Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumsal iş süreçleri içerisinde belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, saklanması, tasfiye edilmesi, arşivlenmesi ve imha edilmesi işlemlerini yerine getirmek için gerekli olan her türlü kuram ve uygulamayı kapsayan prosedürler, standartlar ve yazılımdan oluşan geniş bir yapıdır.

Kurumun elektronik belge yönetimi ihtiyacına cevap verebilecek, kurumsal etkinliklerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme işi genel olarak aşağıdaki adımları içerir:
1. Olurluk incelemesi geliştirme
2. Sistemi planlama
3. İhtiyaç analizi tasarlama
4. Sistemi tasarlama
5. Sistemi uygulama
6. Sistem bakımı
7. Gözden geçirme ve değerlendirme

Kurumlarda üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standartların belirlenmesi amacıyla Türk Standartları Enstitüsü tarafından TS-13298 Elektronk Belge Yönetimi (Haziran 2009) standardı yayımlanmıştır.

İhtiyaç değerlendirmesi adımı, yeni bir belge yönetim programı uygulamaya veya mevcut sistemi güncellemeye gerek olup olmadığını belirlemede yeterli bilgi toplamak için tasarlanmıştır. Değişiklik yapmanın nedenlerini, mevcut yapının güçlü ve zayıf yanlarını yeni yapıyla kıyaslayarak değerlendirilmesini kapsar.

• Belge aramada zaman tasarrufu
• Bilgiyi daha doğru elde etme
• Belge gizliliğinin sağlanması
• Kontrollü belge erişimi
• Azalan personel giderleri
• Depolama maliyetindeki azalma

Sistemi planlama yöneticilerden alınan yetkiyle başlar. Yürütülecek olan proje, bir elektronik belge yönetim sistemini güncellemek ya da yeniden kurmak olabilir. Alınan proje ne olursa olsun sonuçta başarıya ulaşmak bir başka ifadeyle tüm paydaşlar ve kurum için yararlı bir ürün ortaya koymak iyi bir sistem planlaması gerektirir. Karar verilen projeye başlamadan önce projenin nasıl gerçekleştirileceği kararı verilmelidir. Projede görev alacak insan kaynağı sayısı, projenin büyüklüğü, kapsamı, projenin aciliyeti veya karmaşıklığı genellikle belirleyici faktörler olacaktır.

Herhangi bir EBYS projesi tamamlandığında teslim edilecek ana unsur tamamen işlevsel bir EBYS’dir. Bunu yanında aşağıdakilerin tamamı ya da bir kısmı teslime dâhil edilebilir:
• Yeni bir kayıt yönetim politikası raporu,
• Bir değerlendirme politikası ve elektronik kayıtlar için prosedürler,
• Kurumsal bilgi oluşturulma ve yönetimi için bir takım prosedürler,
• Tüm personel için yeni bir eğitim programı,
• Yeni sistemin etkinliğini ölçmek için yeni bir performans yönetim şeması,
• Hayati belgeler ve afet planlaması için program veya politika

• Proje yöneticisi
• Proje hedeflerinin sağlanması ve kaynakların verimli yönetilmesi için bir heyet
• Proje sürecinde mevcut çalışmaları izlemek üzere bir yönetim ekibi
• Çalışmaları günü gününe yürütmek için personel, uzman.

Temel olarak ihtiyaçlar iki ana grupta incelenebilir:
• İşlevsel İhtiyaçlar: Sistem ile çevresi arasındaki iletişimi belirleyen ihtiyaçlardır. İşlevsel ihtiyaçlar ayrıca sistemin herhangi bir durum karşısındaki davranışını belirler.
• İşlevsel Olmayan İhtiyaçlar: Kullanıcı sorunundan bağımsız olarak çözülmesi gereken sorunlar işlevsel olmayan ihtiyaçlar olarak tanımlanır.

Testlerin amacı, sorunsuz ve hatasız çalışan, doğru sonuçlar üreten, sağlam bir sistem ortaya çıkmasını sağlamaktır. Bu yüzden hata ya da kusur bulabilmek testler gerçekleştirilir. Yapılan bu testlerin, deneme testleri ve kabul testleri olmak üzere iki türü vardır:
• Deneme Testleri: İşlevlerin doğru bir şekilde yerine getirilip getirilmediğini anlamak için yapılır.
• Kabul Testleri: Sistemin istendiği gibi çalıştığını kullanıcıya ya da kurumun üst yöneticilerine kanıtlandığı testlerdir.

Her sistemde olduğu gibi EBYS’nde de bakım aşaması söz konusu olduğunda aşağıdaki bir takım riskler göz ardı edilmemelidir:
• Geliştirme ve test ortamının bulunması,
• Personel devamlılığı,
• Personel deneyimi,
• Eski teknolojinin getirebileceği zorluklar,
• Müşteri memnuniyetsizliği,
• Eski yazılıma değişiklik uygulamanın güçlüğü,
• Eski yazılımı yeniden geliştirme arzusu.

Bir elektronik belge yönetiminin uygulanmasında genel olarak aşağıdaki adımlar izlenir:
• Mevcut durumun değerlendirilmesi
• Değişim yönetim planlarının geliştirilmesi ve uygulanması
• Performans göstergelerini içeren olurluk incelemesi geliştirmek

Aşağıdaki nedenlerden dolayı kapasite geliştirme stratejileri uygulanabilir:
• Elektronik belge yönetiminde bilgi, yetkinlik ve beceri eksikliği,
•Elektronik belge yönetimi için standartların, uygulamaların ve prosedürlerin olmaması,
• Kurumlarda, elektronik belge yönetimi konusunda danışmanlık vermede ve uygun donanım ve yazılım belirlemede uzman yetersizliği,

Elektronik belge yönetimi kapsamında çalışanlara yönelik uygulanacak eğitimler aşağıdaki konuları kapsamalıdır:
• Belgelerin önemi,
• Hangi belgelerin elektronik belge olduğu,
• Personel sorumlulukları,
• EBYS’nde elektronik belgelerin kaydedilmesi,
• Elektronik belge güvenliği,
• Elektronik belgeler için uygun üstveri kaydı.

Etkili ve sürdürülebilir kapasite geliştirme stratejilerinde aşağıdaki unsurlara yer verilmelidir:
• İhtiyaçların ve önceliklerin belirlenmesi,
• Kültürel, çevresel, sosyal ve ekonomik faktörleri dikkate alan bir politikanın varlığı,
• Eğitim ve sürekli mesleki gelişim odaklı insan kaynaklarının geliştirilmesi,
• Hükümetin en yüksek düzeyde aktif, görünür ve kararlı desteği,
• Rol ve sorumluluk atamaları,
• Finans kaynaklarının sağlanması,
• Elektronik belge yönetim konusunda yerel eğitim kurumlarının güçlendirilmesi,
• Bölgesel ve uluslararası düzeylerde ortaklıklar ve işbirliği için elverişli bir ortam yaratılması.

Kurumlarda üretilen belgelere uygulanacak işlemlerde nasıl bir yol izleneceğinin önceden bilinmesi, uygulama sırasında meydana gelebilecek problemlerin önünü kesecektir. Üretilen belgelerle nasıl baş edileceğinin bilinmesi doğru uygulamaların gerçekleştirilmesini sağlayarak belgelerin zarar görmesini engelleyecektir. Belge yönetim politikası; belge üretim ve kaydetme ile ilgili stratejileri, imha, koruma ve erişim stratejilerini içerir.

Belgeleri tekrar elde edilemeyecek şekilde yok etme süreci imha stratejileri kapsamındadır. Önceden belirlenen saklama sürelerine göre ömrü tamamlanan elektronik belgelerin yetkili bir kullanıcı kontrolünde silinmesi gerekir. Bir elektronik belgenin hangi koşullarda yok edilmesi gerektiği hakkında stratejilerin belgenin yaşam sürecinden önceden planlanması gerekir.

EBYS’ne erişim kontrolü ve güvenliği sağlama adına aşağıdaki unsurlarla ilgili prosedürler oluşturulmalıdır:
• Sisteme giriş,
• Erişim hakları,
• Kullanıcı profilleri,
• Kullanıcı roller,
• Kullanıcı grupları,
• Elektronik belgelere erişim haklarının atanması ve uygulanması,
• Bilgi edinme hakkı ve özel hayatın korunması,
• Denetim.

Bir EBYS uygulamasında hedeflenen sonuçların ölçülmesi, performans göstergeleriyle sağlanabilir. Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilebilir. Bununla beraber yeni sistemin ya da iyileştirilmesi yapılan sistemin tasarımında izlenen yöntemlerin sonuçları kullanılan performans göstergeleriyle olumlu ya da olumsuz deneyim olarak gelecekteki projelere ışık tutabilir.

Bir EBYS’ndeki olması gereken tasfiye işlem tanımları şu şekildedir:
• Sürekli Saklama: Sistem içerisindeki herhangi bir elemanın saklama kriterlerinden bir veya birkaçı nedeniyle sürekli saklanacağını ve hiçbir şekilde imha edilmemesi gerektiğini ifade eder.
• Değerlendirme: Elektronik belgenin ileri bir tarihte değerlendirileceğini ve tasfiye kararının bu değerlendirmeye göre verileceğini ifade eder.