru bilginin doğru kişi ve birimlere, en kısa zamanda sağlanabilmesi için gerçekleştirilen uygulama ve süreçlerin tümünü kapsar.

Bilginin uygulanması aşaması, işletmenin edindiği, depoladığı ve işletme içinde yaydığı bilginin pazarlama, üretim, yeni ürün geliştirme, yönetim gibi faaliyetlerinde uygulamaya geçirilerek, bilgiden faydalanılmasını içermektedir.

Yapılan araştırmalar, bilginin üç farklı biçimde kullanılabileceğini ortaya koymaktadır. Bunlardan ilki, bilginin doğrudan kullanılmasıdır. Doğrudan kullanımda bilgiden, bir problemin çözümünde ya da karar verme sürecinde yararlanılır. İkinci kullanım biçimi, bilginin dolaylı kullanılmasıdır. Dolaylı kullanım, bilginin bir konuya ilişkin olarak genel bakış açısı kazanma, aydınlanma ve bilgi birikimini arttırmaya yönelik olarak kullanılmasıdır. Bilginin dolaylı kullanımı, uzun vadede ortaya çıkabilecek problemlerin çözümünde ya da karar sürecinde daha sağlıklı düşünebilmek için belirli bir birikim sağlayabilecektir. Sonuncu kullanım biçimiyse sembolik kullanımdır. Sembolik bilgi kullanımı, bilginin istenen amaca uygun düşmeyecek biçimde kullanılmasıdır. Piyasa araştırması sonuçlarının çarpıtılması, bir bilginin bilinçli olarak saklanması ya da yalnızca bireylerin ve işletmelerin çıkarlarına uygun düşen kısmının ortaya konması, bilginin sembolik olarak kullanılma örnekleridir.

Bilginin değerlendirilmesi, bilgi kullanımının verimliliğinin de gözden geçirildiği aşamadır. Bilgiyi değerlendirmek ve ölçmek, kısaca bilginin işletmeye ne ölçüde katkı yaptığını hesaplamaktır.

Bilgi haritaları, çeşitli metinler, rakamlar, şekiller, semboller kullanılarak hazırlanan, bilgi kaynaklarıyla bilgiye ihtiyaç duyanlar arasındaki bağlantıyı sağlayan bir erişim aracıdır.

Bilgi haritaları, hangi bilginin nerede bulunduğunu gösterdiğinden, normal şartlarda ulaşılması zor olan bilgilere kolayca erişebilme fırsatı sunmaktadır.

İşletmelerde bilgi akışı, işletme içinde ve dışında bulunan kişi ve birimler arasındaki iletişim aracılığıyla gerçekleşmektedir. Bu anlamda işletmelerde iletişim, işletmenin kendi içinde, işletmeyle çevresi arasında, sürekli olarak veri, enformasyon ve bilgi alışverişine imkan sağlayan bir süreçtir.

Bilgi akışına olanak sağlayan iletişim değişik açılardan ele alındığında, yapısal işleyiş açısından iletişim, mesajın akış yönü açısından iletişim gibi sınıflandırmalar söz konusu olmaktadır.

Yapısal işleyiş açısından iletişim iki başlık altında incelenebilir:

• Biçimsel iletişim: İşletmenin amaçları doğrultusunda, belirli kurallar çerçevesinde gerçekleştirilen iletişim türüdür. Bilgi akışı hiyerarşik bir düzen içinde gerçekleşir. Bu nedenle resmi iletişim olarak da adlandırılır.
• Biçimsel olmayan iletişim: İşletme içinde çalışanların doğal olarak kurdukları resmi olmayan iletişim türüdür. Bunun için, bu tür iletişime, resmi olmayan iletişim de denir.

İşletmenin içinde gerçekleşen iletişimde, mesajın akış yönü açısından iletişim, dikey, yatay ve çapraz, biçiminde üç başlık altında ele alınabilir.

• Dikey iletişim: İşletmedeki hiyerarşik yapıda yukarıdan aşağıya doğru ya da aşağıdan yukarıya doğru olmak üzere iki yönlü gerçekleşir. İşletmenin hiyerarşik yapısı içinde hem en üst düzeydeki yöneticilerden daha alt düzeylere doğru, hem de en alt düzey çalışanlarından daha üst düzeylere doğru akış izleyen bir iletişim biçimidir.
• Yatay iletişim: İşletmede, aynı düzeyde bulunan farklı birimlerin kendi çalışanları arasında ve birimler arasında gerçekleşen iletişimdir. Yatay iletişimde temel olarak koordinasyon sağlama ve yönlendirme işlevlerine ilişkin bilgi paylaşılır.
• Çapraz iletişim: Bu iletişim biçimi hiyerarşik yapıyı dikkate almaksızın farklı hiyerarşik düzeyde yer alan birimler ya da işgörenlerin arasında gerçekleşen iletişim biçimidir. Problem çözme ya da proje geliştirme amacıyla çalışma grupları ya da takımlarının, üzerinde çalıştıkları konuyu analiz edebilmeleri, çok yönlü bir bakış açısı geliştirebilmeleri çapraz iletişim ile gerçekleştirilir.

Yazılı iletişim araçları, yazılı raporlar, afişler, duyuru panoları, bültenler, broşür ve el kitapları, işletme gazeteleri ya da dergileri vb. biçimindeki araçlardır.

Sözlü iletişim araçları, bilginin daha hızlı akışını sağlarken diğer yandan, bireyler arasındaki ilişkilerin de gelişmesini ve pekişmesini sağlarlar. Telefon görüşmeleri, yüzyüze görüşme ve toplantılar, konferans ve seminerler vb. sözlü iletişim araçlarına örneklerdir.

Tek başlarına kullanıldıklarında pek fazla etkili olmayan, fakat diğer iletişim araçlarını destekleyici bir görev üstlenen görsel, işitsel araçlar, genellikle ses ve görüntüden oluşur. Bu tür iletişim araçlarına verilebilecek örnekler video, slayt, tepe göz, episkop biçiminde sıralanabilir.

İnternet, intranet, ekstranet, e-posta gibi iletişim ağlarına elektronik iletişim araçları olarak başvurulmaktadır.

İşletme bilgi sistemleri; işletmenin para, malzeme, makine, teknoloji, bilgi, insan kaynaklarının, işletme amaçları doğrultusunda en etkin ve verimli bir biçimde kullanılmasını planlamak, örgütlemek, kontrol etmek için, yönetimin ihtiyaç duyduğu işletme içi ve işletme dışı finansal ve finansal olmayan; niceliksel, niteliksel bilgileri, gerektiği yer ve zamanda, gerekli kişilere kullanabilecekleri şekilde sürekli olarak sağlamak amacıyla kurulan, çalıştırılan sistemler bütünüdür.

İşletme bilgi sistemleri, işletmenin faaliyetlerine ilişkin bilgi üreten alt sistemlerden oluşan bir bütündür. Bütünsel olarak işletme bilgi sistemleri; pazarlama bilgi sistemleri, üretim bilgi sistemleri, insan kaynakları bilgi sistemleri, muhasebe/finans bilgi sistemlerinden oluşmaktadır. Bu sistemler birbirinden bağımsız olmayıp işletme bilgi sistemlerinin ihtiyaç duyduğu bilginin üretimini ve paylaşımını sağlamak amacıyla birbirleriyle ilişki ve etkileşim içerisindedirler (S:62, Şekil 3.4).

Pazarlama bilgi sistemleri, bir işletmenin pazarlamayla ilgili kararlarının alınmasına yardımcı olacak bilgilerin toplanması, işlenmesi, saklanması, gerekli araştırmaların yapılması, analizi ve değerlendirmesini kapsayan sistemlerdir.

Üretim bilgi sistemleri, ürün ve hizmetlerin üretim sürecindeki planlama ve kontrolüne ilişkin tüm işlemleri kapsayacak bilgilerin üretilmesinden, gerekli kişi ve birimlere iletilmesinden sorumlu olan bilgi sistemleridir.

İnsan kaynakları bilgi sistemleri, işletmelerin insan kaynaklarına (çalışanlarına) ilişkin bilgileri elde etmesi, depolaması, analiz etmesi, güncelleştirmesi, stratejik ve yönetsel kararların verilmesine yardımcı olacak biçime dönüştürmesi ve dağıtmasına yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlayan bilgi sistemleridir.

Muhasebe Finans bilgi sistemi, işletmenin varlıkları ve bu varlıkların kaynakları olan sermaye ve borçlar üzerinde değişmeye neden olan finansal nitelikli işlemlere ait verileri toplayan, toplanan veriler üzerinde işlem uygulayarak sonunda bilgiye dönüştüren ve ortaya çıkan bilgileri raporlayarak ilgili kişi ve birimlere ileten bilgi sistemleridir.