Bilgi sistemleri, işletmelerde en azdan en çoğa doğru farklı boyutlarda değişimi yaratabilirler. Bilgi sistemleriyle sağlanabilecek başlıca değişimler, süreçlerin otomatikleştirilmesi, standart olarak yürütülen işlerin verimliliğinin artırılması, iş süreçlerinin analiz edilmesi, basitleştirilmesi ve yeniden tasarlanmasıdır.

İşletmelerde bilgi sistemlerinin kurulması ya da yenilenmesinin pek çok nedenleri olabilir. Bu nedenler:

• Gelişen teknoloji, önceleri saklanması ve işlenmesi ekonomik olmayan bilgilerin işlenme maliyetlerinin önemli ölçüde düşmesine neden olmaktadır. Gelişmiş teknolojiden faydalanan işletmeler rakiplerine göre avantaj elde ederler.
• İşletmenin büyümesi ve sisteme yeni bilgi türlerinin katılması da bilgi işlem talebinin artmasına neden olmaktadır. Bu durum ihtiyaçların karşılanmasında var olan bilgi sisteminin yetersiz kalması sonucunu doğurabilir.
• Eskiyen teknolojinin işletme maliyetlerini yükseltmesi ve benzer işlemlerin yeni teknolojiyle daha ucuza yapılabilir olmasıdır.
• Var olan bilgi sisteminin yenilenmesi ihtiyacı, işletmenin ya da teknolojinin gelişmesiyle ilgili olmaksızın, yasalar ya da yönetmeliklerdeki değişmeler sonucu ortaya çıkabilmektedir.

Problem çözmeye sistem yaklaşımı, işletme problemlerini çözmek amacıyla bilgi sistemlerinin geliştirilmesi söz konusu olduğunda bilgi sistemleri geliştirme ya da uygulama geliştirme olarak adlandırılır. Problem çözmeye sistem yaklaşımı, problemleri ve fırsatları tanımlamak, sonra da bunun üzerine uygun ve elverişli çözümler geliştirmek için, sistemler uyumunu dikkate almaktadır.

Bir problemi analiz etme ve çözüm bulma, aşağıdaki karşılıklı ilişkili faaliyetleri içermektedir:

• Sistem düşüncesini kullanarak bir problemin ya da olanağın var olduğunu kabul etmek ve tanımlamak.
• Alternatif sistem çözümleri geliştirmek ve değerlendirmek.
• İhtiyaçları en iyi karşılayan sistem çözümünü seçmek.
• Seçilen sistem çözümünü tasarlamak.
• Tasarlanmış olan sistem çözümünü başarılı bir şekilde uygulamak ve değerlendirmek.

Sistem geliştirmeye ilişkin faaliyetler; planlama sistem araştırması, sistem analizi, sistem tasarımı, sistemi yürütme, sistemi kullanma, sistemin bakımı olarak sıralanabilmektedir.

İşletmeler, sistem geliştirme faaliyeti sonucunda iş olanaklarını elde edip edemeyecekleri, önceliklerinin neler olduğu, bilgi teknolojilerinin, iş önceliklerine eğilen bilgi sistemi çözümlerini nasıl karşılayacağı sorularını sistem araştırması aşamasında cevaplamaktadır.

Fizibilite çalışmasındaki amaç, sistem geliştirme çalışmasının (projesinin) olabilirliğini araştırmaktır. Fizibilite çalışması sonucunda genel olarak projenin planı ve tahmini bütçesi ortaya çıkmaktadır. Bu aşamada;

• Yeni sisteme gerçekte ihtiyaç var mıdır?
• Sistemin gerçekleştirilmesi için neye ihtiyaç vardır?
• Ne kadar süreye ihtiyaç var?
• Tahmini bütçe nedir?
• Yararları ve zorlukları nelerdir?

sorularına cevap aranır.

Fizibilite çalışmasında önerilen sistem çözümü için şu boyutların ele alınması gerekir:

• Teknik fizibilite: Sistemin teknik olarak içerdiği riskler ve teknik olanaklar araştırılır.
• Operasyonel fizibilite: Oluşturulacak yeni sistem, genellikle işletmedeki bilgi paylaşımını ve bilgiye erişimi daha hızlı ve kolay hâle getirmek amacıyla gerçekleştirilmektedir.
• Çizelgeleme fizibilitesi. Belirlenen zaman kısıtları içerisinde sistemi yürütmek mümkün olacak mı? sorusuyla ilişkilidir. Bu amaçla günümüzde Gantt ve PERT gibi teknikler kullanılmaktadır.
• Ekonomik fizibilite. İşletmenin, sistemi kurmak için bütçesinin yetip yetmeyeceğinin, önerilen sistemin tahmini fayda ve maliyetleri dikkate alınarak ekonomik olup olmadığının değerlendirilmesidir.

Gantt çizelgesi, problemin tanımından geliştirilen sistemin işletilmesine kadar geçen süre içerisinde gerçekleştirilecek olan bütün faaliyetlerin ne zaman başlayıp biteceğini gösterir. Ayrıca sistemin geliştirme sürecindeki önemli durak noktalarını da gösterir.

PERT (Program Evaluation Review Techniques), zaman, araç, maliyet ve kontrol gereklerine en iyi cevap veren bir yaklaşımdır. Aralarındaki öncüllük ve zaman ilişkisi sayesinde bütünleşik bir yapının oluşmasını sağlayan birçok faaliyetin ağ şeklinde düzenlenmesini esas alan bir tekniktir.

Ekonomik fizibilitenin değerlendirilmesindeki fayda maliyet analizinde, fayda ve maliyetler yüksek derecede belirlilik gösteriyorsa somut olarak nitelenirken belirsizlik gösteriyorsa soyut olarak nitelendirilmektedir. Somut maliyetler, donanım ya da yazılım maliyetleri, personel ücret ve maaşları, bir bilgi sistemi çözümünün geliştirilmesi ve uygulanmasında gerekli olan diğer ölçülebilir maliyetlerdir. Soyut maliyetleri ölçmek zordur. Yeni sistemin kurulmasından kaynaklanan hatalar ve kargaşalar nedeniyle müşteri üzerindeki prestij ya da personeldeki moral kaybı soyut maliyetlere örnek olarak verilebilir. Somut faydalar, personelin azalması nedeniyle ücret maliyetindeki düşüş ya da stokun azalması nedeniyle stok taşıma giderlerindeki düşüş gibi olumlu sonuçlardır. Soyut faydaları da tahmin etmek zordur. Yönetimle ilgili daha hızlı ve doğru bilgi elde etme ya da müşteriye daha iyi hizmet sunma, soyut faydaya örnek olarak verilebilir.

Sistem analizi, sorunun tanımlanması, nedenlerinin tespiti, çözüm belirlenmesi ve çözüm için gerekli enformasyon ihtiyaçlarının belirlenmesini kapsamaktadır. Sistemin, öğe ve fonksiyonları teker teker ele alınarak, ayrıntılı bir şekilde tanımlanır. Bu incelemede; gelecekteki hedefler, bilgi kaynakları ve ihtiyaçları ayrıntılı bir şekilde belirlenir.

Sistem analizi aşamasında, sistem geliştirme çalışmasını yürütecek proje takımı da oluşturulur. Proje takımı, kullanıcı ve bilgi sistemi analistlerinden ayrı ayrı birer takım ya da kullanıcı ve analistlerden oluşan tek bir karma takım olabilir. Sistem geliştirme projesinin başarısı için kullanıcının aktif rol oynaması özellikle önemlidir.

Sistem analizinin başarıya ulaşması için sistemin çok iyi anlaşılması, bunun için de sistem analistinin bir uzman araştırmacı gibi davranması gerekmektedir. Bu nedenle sistemin nasıl çalıştığını ve çalışma maliyetinin ne kadar olduğunu anlamak, sistem analizinin en önemli bölümünü oluşturmaktadır.

Bilgi ihtiyaçlarının analizi kullanıcının yeni sistemde görmek istediklerinin, beklentilerinin ve görmek istemediklerinin belirlenmesidir. Bu ihtiyaçlarının belirlenebilmesi için çeşitli bilgi toplama yöntemleri bulunmaktadır. Bunlar;

• Kişisel görüşmeler, mülakat,
• Gözlemler,
• Kayıt taramaları,
• Anketler,
• Ortak Uygulama Tasarımı (JAD-Joint Application Design),
• İş süreçlerinin yeniden yapılanmasıdır (BPR-Business Process Reengineering).

Analist aşağıdaki soruların cevaplarını bulmaya çalışarak ihtiyaçları analiz edebilecektir:

• Hangi kararları düzenli olarak alıyorsunuz?
• Bu kararları vermek için hangi bilgilere ihtiyaç duyuyorsunuz?
• Hâlihazırda hangi bilgileri alabiliyorsunuz?
• Hangi bilgileri almak istiyorsunuz?
• Hangi özel çalışmaların yapılmasını istiyorsunuz?
• Hangi ticari raporların kurum içerisinde dolaştırılmasını istiyorsunuz?
• Hangi konular üzerinde düzenli olarak bilgilendirilmek istiyorsunuz?
• Mevcut bilgi sisteminde yapılabilecek en gerekli iyileştirmeler neler olabilir?

Ortak uygulama tasarımı (JAD-Joint Application Design), yüz yüze görüşme yöntemine alternatif olarak, IBM tarafından geliştirilmiştir. Bu yöntem, grup mülakat olarak da tanımlanmaktadır. Ayrı mülakatlar yerine bilgi sistemi personeli ve bir kullanıcı grubuyla 4 saatten 1 haftaya kadar süren bir ya da birden fazla çalışma oturumundan oluşmaktadır. JAD kullanımının nedeni, kişisel görüşmelerdeki yüksek maliyetten ve zamandan tasarruf sağlamaktır. Bunun yanı sıra, enformasyon gereksinimlerinin değerlendirme sonuçlarının kalitesini geliştirmek ve katılımcı süreçlerin bir sonucu olarak, yeni bilgi sistemleriyle daha fazla kullanıcı tanımlaması yaratmaktır. JAD’a aşağıda listelenen durumlarda başvurulabilir:

• Kullanıcı gruplarının huzursuz olduğu ve genel bir probleme standart olmayan yeni bir çözüm istendiğinde
• Kurumsal kültür, farklı seviyelerden çalışan grupları arasında müşterek problem çözme davranışlarını desteklediğinde
• Sistem analistleri, genişletilmiş grup görüşmelerinde ortaya çıkacak olası düşüncelerin birebir görüşmelerle oluşturulan düşünce sayısından çok olabileceğini tahmin ettiğinde
• 2-4 günlük zaman süresince kurumsal iş akışının, anahtar personelin yokluğuna izin verdiğinde

JAD oturumlarında, farklı özgeçmişleri ve becerileriyle katkı sağlayacak analistler, kullanıcılar, yöneticiler gibi farklı katılımcılar yer alır. JAD uygulamalarının modern, ancak pahalı olduğu bilinmektedir.

İş süreçlerinin yeniden yapılanması (BPR-Business Process Reengineering), sistem ihtiyaçlarının belirlenmesinde yararlanılan en popüler yöntemlerden biridir. Bu yöntemde, yeni bir işletme kurulsa nasıl olurdu sorusunu sormak gerekmektedir. Bu nedenle bu yaklaşımda önemli olan, var olanı düzeltmek değil, bütün süreçleri yeniden planlamaktır. İş süreçlerinin yeniden yapılanmasının temelinde yatan fikir, sadece her bir iş sürecini geliştirmek değil, bir işletmenin bölümleri arasında gerçekleşen tüm veri akışını yeniden düzenlemektir. Amaç, gereksiz adımların ortadan kaldırılması, bir arada olması gerekenlerin birleştirilmesi ve böylelikle gelecekteki değişikliklere karşı daha fazla duyarlı olmayı sağlamaktır.

İş süreçlerinin yapılandırılmasında asıl sorulması gereken soru, şu anda yapamadığımız şeyleri yapmak için teknolojiyi nasıl kullanabiliriz olmalıdır.

Sistem analizi, bir sistemin enformasyon gereksinimlerini yerine getirmek için, ne yapılması gerektiğini tanımlamaktadır. Sistem tasarımıysa sistemin, bu amacı nasıl gerçekleştireceğini göstermektedir. Bilgi sistemi tasarımı, o sistem için kapsamlı bir plan ya da modeldir. Bir binanın ya da evin ayrıntılı planı gibi, bu da sisteme şekil veren ve yapısını oluşturan tüm ayrıntıları içermektedir.

Sistem analizi ve tasarımında akış şemaları, veri sözlüğü, veri akış diyagramları, yapısal şemalar, yapısal dil, karar tabloları, karar ağaçları, varlık ilişki diyagramları, CASE araçları gibi pek çok araç kullanılmaktadır.

Akış şemaları, sistem tasarımında kullanılan en eski tasarım tekniğidir. Şemalarla tüm bilgi sistemindeki veri, enformasyon, bilgi ve iş akışı, yapılacak işlemin türünü gösteren özel bazı semboller kullanılarak gösterilir.

Veri akış diyagramları, sistem geliştirmede kullanılan ve sistemin grafiksel olarak gösterimine imkân sağlayan çok yaygın bir araçtır. Veri akışı, dışsal birim, veri deposu ve süreç olmak üzere dört öğeden oluşmaktadır.

Süreç mantığı içinde birçok şartlı durum söz konusu olduğunda ve her bir durum farklı işlemlerin yapılmasını gerektirdiğinde ortaya çıkan karmaşık çözüm mantığının anlaşılması karar tabloları ile daha kolaylaşmaktadır.

Sistem tasarımı şu alt işlemleri içermektedir (S:80, Şekil 4.2):

• Çıktı tasarımı: Bilgi sisteminin kullanımının ve kabulünün garanti altına alınmasını sağlayan yararlı bir çıktının oluşmasına destek verir.
• Girdi tasarımı: Girdinin niteliği, çıktının kalitesini belirlemektedir. İyi tasarlanmış girdi şekilleri, ekranlar ve etkileşimli web tabanlı formların, etkililik, doğruluk, kullanım kolaylığı, uygunluk, sadelik ve çekicilik amaçlarını karşılaması gerekir.
• Veritabanı tasarımı: Veri, doğru ve tutarlı (bir bütünlüğe sahip) olmalıdır. Veritabanı tasarımının amaçları, etkin bir şekilde güncelleme yapma ve yeniden düzenleme imkanı vermesinin yanı sıra, etkin bir veri depolama olanağı da yaratmasıdır.
• Arayüz tasarımı: Kullanıcı ara yüzü, kullanıcının sistemle etkileşmesiyle ilgili bir mekanizmadır.

Yürütme, çalışan bir sistem üreten fiziksel ve kavramsal kaynakların temin edilmesi ve sistemle bütünleştirilmesi olarak tanımlanmaktadır.

Sistem yürütme faaliyetleri şunlardır (S:81, Şekil, 4.3):

• Donanım, yazılım ve hizmetlerin edinimi
• Verinin dönüştürülmesi
• Kullanıcı eğitimi
• Dönüşüm
  • Paralel
  • Pilot
  • Aşamalı
  • Doğrudan

Belli başlı donanım değerlendirme faktörleri şunlardır (S:82, Tablo 4.1):

• Performans
• Maliyet
• Güvenirlik
• Uyumluluk
• Teknoloji
• Ergonomi
• Bağlanabilirlik
• Ölçeklenebilirlik
• Yazılım
• Destek

Belli başlı yazılım değerlendirme faktörleri şunlardır (S:82, Tablo 4.2):

• Nitelik
• Etkililik
• Esneklik
• Güvenlik
• Bağlanabilirlik
• Bakım
• Dokümantasyon
• Donanım
• Diğer faktörler (performansı, maliyeti, güvenirliği, uyumluluğu, modülerliği, teknolojisi, ergonomisi, ölçeklenebilirliği ve destek özellikleri nedir?)

Bilgi sistemi hizmetleri ile ilgili değerlendirme faktörleri şunlardır (S:83, Tablo 4.3):

• Performans
• Sistem geliştirme
• Bakım
• Dönüşüm
• Eğitim
• Yedekleme
• Erişebilirlik
• İş durumu
• Donanım
• Yazılım

Sistemin test edilmesi, yazılımın hatalardan ayıklanması, test edilmesi, web site (eğer varsa) performansının test edilmesi ve yeni donanımın test edilmesi süreçlerinden oluşur. Testin bir diğer önemli parçası da ekran görüntüleri, rapor ve diğer çıktı prototiplerinin (ilk örnek) gözden geçirilmesidir.

Kullanıcıların, tüm bilgi sistemini test verileriyle test etmeleri Alfa testi, gerçek verilerle gerçek kullanıcı ortamında test etmeleri de Beta testi olarak bilinmektedir.

Yeni sistemin tam olarak çalıştığı anlaşılana kadar, eski sistemle yeni sistemin aynı anda çalıştırılmasıdır.

Yeni sistemi sadece tek bir şube ya da bölüm gibi işletmenin sınırlı alanlarında çalıştırmaktır.

Yeni sistemin parça parça uygulamaya konmasıdır.

Eski sistemin yenisiyle doğrudan değiştirilmesidir. Doğrudan dönüşüm stratejisi, soğuk duş yaklaşımı olarak da adlandırılmaktadır.

Kullanıcılar, sistemi, planlama aşamasında, tanımlanmış amaçlarını gerçekleştirmek için kullanır. Dönüşüm sürecinden sonra, yeni sistemin izlenmesi ve kontrol edilmesi gerekir. Sistemin, önceden belirlenen amaçları gerçekleştirip gerçekleştirmediği incelenir. Değerlendirmenin, yeni sisteme geçişten birkaç ay sonra başlaması önerilir. Bu bekleme süresi, kullanıcı kabulü ve direnci, kaygılar, öğrenme eğrisi gibi çeşitli faktörlerin yerine oturmasına imkân verir. Aynı zamanda bu süre içinde beklenmedik problemler de ortaya çıkabilir.

Sistem çalışır durumdayken hataları düzeltmek, gereksinimleri karşılamak ya da sürecin verimliliğini arttırmak için sisteme bakım uygulanmalıdır. Üretim sisteminin hatalarını düzeltmek, gereksinimleri karşılamak ya da sürecin verimliliğini arttırmak için donanım, yazılım, belge ya da işlemlerde gerçekleştirilen değişikliklere, bakım denir.

Bakım faaliyeti, işletme için oluşturulan iş amaçlarını karşılayacak sistemin yeniden yürütülmesini sağlayan yürütme sonrası incelemeyi de kapsamaktadır.

Özel bakım taleplerinin sırası ve niteliği sistemden sisteme farklılık göstermekle birlikte, dört temel bakım faaliyeti gerçekleştirilebilir.

1. Düzeltici bakım: Yürütmeyi test etme süresince programlamadaki arızalar, virüsler ve mantık hatalarını düzeltmeyle ilgili faaliyetlerdir.
2. Uyarlamalı bakım: İş ya da faaliyetlerdeki değişikliklere uyum sağlamak için mevcut fonksiyonları düzenlemek ya da yeni fonksiyonlar eklemeyle ilgili faaliyetlerdir.
3. Mükemmelleştirici bakım: Fonksiyon ya da ara yüz performansını, geliştirmesi planlanan mevcut sistemle ilgili yapılan değişiklikleri kapsamaktadır.
4. Önleyici bakım: Mevcut sistemin, hizmet süresinin uzatılması ya da sistem arızası olasılıklarını azaltması, planlanan faaliyetlerle ilgilidir. En düşük önceliği olan bakım faaliyeti, genellikle önleyici bakım olmakla birlikte, yine de yüksek değer katan bir fonksiyondur, işletme için sisteme yapılan yatırımın tam değerini gerçekleştiren hayati bir önem taşımaktadır.

Alternatif sistem kurma yaklaşımları arasında; geleneksel sistem geliştirme yaşam döngüsü, prototipleme, uygulama yazılım paketleri, son kullanıcı geliştirme, bilgisayar destekli yazılım mühendisliği (CASE- Computer Aided Software Engineering) ve nesne yönelimli yaklaşım sayılabilir.

Yaşam döngüsü metodolojisi, sistem kurmayı ve sistem geliştirmeyi uygun bir biçimde adımlara bölen, çok aşamalı bir yaklaşımdır. Bu yaklaşımda bir adımın sonucu, bir sonraki ya da diğer takip eden adımlara girdi sağlamaktadır. Bu aşamaların ayrımı konusunda kesin bir görüş birliği bulunmamaktadır. Buna rağmen, önceki kesimde aktarılan sistem analizi, sistem tasarımı, sistemin yürütülmesi ve sistemin kullanımı biçimindeki aşamalar, genel olarak kabul görmektedir. Sistem geliştirme yaşam döngüsü (SGYD) yaklaşımı, sistem geliştirme için oluşturulan proje grubu üyelerine, yapıla gelen ve yapılmakta olunanlar konusunda tam ve güncel dokümantasyon üretilmesini teşvik etmekte ve sıkı bir denetimi öngörmektedir.

Sistem geliştirme yaşam döngüsü (SGYD) gerçekleştirilirken değişik modeller kullanılmaktadır. Şelale ve sarmal model, söz konusu modellerden ikisidir. Klasik şelale modelinde, yaşam döngüsünü oluşturan her bir aşama, geri dönüşsüz işler. Geri beslemeli şelale modelinde ise bir aşama gerçekleştirilirken ilave bilgilerin alınması için, önceki aşamaya dönülmesi gerekebileceği düşüncesinden hareket edilmektedir. Sarmal model ise klasik şelale modeliyle yaşanan sorunların giderilmesi için geliştirilmiştir. Bu model büyük sistemleri, giderek büyüyen küçük ve başarılı alt sistemlerin bütünü olarak ele almaktadır. Sarmal modelde klasik şelale modelinin sıralı akış özelliği korunmakta ve aşamalar üzerinde devamlı yinelemeler gerçekleştirilmektedir.

Prototip üretme, kullanıcıların değerlendirme yapması için hızlı ve ucuz bir şekilde deneysel bir sistemin kurulmasıdır. Prototipleme süreci aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır:

• Adım 1: Kullanıcıların temel gereksinimlerinin belirlenmesi
• Adım 2: Başlangıç prototipinin geliştirilmesi
• Adım 3: Prototipin kullanılması
• Adım 4: Prototipin gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi

Bir yazılım paketi, kişiler ya da işletmeler için belirli işlerin yapılmasında kendi yazılım programlarını yazma ihtiyacını ortadan kaldıran, önceden kodlanmış, kullanıma hazır, mevcut ticari programlar kümesidir. Yazılım paketleri içinde, her ne kadar sistem yazılımları ve hesap tablosu gibi genel amaçlı yazılımlar yer alsa da söz konusu paketlerin büyük çoğunluğunu uygulama yazılımları oluşturmaktadır.

Bilgi sistemlerinin geliştirilmesinde uygulama yazılım paketlerinin kullanılması, istenilen görevleri yerine getirebileceği düşünülen ve piyasada ticari olarak satılan uygulama yazılımlarından birinin satın alınmasını ve işletmenin ihtiyaçlarına uyarlanabilmesini öngörmektedir. Ancak burada temel sorun, ihtiyaç duyulan yazılım özelliklerinin belirlenmesi ve yazılım üreticilerine bu konudaki talebi duyurabilmesidir. Çoğu işletmede bordro, stok kontrol, muhasebe gibi ortak pek çok uygulama bulunmaktadır. Bu gibi standart prosedürlü genel fonksiyonlar için genelleştirilmiş bir sistem, birçok işletmenin gereksinimlerini karşılayabilecektir.

SGYD’nde zamanın büyük bir bölümü tasarım ve yürütmeye harcanmaktadır. Hazır uygulama yazılım paketinin alınması, sistemin tasarlanması, kodlanması, programların test edilmesi ve program dokümantasyonunun hazırlanması ihtiyaçlarını ortadan kaldırarak, SGYD’nün kısalmasını sağlayabilmektedir. Dolayısıyla bu yaklaşımın kullanımıyla zaman ve maliyetten tasarruf edilecektir. İşletme, uygulama yazılım paketinin cevap veremediği bazı ihtiyaçlarının karşılanmasını talep ettiğinde, buna göre yazılım paketinde değişiklik yapmak mümkün olabilmektedir. Bazı durumlarda işletme içindeki prosedürlerin uygulama yazılımına uygun hale getirilmesi bir diğer seçenek olarak ortaya çıkmaktadır. Prosedürlerle ilgili değişikliklerin işletme içinde kabulü zor olmakla birlikte, paketin, kurumsal prosedürlere uyumlu hale getirilmesi de maliyetli olabilmektedir. Mümkün olduğunda mevcut işletme prosedürlerinin yazılım paketine uyumlaştırılması, daha kolay ve ucuz olduğundan, bir kural olarak benimsenmelidir.

Yazılım paketleri kullanımının barındırdığı gizli tehlikeler bulunmaktadır: İlk olarak, bir yazılım paketinin bir işletmenin gereksinimlerini karşılamada ve amaçlarına ulaşmada ona yardımcı olması, diğer işletmelerde de aynı sonuçları sağlayacağı yanılgısına yol açabilir. İkinci olarak, yazılım şirketleri geliştirdikleri yeni yazılımlarını test etmek amacıyla pazarlamış olabilir. Bu tehlikeye düşmemek için yazılım paketinin ilk kullananı olmamak, daha önce kullananların elde ettikleri deneyimlerden faydalanmak gerekir. Üçüncü olarak farklı olumsuz sonuçlar doğurabileceğinden yazılım paketi piyasaya çıkmadan önce yazılım şirketiyle sözleşme yapılmamalı, işletme içindeki kullanıcılar tarafından tam bir kabul gerçekleşmedikçe yazılım satın alınmamalıdır.

Kullanıcıların, bilgi sistemi uzmanlarından sadece danışmanlık yardımı alarak, kendi bilgi sistemini geliştirmesi faaliyetidir. Uygulama yazılım paketleri kullanımında eğitim, donanım ve yazılımın seçimi, işletme veritabanlarına erişim ve gereksinim duyulan bilgi teknolojisinin iş ile ilgili faaliyetlerde kullanılması için analiz, tasarım ve yürütülmesi gibi konularda, bilgi sistemi profesyonelleri, kullanıcılara destek olmaktadır. Programcı olmayan kullanıcıların bile kullanabilecekleri MsExcel gibi hesap tablosu hazır yazılımları gibi, kişisel bilgisayar araçlarıyla yeni uygulamalar oluşturabilirler. Aynı zamanda HTML, Visual Basic, Java Script gibi bilgisayar dillerini kullanarak, ihtiyaçlarını karşılayacak özel bilgisayar kodu geliştirebilirler.

Bu yaklaşım, bilgisayar destekli sistem mühendisliği olarak da bilinmektedir. Sistemin geliştirilmesi için gerekli olan tekrarlı işlerin sayısını azaltmak için adım adım metodolojilerin otomatikleştirilmesine olarak tanımlanmaktadır. Başka bir ifadeyle CASE araçları, bilgi sisteminin geliştirilmesinde, elle yapılarak harcanan çabaların otomasyonunu ifade etmektedir. CASE araçları, dokümantasyon ihtiyacını karşıladığı için, geliştirme faaliyetini yürüten proje ekibinin çalışmalarının koordinasyonuna da yardımcı olmaktadır. Neler yapıldığını incelemek ve düzenlemek için, kullanıcılar, birbirlerinin dosyalarına erişerek, çalışmalarını kolayca paylaşabilmektedir. Eğer araçlar doğru bir şekilde, gerektiği gibi kullanılırsa verimli bir sonuç elde edilebilecektir.

Başlıca CASE araçları aşağıda sıralanmaktadır:

• Metodoloji araçları: Sistem geliştirme ile ilgili proje bilgilerine doğrudan erişim imkânı verir. Örneğin; kaydedilen bir kullanıcı mülakatının sonuçlarını, tüm ekip üyeleri görebilmektedir.
• Diyagram çizme araçları: Sistemde yer alan süreçlerin, verilerin ve kontrol yapılarının grafiksel olarak gösterilmesini sağlar.
• Ekran ve rapor üreteçleri: Sistemin kullanıcılara nasıl görüneceğiyle ilgili prototiplerin (kullanıcı ara yüzleri, ekran ve rapor üreteçleri) oluşturulmasını sağlar.
• Analiz ve kontrol araçları: Diyagramlar, formlar ve raporlardaki eksik, tutarsız ya da doğru olmayan tanımlamaları, otomatik olarak kontrol eder.
• Merkezi depo: Sistem geliştirme süresince, bilgi sistemi uzmanları tarafından tanımlanan enformasyonları, bütünleşik olarak depolamaya imkân verir.
• Dokümantasyon üreteçleri: Hem teknik, hem de kullanıcı dokümantasyonunun standart bir şekilde üretilmesine yardımcı olur.
• Program geliştirme araçları: Yapısal şemaları, kod üreteçlerini, program hata kontrolcülerini ve test verisi üreteçlerini kapsar.

Günümüzde kurumsal faaliyetlerin oldukça karmaşık bir yapıya dönüşmesi nedeniyle yeni yazılım ve uygulamaların geliştirilmesi de gittikçe zorlaşmaktadır. Bazı durumlarda geleneksel yazılım geliştirme araçlarının kullanılması, işletme problemlerinin çözümü ve iş süreçlerinin gereksinimlerine cevap vermede yetersiz kalmaktadır. Bu noktada, sözü edilen sorunlara ve durumlara, nesne yönelimli yazılım geliştirme yöntemlerinin kullanılmaya başlaması, çözüm olmuştur.

Sistem geliştirmede nesne yönelimli yaklaşım, birleştirilmiş modelleme dilinin (UML-Unified Modeling Language) standartlaştırılmasıyla 1990’larda yaygınlaşmaya başlamıştır. Bu yaklaşımla gerçekleştirilen sistem analiz ve tasarımında, kodların ve modüllerin yeniden kullanılabilirliği kolaylaşmakta, sistem geliştirme süresi kısalmakta, üretkenlik artmakta, yazılım kalitesi yükselmekte ve anlaşılabilirlik kolaylaşmaktadır.

UML, yazılım sistemlerinin belgelendirilmesi ya da görsel hale getirilmesi için kullanılan dildir. Bu dilin kullanımıyla soyut modeller tasarlanabilir, karmaşık sistemler basitleştirilebilir, analiz edilebilir ve sonrasında yazılım geliştirme ortamlarına dönüştürülebilir.

UML, bir takım grafiksel diyagramları kullanarak, sistemin farklı perspektiflerini ifade etme imkanı vermektedir. Bu diyagramlardan bazıları şunlardır:

• Kullanım durumu diyagramları: Bu diyagramlar ihtiyaç analizinde kullanılmaktadır. Amaç, sistem fonksiyonlarının, kullanıcıların bakış açısından ifade edilmesidir.
• Sınıf diyagramları: Sistemde yer alan nesne ve sınıfların, tanımlamalarının, birbirleriyle ilişkilerinin gösterildiği diyagramlardır. Sistemin uygulanacağı program ve kodların tasarımında yardımcı olmaktadır.
• Durum diyagramları: Gerçek nesnelerin, herhangi bir zaman içindeki durumunu gösteren diyagramlardır.
• Sıra diyagramları: Nesneler arası etkileşimleri ve nesnelerin birbirlerine gönderdikleri mesajların zaman sırasını gösteren diyagramlardır.
• Faaliyet diyagramları: Sistem geliştirmede, en önemli unsurlardan biri, iş süreçleridir. İş akışı olarak da adlandırılan iş sürecinin ifade edilmesi, sistemin daha iyi anlaşılması, analizi ve tasarımı bakımından oldukça etkilidir. Nesneler üzerindeki kontrol ya da nesneler arasındaki veri akışı gösterilmek istendiğinde, bu diyagramlar kullanılmaktadır.

Geleneksel yaklaşım:

• Ya veri ya da süreç merkezlidir.
• Sistem geliştirmede yukarıdan aşağıya yaklaşımı kullanır.
• Her aşamanın sonunda, spesifik dokümanlar üretilir.
• Üç temel model ya da diyagram kullanılır (birim-ilişki diyagramı, veri akış diyagramı, veri sözlüğü).
• Sistemin tasarımı ve geliştirilmesi için gerekli veriler, tek bir veri sözlüğündedir.
• Sistem girdi ve çıktıları, veri akış diyagramından belirlenir.
• Süreçler, veri birimleriyle etkileşimlidir.
• Süreçler, girdi alıp çıktı üretirler.

Nesne yönelimli yaklaşım:

• Sistemi, hem veri hem de süreci içeren bağımsız nesneler grubu olarak görür.
• Sistem geliştirme yaşam döngüsü aşamalarında, adım adım yaklaşımı benimser.
• Aşamalar arası geçişte kesin adımlar yoktur.
• Her aşamanın sonunda spesifik doküman yoktur.
• Yaklaşık on üç model ya da diyagram kullanılır.
• Veri için tek bir saklama yeri yoktur.
• Girdi ve çıktılar, pek çok sıra diyagramında dağınık olarak yer almıştır.
• Nesneler, insanlarla ve birbirleriyle etkileşimlidir.
• Nesneler, mesaj yollarlar ve mesaj alırlar.

Hızlı uygulama geliştirme (RAD-Rapid Application Development), sistem geliştirmeye nesne yönelimli bir yaklaşımdır. Çeşitli yazılım araçlarını içermekle birlikte temelde bir geliştirme metodudur. Prototipleme ve RAD kavramsal olarak birbirlerine çok yakındır. Her ikisi de sistem geliştirme yaşam döngüsünün bilgi sisteminin tasarımı ve uygulanması aşamaları arasında gereken kısaltmayı amaçlamaktadır. Sonuç olarak, deşişen iş ihtiyaçlarını hızlı bir şekilde karşılamaya çalışması açısından, her ikisi de birbirine çok benzemektedir.

Büyük ölçekli iş uygulamalarının oluşturulma sürecini daha da hızlandırmak için bileşen tabanlı geliştirme yaklaşımından yararlanılmaktadır. Bu yaklaşıma, işletmeler tarafından yaygın bir şekilde kullanılan grafiksel ara yüz ile çevrim içi (online) sipariş kabiliyetinin bütünleştirilmesi gibi faaliyetleri gerçekleştirirken başvurulur. Bileşen tabanlı geliştirme, çalışma süresince tekrar kullanılabilen, bağımsız olarak planlanan, geliştirilen, yayınlanan, düzenlenen vb. taşınabilir yazılım yapı taşlarını ve bloklarını oluşturmayı ve bu yapı taşlarını bir araya getirerek yazılım uygulamalarını en hızlı şekilde oluşturmayı hedefleyen bir yaklaşımdır. 

Son yıllarda işletmeler, bilgi sistemlerinin kurum içi ve kurum dışı faaliyetlerinin bütünleştirilmesinin dışında, mevcut sistemi geliştirmek ya da yeni bilgi sistemi uygulamaları oluşturmak için web servislerini kullanmaktadırlar. Evrensel standartları kullanan bu uygulama hizmetlerinin geliştirilmesi ya da kurulması, özel bileşenlerden çok daha az masraflı ve daha kolay olacaktır. Web servisleri, belirli faaliyetleri kendileri gerçekleştirebilmektedir. Buna ilaveten kredi kartı kontrol, tedarik ya da ürün siparişi gibi karmaşık işlemleri yerine getirebilmek için, pek çok web servisini aynı anda kullanabilmektedir. Web servisleri, kullanıcının sahip olduğu aracın bilgisayar ya da cep telefonu olmasına ve kullanılan işletim sisteminin Windows ya da Linux olmasına bakmaksızın iletişim kurabilen ve veri paylaşabilen yazılım bileşenlerini oluşturur. Söz konusu bu yazılım bileşenleri, iş süreçlerini diğer işletmelerle birlikte gerçekleştirecek olan sistemin oluşturulmasında önemli maliyet tasarrufları yaratabilirler.

Servis tabanlı mimari (SOA), iş süreçleriyle teknolojik alt yapıların kesiştiği nokta olarak ifade edilebilir. SOA, birbiriyle yerden ve konumdan bağımsız bir şeffaflıkta kolayca haberleşebilen bileşenlerin oluşturduğu bir mimari sunmaktadır. Bu yaklaşımda sağlanan servis (örneğin; ürün siparişi) bir bileşen tarafından sağlanan bir davranış biçimidir. Bu bileşen, ara yüz tanımı üzerinden diğer bileşenlerce kullanılabilir. Bir servis ağı, adreslenebilir bir ara yüze sahiptir. Servisler kendi aralarında birbirlerini kullanabilir ve dinamik olarak nerede bulundukları keşfedilebilir. SOA ile işletmeler, yüksek kaliteli yeniden kullanılabilir servislere erişebilmekte, projelerde zamandan ve paradan tasarruf sağlamakta, bilgi teknolojisinin yükünü azaltmakta, değişikliklere çok hızlı cevap vermekte, iş süreçlerinin yönetimini geliştirebilmektedir.