Rezervasyon bölümünün işlevlerinin en önemlisi,
konuğun konaklama işletmesine varışından önceki evrede
hazırlanan odaların müşteriler için ayrılması ve konuğun
beklenmesidir.

Kelime anlamı yer ayırma işlemi olan
rezervasyon talebi, işletme ile müşteri arasında yapılan
sözleşmeyi ifade eder. Bu sözleşme; rezervasyon
yapılması ile başlar, müşterinin ödemesini yapıp
işletmeden ayrılması ile sona erer. Diğer bir ifade ile
rezervasyon, müşterilerin satış taleplerinin iletildiği, talebe
uygun oda olması halinde müşteri adına oda ayrılması
işleminin yapıldığı ve ilgili bilgilerin sisteme kaydedildiği
bir süreçtir. Sözleşmenin kesinlik kazanması,
rezervasyonun işletme tarafından teyit edilmesine yani
onaylanmasına bağlıdır.

İlgili işlemler şöyle sıralanabilir:
• Rezervasyon talepleri hızlı şekilde
yanıtlanmalıdır.
• Rezervasyon kabul veya reddedilmeli veya
istenen odanın henüz müsait olmaması nedeniyle
bekleme listesine alınmalı, bu şekilde yanıtsız
bırakılmamalıdır.
• Rezervasyon ile ilgili bilgiler saklanmalıdır.
• Yeni bir rezervasyonun kayıtları tutulabilmeli ve
belli bir döneme ait rezervasyonlara kolaylıkla
ulaşılabilmelidir.
• Rezervasyonun iptal edilmesi veya
gerçekleşmemesi gibi durumlar için gerekli
önlemler alınabilmelidir.
• Rezervasyonu olan müşterilerin giriş yapacağı
gün, ayrıntılı raporlama yapılabilmelidir.
• Oda satışında önbüroyu destekleyebilmelidir

Bir konaklama işletmesi için satılabilir oda
sayısı; bir önceki akşamın boş oda sayısı ile o gün otelden
ayrılacak müşterilerin oda sayısı toplamından, o günkü
rezervasyonların çıkarılmasıyla elde edilir.

Rezervasyonları incelerken, farklı açılardan
gruplandırma yapılabilir. Sık yararlanılan gruplandırma
ölçütleri olarak;
• Kişi sayısı,
• Kullanılan iletişim aracı,
• Geliş şekli ve
• Garanti biçime göre rezervasyonlardır.

Kişi sayısına göre rezervasyonlar;
• Münferit ve
• Grup rezervasyonu olmak üzere iki gruba
ayrılmaktadır.

Konaklama işletmesinin sunduğu hizmetlerden
yararlanmak için 1 ila 9 arası kişi için yapılan
rezervasyonlardır. Telefonla yapılan rezervasyonların
büyük kısmını münferit rezervasyonlar oluşturmaktadır.
Bu tip rezervasyonlarda müşteriler işletme hakkında bilgi
sahibi olmayabilirler. Bu durumda işletme ile ilgili detaylı
bilgi verilmeli ancak abartılı ve yanlış bilgi vermekten
kaçınılmalıdır.
Müşterinin istekleri tam olarak anlaşılmalı ve nasıl bir
oda istediği, hangi tarihlerde konaklama yapacağı,
konaklayacak yetişkin ve çocuk sayıları ile yaşları
öğrenildikten sonra otelin müsaitlik durumu kontrol
edilerek rezervasyon işlemi gerçekleştirilmelidir.

Kullanılan iletişim aracına göre rezervasyonlar;
• Bireysel,
• Telefonla,
• Faksla ve
• Elektronik ortamda olmak üzere dört gruba
ayrılmaktadır.

 İlgili hususlar şöyle sıralanabilir:
• Müşteri ilgi ile karşılanmalıdır.
• Müşterinin rezervasyon talebi dikkatle
dinlenmelidir.
• Müşterinin soruları varsa cevaplandırılmalıdır.
• Rezervasyon talebine konu olan tarihlerdeki otel
müsaitliği dikkatle kontrol edilmelidir.
• Rezervasyon formu dikkatle ve eksiksiz şekilde
doldurulmalıdır.
• Rezervasyon bilgileri, müşteriye tekrarlanarak
onay alınmalıdır.
• Rezervasyon teyidinin bir nüshası müşteriye
verilmelidir.

M.I.C.E. olarak kısaltılan ve İngilizce Meeting
(Toplantı), Incentive (Teşvik), Congress (Kongre), Event
(Etkinlik) kelimelerinin baş harfleri olan terim, toplantı
organizatörlerini ifade etmektedir.

Konaklama işletmeleri; gerek seyahat
işletmeleriyle gerekse çeşitli kişi ve kuruluşlarla yapacağı görüşme ve anlaşmaların sonunda, birden fazla oda
rezervasyonu talebi alabilmektedir. Söz konusu
kuruluşların başında toplantı organizatörleri ve toplantı
büroları gelmektedir. Rezervasyon talebine konu olan
tarihlerde istenilen sayıda oda müsait ise anlaşma sağlanan
sayı kadar oda ayrılır, yani istenen sayıda oda bloke edilir.
Bir rezervasyonun grup rezervasyonu olarak
değerlendirilmesi için müşteri sayısının 10 kişiden fazla
olması gerekir.

Telefon görüşmesi için bazı konulara hassasiyet
gösterilmesi gerekmektedir:
• Telefona hemen yanıt verilmeli ve karşı taraf
selamlanmalıdır.
• Telefon, gereğinden fazla meşgul edilmemelidir.
• Telefona yanıt verildiğinde işletmenin adı açık ve
tam olarak söylenmelidir.
• Telefonda yumuşak ve sakin bir ses tonuyla
konuşulmalı, abartılı olmayacak şekilde
gülümsenmelidir.
• Telefonda öksürülmemeli ve ses tonu
yükseltilmemelidir.
• Arayan kişinin arama nedeni sorulmalıdır.
• Arayan kişinin vereceği bilgileri not etmek üzere
gerekli malzemeler bulundurulmalıdır.
• Konuşma, teşekkür ve iyi niyetlerle
sonlandırılmalıdır.

Günümüzde iletişim ve internet teknolojilerinin
gelişmesiyle birlikte kullanım sıklığı azalmış olsa da faks
halen kullanımda olan bir araçtır. Faks ile gelen
rezervasyon talepleri, yine aynı yolla veya talep edilen
farklı bir kanalla olumlu veya olumsuz bir şekilde
yanıtlanır.

Elektronik ortamda rezervasyon işlemleri üç
farklı yolla gerçekleşmektedir:
• Birincisi taleplerin elektronik posta aracılığıyla
iletilmesi,
• İkincisi rezervasyonun konaklama işletmesinin
kendi internet sitesi veya sosyal medya hesapları
üzerinden eş zamanlı olarak gerçekleştirilmesi,
• Üçüncüsü ise rezervasyonun çevrimiçi
rezervasyon internet siteleri (üçüncü parti
firmalar) üzerinden eş zamanlı olarak
gerçekleştirilmesidir.
Konaklama işletmelerinin internet sitelerinde rezervasyon
işlemleri için satış veya rezervasyon bölümleriyle
doğrudan iletişimi sağlayacak bir elektronik posta adresi
bulunması gerekmektedir. Elektronik posta ile gönderilen
rezervasyon taleplerinde, faks ile alınan ve yanıtlanan
rezervasyon taleplerinde olduğu gibi, rezervasyon talebi
elektronik posta ile yanıtlanır.

Geliş şekline göre rezervasyonlar, ürün ve
müşteri arasındaki kanalı ifade eden dağıtım kanalına
göre;
• Rezervasyon sistemleri,
• Tur operatörleri/seyahat acenteleri ve
• Özel şirketler olmak üzere üç başlıkta
incelenmektedir.

Merkezî Rezervasyon Sistemleri (Central
Reservation Systems-CRS) turizm işletmelerine ait bilgileri
uzak satış ofislerine elektronik olarak aktaran bir dağıtım
kanalı olup ilk olarak havayolu şirketlerinin koltuk
envanterinin kontrolü için oluşturulmuş içsel bir kontrol
sistemidir

Tüm global dağıtım sistemlerinin amacı, genel
olarak satıcılara güçlü dağıtım araçları sağlayarak kendi
kazançlarını veya doluluk oranlarını artırmaktır.

Dünyada dört büyük global dağıtım sistemi
kullanılmaktadır. Bunlar;
• Sabre,
• Worldspan,
• Amadeus ve
• Galileo sistemleridir.

1962 yılında Amerikan Havayolları tarafından
kurulan Sabre, dünyanın ilk bilgisayarlı rezervasyon
sistemi olma özelliğine sahiptir.

Worldspan 1990 yılında;
• Delta Havayolları’nın Datas II ve
• TWA/Northwest Havayolları’nın PARS sistemi
ile birleşmesinden oluşmuştur.
Bu iki merkezî rezervasyon sistemi, tüm kaynaklarını ve
birikimlerini ortaya koyarak Worldspan Global Seyahat
Bilgi Hizmetleri şirketini kurmuştur.

Amadeus 1987 yılında Air France, Iberia,
Lufthansa ve SAS işbirliği ile kurulmuştur. Ancak bu
ortaklık devam etmemektedir.

Galileo International ise içinde Aer Lingus, Air
Canada, Alitalia, Austrian Air, British Airways, KLM,
Olympic Air, Swissair, TAP Air Portugal, United ve USAir Havayolları’nın olduğu 11 Kuzey Amerikalı ve
Avrupalı havayolu işletmesi tarafından kurulmuştur.

Global dağıtım sistemlerinin turizm endüstrisi
için sağladığı yararlar şöyle sıralanabilir:
• Uçuş programları ile ilgili araştırma kolaylıkları,
• Diğer seyahat ve turizm ürünleri örneğin, tatil
paketleri, oto kiralama, gemi ve bu ürünlerin
mevcut durumu ile ilgili bilgi,
• Rezervasyon ve satış,
• Biletleme,
• Kullanıcı bilgilerinin korunması,
• Fiyat kotaları ve kuralları için araştırma
kolaylıkları,
• En düşük fiyatları takip edebilme,
• Gerçek zamanlı rezervasyon,
• Rezervasyon iptalleri ya da değişikliklerini
anında yapabilme,
• Beklemeden anlık değerlerle raporlara ulaşım,
• 24 saat kesintisiz destek,
• Günlük satışlarını takip etme ve geleceğe dönük
planlamalara yardımcı olma,
• Talebin nereden geldiğini görebilme,
• Mali durum hakkındaki bilgilere ulaşma,
• Tek noktadan kontrol,
• Müşterilere düzenli broşürler gönderebilme,
• Değişik turistik çekim bölgeleri sunabilme,
• Tüm işlemleri çok fazla sayıda telefon görüşmesi
ve belgegeçer (faks) ile yazışmaya gerek
kalmadan anlaşılır ve kolay bir dil ile iletişim
sağlamadır.

Otel dağıtım sistemlerinin birbirleriyle bağlantılı
iki ana fonksiyonu vardır. Bunlardan;
• İlki tüketicilerin satın alma kararlarını vermeleri
için onlara bilgi sunarak satın almaya hazırlamak,
• İkincisi ise satın almayı kolaylaştırmaktır.

Dünya Turizm Örgütü’nün (UNWTO) tanımına
göre tur operatörleri “talep oluşmadan önce ulaştırma,
konaklama ve diğer turistik hizmetleri birleştirerek belirli
bir turistik merkeze konaklama amaçlı seyahatler
düzenleyen ve bunları belirli bir ücret karşılığında halka
sunan işletmelerdir.

Dünya Turizm Örgütü’nün (UNWTO) tanımına
göre seyahat acenteleri “halka seyahatler, konaklama ve
ulaştırma hizmetleri hakkında gerekli bilgileri veren,
belirli bir komisyon karşılığı aracılık yapan” işletmelerdir.

Seyahat acenteleri;
• Perakendeci ve
• Aracılar olarak iki rol üstlenirler.
Bir taraftan müşteriler için satın alma işlevini
gerçekleştirirken diğer taraftan tedarikçiler için satış
acentesi olarak işlev görürler.

1618 sayılı kanunun 3. maddesine göre seyahat
acenteleri, verdikleri hizmetlerin niteliklerine göre A, B ve
C Grubu olmak üzere üç ayrı sınıfta toplanmışlardır.

Türkiye’de tur operatörlüğü işlevini A grubu
seyahat acenteleri üstlenmektedir ve bu uygulama sadece
bizim ülkemizde geçerlidir

A Grubu ve Geçici A Grubu Seyahat Acentesi;
bütün acentecilik faaliyetlerini yerine getirme hakkına
sahip olan ve en kapsamlı faaliyeti gösteren acentelerdir.

B Grubu Seyahat Acentesi; daha çok karşılayıcı
(incoming) olarak faaliyet gösteren görevleri
sınırlandırılmış acentelerdir. Uluslararası kara, hava ve
deniz ulaştırma araçlarının biletlerini ve A Grubu seyahat
acentelerinin düzenledikleri turların biletlerini satarlar.

C Grubu Seyahat Acentesi; yalnızca yurt içinde
Türk vatandaşları için turlar düzenlerler ve pazarlarlar.
Kendilerine A Grubu seyahat acentelerince verilen hizmeti
yerine getirir ve bu acentelerin ürünlerini pazarlarlar.

Garantili rezervasyon, konaklama işletmesinin
oda talebini “garantili” olarak teyit etmesidir.

Garantili rezervasyon türleri;
• Ön ödeme garantili,
• Kredi kartı garantili,
• Depozito garantili,
• Seyahat acentesi/tur operatörü garantili,
• Şirket garantili şeklindedir

Garantisiz rezervasyonlar, herhangi bir şekilde
garanti edilmeyen rezervasyonlardır. Bu rezervasyon
türünde otel, odayı iptal saatine kadar tutar. Genellikle bu
süre saat 16:00 veya saat 18:00’a kadardır. Eğer
müşterinin geliş saatine bağlı gecikme durumunu
bildirmesi gibi bir talebi yoksa bu süre sonunda oda başka
müşterilere satılabilir. Bu durumda rezervasyon
gerçekleşmemiş olur, buna otelcilik dilinde kullanılmamış ve iptal edilmemiş garantili rezervasyon (no-show) adı
verilir. 

Veri; işlendiğinde bilgi haline getirilebilen ve
sonuçlar çıkarılabilen; kişilerle, yerlerle, olaylarla,
süreçlerle ve fikirlerle ilgili ham bilgilerdir.

Bilgisayarlı rezervasyon sistemleri (Computer
Reservation Systems/CRS) 1950’li yılların başında
Amerikan Havayolları ile IBM’in (International Business
Machines) ortak çalışması ile oluşturulmuş ve sonrasında
hızlı bir gelişim göstererek otel işletmelerinde
yaygınlaşmıştır. Türkiye’de rezervasyon bilgi
sistemlerinin konaklama işletmelerinde kullanımı 20.
Yüzyılın son çeyreğinde başlamıştır. İlk olarak İstanbul
Sheraton Oteli 1975 yılında bilgisayar sistemine geçiş
yapmıştır. Rezervasyon bilgi sistemleri; rezervasyon
sorgulamasının yapılması, satılabilir oda denetimi,
rezervasyon kayıtlarının tutulması ve raporların
üretilmesinde büyük kolaylık sağlamaktadır. Bu yolla hem
işleyiş kolaylaşmakta hem de hizmet hızı ve kalitesi
artmaktadır.

Basit olarak rezervasyon süreci şu basamaklardan
oluşur:
• Rezervasyon talebini konaklama işletmesine
ulaştırmak,
• Rezervasyonun kabul edilebilirliğini tespit etmek,
• Oda fiyat durumlarını belirlemek,
• Rezervasyon kaydını gerçekleştirmek,
• Rezervasyon talebini teyit etmek,
• Rezervasyon kaydıyla ilgili düzenlemeler
yapmak,
• Rezervasyon raporlarını hazırlamak.

Rezervasyon kabulünde dikkat edilmesi gereken
bazı hususlar bulunmaktadır. Bunlar şöyle sıralanabilir:
• Rezervasyon kabulü en geç 3 gün içinde yazılı
olarak bildirilmelidir. Bireysel rezervasyonlarda
bu bildirim e-posta, mobil telefon mesajları ile de
yapılabilmektedir. Yazılı teyit üzerinde toplamda
ödenmesi gereken meblağın belirtilmesi
gereklidir. Kapora isteniyorsa rezervasyonun
kapora ödendikten sonra kesinleşeceği
belirtilmelidir.
• Rezervasyon işlemleri, karışıklığa mahal
vermemek amacıyla tek elden yürütülmelidir.
• Gelir yönetimi gereğince müşteri fiyat
sorduğunda öncelikle en yüksek fiyat (rack rate)
verilmelidir.
• Bayram, toplantı, festival, fuar gibi önemli
günlerdeki talep artışına bağlı olarak normal
günlere göre daha yüksek fiyat ile (özel oda
fiyatı) rezervasyon kabulü gerçekleştirilmelidir.
• Satış durdurulan tarihlerde rezervasyon kabulü
yapılmamalıdır.
• Kara listede (black list) olan müşterilerin
rezervasyonları kabul edilmemelidir.
• Kabul edilen rezervasyonlar ivedilikle otel
bilgisayar sistemine işlenmelidir.

Standart bir rezervasyon formunun içerdiği
bilgiler aşağıdaki gibidir:
• Müşterinin adı ve soyadı (Rezervasyon formunda
soyadı ve adı şeklinde yazılmaktadır),
• Otele giriş ve otelden çıkış tarihi,
• İstenilen oda sayısı ve tipi (Oda tipi, manzarası,
yatak tipi gibi bilgiler belirtilmelidir),
• Pansiyon tipi (Birden fazla pansiyon tipi
uygulanan otellerde bu bilgi önem arz
etmektedir),
• Yetişkin ve çocuk sayıları ile yaşları (Çocuk
indirimlerinin uygulanabilmesi için çocuk yaşları
belirtilmelidir),
• Otele giriş saati (Uluslararası turizm
standartlarına göre otele giriş saati 14:00 ve
otelden çıkış saati 12:00’dir. Otele giriş saatiyle
ilgili özel bir durum söz konusuysa
belirtilmelidir),
• Özel istekler (Sigara içilmeyen oda, birden fazla
oda talebinde odaların yan yana olması, odaya
çiçek konulması gibi özel istekler mutlaka
belirtilmelidir),
• Kapora/Ödeme (Rezervasyon talebine karşılık
hangi fiyatın uygulanacağı, ne kadarlık kapora
talep edileceği belirtilmelidir),
• Rezervasyonu yapan kişi (Özellikle telefonla
alınan rezervasyon taleplerinde bu kısım mutlaka
doldurulmalıdır),
• Rezervasyon referans numarası (Özellikle
bilgisayarlı sistemlerde rezervasyonların takibini
kolaylaştırmak için rezervasyonlara birer numara
verilmelidir).

Bir günlük rezervasyonları topluca göstermek
için düzenlenen rezervasyon kayıtlarına rezervasyon listesi
adı verilir.

Fiyat, bir ürün ya da hizmetten yararlanma ya da
bir ürün ya da hizmeti satın alma durumunda karşılanması
gereken parasal değer olarak tanımlanabilir.

Fiyatlamayı etkileyen faktörler şunlardır:
• İşletme içi faktörler,
• İşletme dışı faktörler.

İç faktörler şöyle sıralanabilir:
• Pazarlama amaçları,
• Pazarlama karması elemanları,
• Maliyetler,
• Fiyatlama amaçları.

Dış faktörler şöyle sıralanabilir:
• Pazar ve talebin yapısı,
• Rekabet,
• Diğer çevresel faktörler (Ekonomi, devlet gibi).

Konaklama işletmelerinin en önemli ve en fazla
gelir getiren bölümü olan odalar bölümünün satışlarının
fiyatlandırılması bazı zorlukları beraberinde getirmektedir.
Bu zorlukların nedenlerinden bazıları aşağıda
verilmektedir:
• Mevsimsellik, ölü sezonlar vb. nedenlerden
dolayı doluluk oranlarında düşüşlerin
yaşanmasından kaynaklı olarak geceleme
sayısının tahmininin zor olması,
• Emek yoğun bir sektör olmasına karşılık, emeğin
karşılığını verecek olan kârın belirlenmesindeki
zorluklar,
• Konaklama işletmelerinde tek tip bir
organizasyon yapısının ve maliyet sisteminin
olmamasından kaynaklanan zorluklar.

Konaklama işletmelerince kullanılabilecek
fiyatlama stratejileri;
• Maliyet bazlı fiyatlama stratejileri,
• Pazar odaklı fiyatlama stratejileri olmak üzere iki
ana başlık altında toplanabilir.

Maliyet bazlı fiyatlama stratejileri kısaca şöyle
açıklanabilir:
• Maliyet artı fiyatlama: Toplam maliyetin üzerine
kâr eklenir.
• Marjinal maliyete dayalı fiyatlama: Değişken
maliyetleri içine alan düşük bir fiyat belirlenir.

Pazar odaklı fiyatlama stratejileri kısaca şöyle
açıklanabilir:
• Paket fiyatlama: Belirli bir ürün paketi için
fiyat belirlenir ve ürünlerin tek tek satın
alınması halinde oluşacak toplam fiyattan
daha düşüktür.
• Tamamlayıcı fiyatlama: Ürünlerin bir arada
kullanıldığı durumlarda bir ürünün fiyatı
diğerlerine göre daha düşük tutularak
yüksek fiyatlı ürünün de satılması sağlanır.
• Fiyat izleme: Rakiplerin ortalama fiyatları
esas alınır. Pazara dayalı fiyatlama: Pazarın
ödeyebileceği en yüksek fiyat belirlenir
ancak bazı durumlarda maliyetleri
karşılayamayabilir.
• Pazar dilimine göre fiyatlama: Farklı pazar
dilimleri için farklı fiyat belirlenir.
• Pazara nüfuz etme: Yeni pazarlara
ulaşabilmek için müşterilerin ne ödedikleri
ve öncelikli rakiplerin belirlediği ortalama
fiyatlar dikkate alınır.
• Pazarın kaymağını alma: Müşterilerin ne
dediklerine ve öncelikli rakiplerin ortalama
fiyatlarına bakılarak yüksek fiyat
oluşturulur.
• Fiyat liderliği: Sektördeki lider işletme,
fiyatları düşürebilir veya yükseltebilir, diğer
işletmeler de lideri izler.
• Uyarlanmış fiyatlama: Önce müşterilerin
ödeyeceği fiyatlar belirlenir, sonra sunulan
ürün ve hizmetler fiyatlarına uygun biçimde
yer değiştirilir.
• Getiri yönetimi: Talebin yüksek veya düşük
olmasına bağlı olarak fiyatlar günlük ve
saatlik olarak değiştirilir

Konaklama işletmelerinde rezervasyon görevlisi;
işletmenin satışlarını arttıracak ve müşterileri memnun
edebilecek bir şekilde rahatlık, konfor ve hizmet satışı
yapmaktadır ve şu hususlara dikkat etmelidir:
• İşletmedeki her tip konaklama imkânı
bilinmelidir.
• Sorulmadıkça en düşük fiyat açıklanmamalıdır. •
Odanın fiyatı değil değeri anlatılmalıdır.
• Odalar, müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerine
göre satılmalıdır.
• Olası bir satıştan vazgeçilmemesi için iyi ilişkiler
kurmaya çalışılmalıdır.
• Daima ek hizmetlerin satışı yapılmaya çalı
şılmalıdır

Oda satışında dikkat edilmesi gereken bazı basit
kurallar vardır. Bunlar şöyle sıralanabilir:
• Odaların yukarı doğru kat kat kullanılmaya
başlanması, oda servisi ve iş planlamasını
kolaylaştırmaktadır.
• Müşterilere çok çeşitli odalar teklif edilip aklı
karıştırılmamalı, bir veya iki oda seçeneği
sunulmalıdır.
• Kalabalık ailelere bağlantılı veya bitişik odalar
önerilebilir.
• Yaşlı müşterilerin fazla merdiven çıkmak veya
asansöre, lobiye ve restorana gidebilmek için
fazla yürümek istemeyecekleri dikkate
alınmalıdır.

Teyit edildiği halde kullanılmayan ve iptal
edilmeyen rezervasyonlardır. Müşteri daha önceden
rezervasyonunu yaptırmış ve belirtilen kaporayı işletmeye
ödemiş olmasına rağmen rezervasyonu iptal ettirmeyip
otele gelmeyeceğini bildirmez. Bu durumda oda boş
kalmaktadır ancak ödemesi alındığı için otel için herhangi
bir zarar söz konusu değildir

Tur operatörü veya seyahat acentesi tarafından
rezervasyonu yaptırılmadığı halde tur grubuyla birlikte
otele gelen rezervasyon fazlası müşterilerin durumudur.
Otelin müsaitlik durumuna göre ve seyahat işletmesinin
onayı doğrultusunda rezervasyon oluşturulur.

Konaklama işletmesinin onayladığı fazla
rezervasyonların iptal olmaması ve rezervasyon yaptıran
her müşterinin konaklama için işletmeye gelmeleri
sonucunda işletmenin kapasitesini aşması durumuna
“otelin tamamen dolması” adı verilir. Bu durumda oda
verilemeyen müşteriler kapasite aşılması durumu
çözümlenene kadar, yakın çevredeki aynı veya daha
yüksek kategorideki başka otellerde konaklatılır.

Teknik olarak tur operatörlerinin uçaklardaki
satılamamış boş kalan uçak koltuğu ve/veya otel odası
kapasitesini değerlendirmek amacıyla büyük fiyat
indirimleri yapması olarak tanımlanmaktadır.

Konaklama işletmeleri, herhangi bir tarih
aralığında tüm odaları satıldığı zaman sözleşmeli ve sorsat
fiyatlarla çalıştıkları seyahat işletmelerine satışları
durdurma (stop-sale) durumunu bildirir. Seyahat
işletmeleri de işletmenin müsait odası kalmadığını
öğrenerek söz konusu tarih aralığı için satış yapmaz,
rezervasyon göndermez

Belirli bir tarih aralığı için belli bir tarihe kadar
yapılan rezervasyonlar için toplam meblağın tamamının
ödenmesi şartıyla uygulanan indirimdir. Örneğin 1
Temmuz - 31 Ağustos tarihleri arasındaki konaklamaları
kapsayacak şekilde, 31 Marta kadar yapılan ve toplam
meblağın tamamının ödenmesi halinde %30 erken
rezervasyon indiriminin uygulanması gibi.

 Bazı rezervasyonların iptal edileceği varsayılarak
kapasite fazlası rezervasyon teyit edilmesi işlemine “fazla
rezervasyon (overbooking)” adı verilir. Diğer bir ifadeyle,
işletmeye oda ve yatak sayısından daha fazla
rezervasyonun kabul edilmesidir.

Bir konaklama işletmesi için satılabilir oda sayısı; bir önceki akşamın boş oda sayısı ile o gün otelden ayrılacak müşterilerin oda sayısı toplamından, o günkü rezervasyonların çıkarılmasıyla elde edilir.

Konaklama işletmesinin sunduğu hizmetlerden yararlanmak için 1 ila 9 arası kişi için yapılan rezervasyonlardır.

Bir rezervasyonun grup rezervasyonu olarak değerlendirilmesi için müşteri sayısının 10 kişiden fazla olması gerekir.

• Müşteri ilgi ile karşılanmalıdır.
• Müşterinin rezervasyon talebi dikkatle dinlenmelidir.
• Müşterinin soruları varsa cevaplandırılmalıdır 
• Rezervasyon talebine konu olan tarihlerdeki otel müsaitliği dikkatle kontrol edilmelidir.
• Rezervasyon formu dikkatle ve eksiksiz şekilde doldurulmalıdır.
• Rezervasyon bilgileri, müşteriye tekrarlanarak onay alınmalıdır.
• Rezervasyon teyidinin bir nüshası müşteriye verilmelidir.

Birincisi taleplerin elektronik posta aracılığıyla iletilmesi, ikincisi rezervasyonun
konaklama işletmesinin kendi internet sitesi veya sosyal medya hesapları üzerinden eş zamanlı olarak gerçekleştirilmesi, üçüncüsü ise rezervasyonun çevrimiçi rezervasyon internet siteleri (üçüncü parti firmalar) üzerinden eş zamanlı olarak gerçekleştirilmesidir.

Konaklama sektöründe mobil uygulamayı ilk olarak 2009 yılında Choice otel zinciri kullanmıştır.

Geliş şekline göre rezervasyonlar, ürün ve müşteri arasındaki kanalı ifade eden dağıtım kanalına göre, rezervasyon sistemleri, tur operatörleri/seyahat acenteleri ve özel şirketler olmak üzere üç başlıkta incelenmektedir.

Dünyada dört büyük global dağıtım sistemi kullanılmaktadır. Bunlar Sabre, Worldspan, Amadeus ve Galileo sistemleridir.

Faaliyet türleri bakımından; tek bir destinasyona yönelik paket tur hazırlayan tur operatörleri, kitle turizmi tur operatörleri, uzmanlaşmış tur operatörleri, yurt içi tur düzenleyen tur operatörleri ve karşılayıcı tur operatörleri şeklinde sıralanabilir.

Türkiye’de tur operatörlüğü işlevini A grubu seyahat
acenteleri üstlenmektedir ve bu uygulama sadece bizim ülkemizde geçerlidir.

Türkiye’de rezervasyon bilgi sistemlerinin konaklama işletmelerinde kullanımı 20. Yüzyılın son çeyreğinde başlamıştır. İlk olarak İstanbul Sheraton Oteli 1975 yılında bilgisayar sistemine geçiş yapmıştır.

Günümüzde ülkemizde en çok kullanılan rezervasyon bilgi sistemleri arasında Fidelio Suite 8, Elektra, Sispar, Etna, AmonRa ve Odeon gibi programlar sayılabilir.

• Rezervasyon talebini konaklama işletmesine ulaştırmak
• Rezervasyonun kabul edilebilirliğini tespit
  etmek
• Oda fiyat durumlarını belirlemek
• Rezervasyon kaydını gerçekleştirmek
• Rezervasyon talebini teyit etmek
• Rezervasyon kaydıyla ilgili düzenlemeler
  yapmak
• Rezervasyon raporlarını hazırlamak

- Maliyet artı fiyatlama: Toplam maliyetin üzerine kâr eklenir.
- Marjinal maliyete dayalı fiyatlama: Değişken maliyetleri içine alan düşük bir
fiyat belirlenir.

• Odaların yukarı doğru kat kat kullanılmaya
  başlanması, oda servisi ve iş planlamasını
  kolaylaştırmaktadır.
• Müşterilere çok çeşitli odalar teklif edilip
  aklı karıştırılmamalı, bir veya iki oda seçeneği sunulmalıdır.
• Kalabalık ailelere bağlantılı veya bitişik
  odalar önerilebilir.
• Yaşlı müşterilerin fazla merdiven çıkmak
  veya asansöre, lobiye ve restorana gidebilmek için fazla yürümek istemeyecekleri
  dikkate alınmalıdır.

Tur operatörü veya seyahat acentesi tarafından
rezervasyonu yaptırılmadığı halde tur grubuyla
birlikte otele gelen rezervasyon fazlası müşterilerin
durumudur.

Belirli bir tarih aralığı için belli bir tarihe kadar
yapılan rezervasyonlar için toplam meblağın tamamının ödenmesi şartıyla uygulanan indirimdir

Konaklama işletmeleri, herhangi bir tarih aralığında tüm odaları satıldığı zaman sözleşmeli ve
sor-sat fiyatlarla çalıştıkları seyahat işletmelerine
satışları durdurma (stop-sale) durumunu bildirir.

Bazı özel günlerde (fuar, konferans, kongre, festival ve bayram gibi) tam doluluğa ulaşılacağı ve bu günlerde alınacak rezervasyonlar işletmeye gelir
yönünden çok fayda sağlamayacağı düşüncesiyle rezervasyon alımlarını tamamen durdurması işlemine “kapalı günler” adı verilmektedir.

Teknik olarak tur operatörlerinin uçaklardaki satılamamış boş kalan uçak koltuğu ve/veya otel odası
kapasitesini değerlendirmek amacıyla büyük fiyat indirimleri yapması olarak tanımlanmaktadır.