Ziyafet kelimesi dilimize, Fransızca “Banquet” kelimesinin Türkçe karşılığı olarak alınmış ve büyük otellerin açılmasıyla birlikte kullanılmaya başlanmıştır. Ziyafet kelimesi, Fransızca olarak yazılan ve Türkçe okunuş şekliyle “Banket” olarak otel yönetiminde kullanılmaktadır. Ziyafet, çok kısa olarak resmi ve özel yemekli organizasyonlar olarak açıklanabilir.

Geçmişte 14-15 sıra yemeklerden oluşan ziyafetler, günümüzde en az üç sıra ve en çok altı sıradan oluşan kişilere özgü olarak hazırlanmış özel yiyecek ve içecek organizasyonları şeklinde yürütülmektedir. Bu özel yiyecek-içecek organizasyonları; kongre ve semine yemekleri, kokteyl partileri, düğün ve nişan yemekleri, danslı akşam yemekleri, balolar, moda gösterileri, yeni ürünlerin tanıtılmasına yönelik basın toplantıları ve sergiler gibi aktivitelerden oluşmaktadır.

Büyük otellerde düzenlenen ziyafetler, işletmenin en önemli gelir kaynaklarından birini oluşturmaktadır. İstanbul, Ankara ve İzmir gibi büyük şehir otellerinde düzenlenen ziyafetler, bazı dönemlerde otellere oda gelirinden daha fazla kazanç kazandırabilmektedir.

Ziyafetle ilgili organizasyonlar, büyük otellerde ziyafetler için özel olarak tasarlanmış değişik büyüklükteki salonlarda yapılmaktadır. Ülkemizde, bu salonların kapasitesi ortalama olarak en fazla 1.000-1.200 kişi civarındadır. Amerika ve Avrupa ülkelerinde kongre merkezlerinde yapılan ziyafet organizasyonlarında kişi sayısı 5.000’ e kadar çıkabilmektedir. Böyle bir ziyafet organizasyonu için, stadyum kadar bir alana ihtiyaç duyulmaktadır. Eğer, bir otel yönetimi 10 kişilik bir grubun ziyafet organizasyonunu başarı ile yürütüyorsa, açık havada 10.000 kişilik bir organizasyonu da başarı ile yerine getirebilir.

Ziyafetlerin organizasyonu ve yönetimi, büyük otellerde yiyecek-içecek müdürlüğüne bağlı olarak ziyafet müdürünün (Banquet Manager) sorumluluğunda yürütülmektedir. Küçük otellerde nadiren yapılan ziyafetler işletme sahibi ya da otel müdürü tarafından organize edilmektedir. Orta büyüklükteki otellerde ise, restoranların ve barların yönetiminden sorumlu olan “Maitre d’hotel”, aynı zamanda ziyafet organizasyonlarından da sorumludur.

Büyük otel işletmelerinde, iyi gelir bırakan ziyafet organizasyonlarında, normal servis bölümü elemanları dışında, ziyafet hizmetleri için özel olarak eğitilmiş deneyimli ziyafet personel istihdam edilebilmektedir. Ancak, ülkemizde ziyafetlerin düzenli olarak yapılmaması nedeniyle, ziyafet ekibi yanında dışarıdan ekstra ziyafet personeli çağrılarak “Part time” olarak çalıştırılabilmektedir. Ziyafet organizasyonunda, servis personeli kadar mutfak personelinin kalitesi de önemlidir.

Ziyafet ile ilgili birim öncelikle yiyecek içecek müdürünün altında yer almaktadır. Bu kısmın en üstünde ziyafet müdür yer alır. Ona bağlı bir sekreter ve alta doğru ziyafet içecek servis şefi, servis bar sorumlusu, ziyafet servis şefi yer almaktadır. Ziyafet içecek servis şefi altında içecek servis elemanları, ziyafet servis elemanları ve bu elemanların yardımcıları bulunmaktadır. Bu bilgiler genellikle beş yıldızlı otellerin organizasyon şemasını yansıtmaktadır. Özellikle Türkiye’de oteller kurumsallaşamadığı için ayrıca ziyafet çalışanları işe almazlar. Bunun yerine yiyecek içecek birimi çalışanlarını bu birime yönlendirirler. Ayrıca çoğu zaman oteller ziyafet ile ilgili organizasyonlarda özellikle düğün gibi, ekstra part time çalışana ihtiyaç duyarlar.

Bazı otellerde ziyafet organizasyonlarının satış ve pazarlama müdürlüğüne bağlı olarak yürütülmektedir. Bu tür örgütlenmelerde, pazarlama müdürlüğü müşteri ile ilk iletişimi sağladıktan sonra, ziyafetle ilgili gerekli görüşmeleri yaparak, otel ile müşteri arasında bir ziyafet sözleşmesi imzalanır. Daha sonra, ziyafet hizmeti ile ilgili detayların görüşülmesi için, pazarlama müdürlüğü müşteriyi ziyafet müdürü ile tanıştırmaktadır. Ülkemizde ise, daha çok ziyafetlerin pazarlanması ve yönetimi, ziyafet müdürü tarafından yürütülmektedir. Ziyafet müdürü, daha önceden yiyecek-içecek müdürlüğüne bağlı çeşitli bölümlerde çalışmış; mutfağı, restoranı ve bar hizmetlerini çok iyi bilen ve yiyecek-içecekten iyi anlayan bir kişi olmalıdır. Ancak, ziyafet müdürünün pazarlama, satış ve müşteri ilişkileri konusunda da eğitim almasında fayda vardır.

Büyük otel işletmelerinde görev yapan ve tüm ziyafetlerin yönetiminden sorumlu üst düzeyde bir yöneticidir. Müşterilerle, ziyafet menüsü, ziyafet salonu, masa planı, satış fiyatı ile müzik, çiçek, sanatçı ve benzeri konularda görüşerek ziyafeti sonuçlandırır. Ziyafet müdürü ziyafet organizasyonu ile ilgili bilgileri bir “Memo” (bir çeşit bölümler arası haberleşme formu) aracılığıyla diğer bölümlere iletir.

Ziyafet müdürü, “Turizm ve otelcilik Yüksek Okulu” mezunu ve daha önceden yiyecek-içecek müdürlüğünün çeşitli bölümlerinde çalışmış; yiyecek-içecek bilgisi dışında pazarlama, satış, halkla ilişkiler ve müşteri ilişkileri konusunda eğitim almış bir kişi olmalıdır. Ayrıca, aşağıdaki özellikleri de taşımalıdır:

• Neşeli ve sempatik bir kişiliğe sahip olmak,
• Fiziki görünüşü düzgün ve iyi giyimli olmak,
• Nezaket ve görgü kuralları konusunda bilgili olmak,
• Diplomasının kurallarından anlamak,
• Detaylar konusunda dikkatli olmak,
• Telaşlanmamak ve sabırlı olmak,
• Yazılı ve sözlü iletişim kurmada başarılı olmak,
• Değişikliklere anında uyum sağlayabilmek,
• Yaratıcı olmak.

Ziyafet müdürünün görev ve sorumlulukları şu şekildedir:

• Yiyecek-içecek müdürlüğü tarafından belirlenen ilke, standart ve kurallar doğrultusunda ziyafetlerin satışını ve organizasyonunu gerçekleştirmek,
• Yiyecek-içecek müdürünün vereceği görevleri, kendisine bağlı ziyafet personeli ile yerine getirmek,
• Ziyafetlerin organizasyonu ile ilgili bölüm müdürleriyle iyi ilişkiler kurmak,
• Kendisine bağlı donanım, araç-gereç ve malzemelere sahip olmak,
• Ziyafetlerle ilgili maliyetleri belirlemek ve kontrolünü yapmak,
• Yiyecek-içecek müdürü ve mutfak şefi ile birlikte ziyafet menüleri hazırlamak,
• Ziyafet bölümünde çalışan personeli, yiyecek-içecek müdürü ve personel müdürüyle işbirliği yaparak işe almak,
• Ziyafet bölümünde çalışan personelin terfi, puan ve izin günlerini belirlemek,
• Müşterilerin ziyafetle ilgili özel isteklerini, yazılı talimatlarla birlikte, toplantılar da yaparak sözlü olarak açıklamak,
• Ekibini; ziyafet menüsü, servis, içki bilgisi ve müşteri ilişkileri konusunda eğitmek,
• Önemli, büyük ziyafetlerin organizasyonunda ve yönetiminde ekibinin başında olmak,
• Ziyafet ile ilgili ödemeleri muhasebe bölümüne iletmek,
• Ziyafet salonlarını, masaların yerleştirilmesini, yemek ve içki büfelerini kontrol etmek,
• Ziyafet menüleriyle ilgili satın alınan yiyecek, içecek ve malzemeleri kontrol etmek,
• Ziyafet bölümünde çalışan personelin çalışmalarını kontrol etmek,
• Ziyafetlerde kullanılan her türlü donanım, araç-gereç, tabak, bardak, çatal, kaşık ve bıçak gibi malzemelerin kontrolünü yapmak,
• Ziyafet organizasyonlarında güvenlikle ilgili toplantılara katılarak, ziyafetlerin güvenliği ile ilgili her türlü önlemi almak,
• Bölümünde hijyen ve sanitasyon kuralları oluşturarak, uygulanmasını sağlamak,
• Bölümüyle ilgili gelişmeleri takip etmek; zaman zaman yiyecek-içecek fuarlarına katılarak bu konuda gelişen teknolojileri takip etmek,
• Belirli aralıklarla, ekibiyle toplantılar yaparak onların görüşünü almak,
• Ziyafetlerin tanıtımında ve satışların attırılması için pazarlama müdürlüğü ile işbirliği yapmak,
• Çalışmaları konusunda belirli aralıklarla rapor hazırlayarak, yiyecek-içecek müdürüne sunmak.

Ziyafet müdürüne bağlı olarak çalışır. Ziyafetle ilgili otel içinde ve dışında yapılan yazışmaları yürütür. Ziyafetlerle ilgili diğer bölümlere gönderilen “Haberleşme Formlarını” hazırlayıp, çoğaltarak ilgili bölüm müdürlerine gönderir ve sonuçlarını takip eder. Ziyafet müdürünün randevularını organize eder; telefonlarını bağlar ve her türlü yazışmaların dosyalama işleminden sorumludur.

Ziyafet servis şefi, en az “Turizm ve Otelcilik Meslek Lisesi” mezunu olup, ziyafetlerin servisinden sorumlu üst düzey servis elemanıdır. Ziyafet servis şefi, ziyafetlerle yeterli düzeyde servis personeli olmadığı durumlarda, dışarıdan ekstra servis personeli temin ederek, onların görevlerini belirleyerek daimi kadroyla birlikte yönetir ve çalışmalarında ziyafet müdürüne karşı sorumludur. Ziyafet servis şefinde bulunması gereken özellikler şunlardır:

• İyi bir mutfak ve servis bilgisine sahip olmak,
• Çalıştığı otelin genel çalışma prensipleri ve çalışma kurallarını bilmek,
• Çalıştığı bölümde, işletmeyi temsil ettiğini unutmamak,
• Giyimi ve davranışlarıyla personele örnek olmak,
• İnsan psikolojisinden anlamak, insanları motive etmesini ve yönetmesini bilmek,
• Mesleği ile ilgili en az iki yabancı dil bilmek,
• Güler yüzlü, sakin ve otoriter olmak,
• Kuvvetli bir belleğe ve isabetli kararlar alabilen yeteneğe sahip olmak.

Ziyafet servis şefinin görevleri şunlardır:

• Ziyafet bölümünde çalışan servis eleman ve yardımcılarının haftalık görevlerini ve iş programlarını yapmak,
• Servise başlamadan, küçük bir toplantı (meeting) yaparak ziyafet menüsü ve servisi hakkında bilgi vermek. Bu arada servis personelinin genel görüntüsü, kıyafeti ve temizliğini (saç, el, tırnak gibi) kontrol etmek,
• Ziyafet servis personelinin senelik izin ve terfi programlarını hazırlayarak, ziyafet müdürünün onayına sunmak,
• Ziyafete gelen konukları güler yüzle karşılamak ve uğurlamak,
• Ziyafeti yönetmek ve akışını kontrol etmek,
• Ziyafet sırasında aksayan ve eksik kalan işlerin tamamlanmasına yardımcı olmak,
• Bölümünde bulunan araç-gereçlerin ve malzemelerin eksiksiz ve kusursuz olarak çalışmasını sağlamak,
• Servis bölümünde kullanılan malzemelerin hijyenik ve temiz olmasını sağlamak,
• Servis sırasında konukların yemeklerle ilgili memnuniyetlerini gözlemlemek,
• Bölümüyle ilgili, sarf malzemelerin(peçete, kürdan gibi) stok kontrolünü yapmak, gerektiğinde sipariş vermek,
• Ziyafet öncesi ve sonrası yapılacak işleri belirlemek ve kontrolünü yapmak,
• Üstlerine çalışmalar hakkında bilgi vermek; gerektiğinde rapor hazırlamak.

Ziyafet servis elemanı tercihen “Turizm ve Otelcilik Meslek Lisesi”ni bitirmiş; bay ise askerlik görevini tamamlamış olmalıdır. Ziyafet bölümünde çalışan servis elemanı; otelcilik mesleğini seven, onun kurallarını benimseyen ve bu meslekte yükselmeyi kendine hedefleyen bir kişi olmalıdır. Servis elemanı olmadan önce stajını yapmış ve bu sırada büyük otellerde (dört ve beş yıldızlı otellerde) yiyecek-içecek bölümünde servis eleman yardımcısı olarak çalışmış olmalıdır. Görevleri şunlardır:

• Ziyafet müdürü ve servis şefinin belirlemiş olduğu ilke, standart ve kurallar doğrultusunda çalışmak,
• Çalışmış olduğu bölümün servise hazırlanmasında ve servisinden sorumlu olmak,
• Ekip çalışmasına inanmak; iş arkadaşları sıkıştığı zaman onların yardımına koşmak,
• Konukları güler yüzle karşılamak; onlara hızlı ve güvenilir şekilde servis yapmak,
• Ziyafet menülerini çok iyi tanımak; yemeklerin nasıl hazırlandığı ve sunuşu hakkında bilgi sahibi olmak,
• Konuklardan gelen özel istekleri şefine aktarmak,
• Çalışma arkadaşlarıyla iyi ilişkiler kurmak,
• Giyimi ve davranışlarıyla yardımcılarına örnek olmak,
• Nezaket, görgü ve protokol kurallarını bilmek,
• Konuklarla asla tartışmamak; zor durumda kalırsa servis şefinden yardım istemek,
• Servis şefi tarafından yapılan eğitim toplantılarına katılmak,
• Mesleği ile ilgili kitaplar okumak ve araştırmak.

Ziyafet bölümünde çalışan servis eleman yardımcısı “Turizm ve Otelcilik Meslek Lisesi’ ni bitirmiş; otelcilik mesleğini seven ve onun çalışma kurallarını benimseyen; fiziki yapısı ve sağlık yapısı bu mesleği yapmaya uygun, el becerisi olan 18-22 yaşlarında bay/bayan bir elemandır. Servis eleman yardımcısı aynı zamanda disiplinli bir çalışma ortamını kabul edebilen, insanları seven, çalışma arkadaşlarıyla iyi geçinebilen, üstlerine(amirlerine) saygı gösteren ve onların verdiği görevi yerine getirebilen bir kişiliğe sahip olmalıdır. Ziyafet servis eleman yardımcısının görevleri şunlardır:

• Ziyafet müdürü ve servis şefinin belirlemiş olduğu ilke, standart ve kurallar doğrultusunda çalışmak,
• İnsan ilişkileri ve insan psikolojisi konusunda bilgi sahibi olmak,
• Üstlerinin(amirlerinin) verdiği görevleri yerine getirmek,
• Ziyafetlerin ön hazırlık çalışmalarına katılmak,
• Ziyafetle ilgili servis ofisinin temizliğini yapmak,
• Servis ofisinde yapılan; tabakların, bardakların, çatal, kaşık ve bıçakların kurulanması ve yerlerine yerleştirilmesinden sorumlu olmak,
• Servis sırasında servis elemanına yardımcı olmak,
• Servis sırsında kirli malzemeleri (tabak, bardak, çatal, kaşık ve bıçakları) bulaşık haneye götürmek,
• Kirli masa örtüleri ve peçeteleri çamaşırhaneye götürmek,
• Servis sırasında küllükleri değiştirmek,
• Servis öncesi toplantılara katılmak; servisle ilgili bilgiler edinmek, araştırmak, okumak ve kendisini sürekli olarak geliştirmek,
• Ziyafet sonrası, servis ofisinin temizliğini yapmak.

Ziyafetlerde servis edilen, tüm alkollü ve alkolsüz içkilerin servisinden sorumlu bir elemandır. İçkilerin servis edilmesi sırasında, ziyafet salonlarının arka tarafında yer alan servis barın (dispens bar) sorumlusu ile işbirliği yapar. Ziyafetlerde, ziyafetin organizasyonuna bağlı olarak, alkollü ve alkolsüz içkiler alakart restoranda olduğu gibi, servis bardan servis edilebileceği gibi; açık büfenin uygulandığı ziyafetlerde salonun uygun yerine geçici olarak kaçık büfe bar kurularak içkiler buradan da servis edilebilir. Ayrıca, kongre, seminer ve sempozyum gibi toplantı aralarında verilen kahve ve çay servislerinin organizasyonu ve servisinden de sorumlu olur.

Ekstra ziyafet servis personeli, ziyafetin başlamasından iki üç saat önce iş başı yaparak ön hazırlık çalışmalarına katılır; ziyafet servis şefinin sorumluluğunda daimi servis personeli ile birlikte ziyafet salonunda ve servis ofisindeki çalışmalara yardımcı olur. Ekstra ziyafet servis personeli servis başlamadan önce, ziyafet servis şefinin düzenlediği toplantıya katılarak; ziyafetin menüsü, servisi ve ziyafet sırasında yapacağı görevler hakkında bilgi alır. Ziyafet sona erdikten sonra, temizlik işlerine yardımcı olur ve ziyafet salonunun düzenini sağlamaya yardım eder ve iş bitiminden sonra ücretini alarak otelden ayrılır.

Otellerde ziyafet salonlarının hazırlanmasında daimi personel olarak çalışan taşıyıcılar (hamallar), genellikle ziyafetlerde masa ve sandalyelerin taşınması ve yerleştirilmesi işlemini üstlenirler. Taşıyıcılar, aynı zamanda konferans, seminer ve moda gösterileri için gerekli olan sahnelerin ve kürsülerin montajında da çalışırlar. Ayrıca, teknik servisin ses düzeni kurulması konusuna da yardımcı olurlar.

Ziyafet çeşitleri; çay ve kahve ziyafetleri, açık büfe ziyafetler, amerikan usulü ziyafetler, kokteyl usulü ziyafetler, protokol usulü ziyafetler olmak üzere beşe ayrılmaktadır.

Ziyafetlerde U usulü, içi boş büyük kare veya dikdörtgen usulü, T usulü, balık kılçığı usulü, blok(uzun tip) usulü, okul düzeni usulü, tiyatro usulü ve yuvarlak masa usulü şeklinde kullanılmaktadır.

Ziyafet müdürü ile ziyafet sahibi arasında anlaşmaya varılarak imzalanan ziyafet sözleşmesinde; aşağıdaki hususlar yer almaktadır.

• Ziyafet sahibinin adı, soyadı açık adresi ve telefon numarası,
• Ziyafet bir şirkete ait ise, fatura bilgileri,
• Ziyafetin türü (nişan, düğün ve kutlama gibi),
• Ziyafetin tarihi, günü ve saati,
• Ziyafetin başlangıç ve bitiş saati,
• Garanti edilen kuver sayısı(en son kuver sayı 24 saat önceden bildirilmelidir),
• Ziyafet menüsü ve kişi başı fiyat,
• İçki servis ve ödeme şekli,
• Ziyafet salonun adı ve masa düzeni,
• Özel istekler (düğün pastası, çiçek, mum ve bayrak gibi),
• Oturma planı,
• Orkestra, müzik ve mikrofon gibi istekler,
• Konuşmalar yapılacaksa, sıra ve zamanı,
• Konuklarla ilgili özel bilgiler (vejetaryen, sakatat yemez, alkolü içki içmez gibi),
• Menü ve isim kartlarının basımı ve masalara yerleştirilmesi.

• İçkiler, sınırsız olmak üzere ziyafetin fiyatına dâhil edilir. Ziyafet müdürü ekstra bir ödeme talebinde bulunamaz.
• İçki servisi sınırlıdır; kişi başı 35 santilitrelik rakı ya da şarap; bir şişe 50 santilitrelik bira ya da kişi başı iki şişe kola, fanta, gazoz ve meyve suyu gibi alkolsüz içecekler ziyafet menüsünün fiyatına dâhil edilir. Eğer, konuklar daha fazla içki talebinde bulunursa, otel yönetimi ekstra içecekleri hesap ederek, ziyafetin sahibinden ayrıca tahsil eder.
• İçecekler, ziyafet menüsü fiyatı içine dâhil değildir. Konukların isteklerine göre tüm içecekler servis edilir; ziyafet müdürlüğü servis edilen içecekleri hesap eder; daha önceden belirlenen fiyatlar üzerinden ziyafet sahibinden servis edilen içeceklerin tutarı tahsil edilir.
• İçeceklerin ücreti, ziyafete katılan konuklar tarafından bireysel olarak ödenmektedir. Bu durumda ziyafet servis personeli içki servisi yaptıktan sonra, adisyon açarak karşılığını konuklardan peşin olarak tahsil etmektedir.

Ziyafet organizasyonu öncelikle masa sandalyelerin yerleştirilmesi ile başlar ve daha sonra sırasıyla örtülerin açılması, menü kartı ve isimliklerinin yerleştirilmesi, çiçek ve şamdanların yerleştirilmesi, posta dağıtımı, müşterilerin karşılanması, ziyafet servisi, yemeklerin servisi, şarapların servisi ve müşterilerin uğurlanması şeklinde devam etmektedir.

Bir ziyafet menüsü hazırlanırken aşağıdaki özellikler dikkate alınmalıdır:

• Ziyafet menüsünün fiyatı belirlenirken, menüyü oluşturan yemeklerin içine konulan malzemelerin maliyetleri dikkate alınmalıdır.
• Menü mümkün olduğu kadar, mevsimlik sebze ve meyvelerden oluşmalıdır. Böylelikle, menü hem daha lezzetli ve hem de daha ekonomik olur.
• Menüde yer alan yemeklerin uyumuna dikkat edilmelidir.
• Bulunması ve satın alınması güç olan malzemelerden kaçınılmalıdır.
• Benzer yiyeceklerin tekrarından kaçınılmalıdır. Yayla çorba ile başlayan bir menü, fırın sütlaç ile sona ermemelidir.
• Yağlı ve ağır yemekler arka arkaya gelmemelidir.
• Menüyü oluşturan yemeklerin pişirme tarzı değişik olmalıdır; kızartma ya da haşlama gibi, pişirme tarzı aynı olan yemekler arka arkaya gelmemelidir.
• Yazın hazırlanan menüler, kış menülerine göre daha hafif olmalıdır.
• Menü hazırlarken dengeli beslenmeye özen gösterilmeli ve günlük kalori ihtiyacı dikkate alınmalıdır.
• Menü hazırlanırken mutfak personelinin bilgi düzeyi dikkate alınmalıdır.
• Menü hazırlanırken, mutfaktaki ekipmanlar ve araç-gereçler göz önünde bulundurulmalıdır.
• Garnitürler ana yemeklerin kalitesine uygun olmalıdır.

Ziyafet müdürü, Turizm Fakültesi mezunu ve daha önceden yiyecek-içecek müdürlüğünün çeşitli bölümlerinde çalışmış; yiyecek-içecek bilgisi dışında pazarlama, satış, halkla ilişkiler ve müşteri ilişkileri konusunda eğitim almış bir kişi olmalıdır. Ayrıca, aşağıdaki özellikleri de taşımalıdır:

• Neşeli ve sempatik bir kişiliğe sahip olmak,
• Fiziki görünüşü düzgün ve iyi giyimli olmak,
• Nezaket ve görgü kuralları konusunda bilgili olmak,
• Diplomasının kurallarından anlamak,
• Detaylar konusunda dikkatli olmak,
• Telaşlanmamak ve sabırlı olmak,
• Yazılı ve sözlü iletişim kurmada başarılı olmak,
• Değişikliklere anında uyum sağlayabilmek,
• Yaratıcı olmak.

• Çay ve Kahve Ziyafetleri
• Açık Büfe Ziyafetler
• Amerikan Usulü Ziyafetler
• Kokteyl Usulü Ziyafetler
• Protokol Usulü Ziyafetler

• Portier
• Ön büro
• Kat hizmetleri
• Mutfak
• Restoran
• Bar
• Depo sorumlusu
• Teknik servis

Bu hazırlıklar; fiyatlarının da önceden belirlendiği ziyafet kokteylleri ve ziyafet yemeklerinin menüleri ile ziyafet salonlarının krokileri, yerleşim planları, kapasiteleri ve masa şekillerinden oluşmaktadır.

Servis elemanlarının rahat bir servis yapabilmesi için, servis koridorlarının en az “120 cm” olarak hesap edilmesi gerekir. Ziyafetlerde ortalama bir kişinin oturma alanı ideal olarak “70 80 cm” hesap edilmelidir; bu sayı 60 cm.nin altına düşmemelidir. Bir sandalyenin eninin “45 50 cm” olduğu düşünülürse, konuklarının dirseklerinin çarpmaması için, iki sandalye arasına en az “30 cm” mesafe bulunmalıdır. İki sandalye arasındaki bu mesafe, aynı zamanda servis elemanlarına rahat bir servis yapma imkânı yaratmaktadır. Ayrıca sandalyelerin masa ayakları karşısına gelmemesine özen gösterilmelidir.

Uluslararası servis kurallarına göre, her posta “10-12 kişiden” oluşur ve her iki postaya da “20-24 kişi” bir şarap servis elamanı görevlendirilir.

• Resmi ziyafetlerde servis, şerefine verilen kişiden başlar.
• Düğün ve nişan gibi ziyafetlerde servis, gelin ve damattan başlar.
• Veda, jübile ve karşılama gibi ziyafetlerde servis, veda eden, jübilesi yapılan ya da karşılanan kişiden başlar.
• Özel ziyafetlerde servis; makam, rütbe ve kariyer bakımından yüksek olan kişiden başlar.
• Aile ziyafetlerinde servis, aile büyüklerinden başlar.

Ziyafet menüsünde hem balık, hem de et yemeği varsa; balık yemeği et yemeğinden önce servis edilmektedir.

Devlet ve hükümet büyüklerine verilen ziyafetler de dahil, menü en fazla altı sıradan oluşmaktadır.

Soğuk Ordövr

Soğuk Ordövr

• Beyaz Şarap
• Pembe Şarap (Rose Şarap)
• Kırmızı Şarap
• Köpüklü Şarap

Kırmızı şarap şişelerinin boğazına kâğıt peçeteden kravat takılır. Böylece kırmızı şarabın masa örtüsü üzerine damlaması önlenmiş olur. 

Amerikan Usulü Tabak Servisi

Hayır. Mecbur kalmadıkça ve izin alınmadan hanımların oturmasına yardımcı olmazlar.

• Ziyafet salonunun konumu; ziyafet mutfağı ile salon arasındaki mesafenin uzaklığı,
• Mutfak ile servis personelinin eğitimi, iş tecrübesi ve kalitesi,
• Mutfakta kullanılan ziyafet ekipmanlarının, araç ve gereçlerinin yeterli düzeyde olması,
• Ziyafet menüsünde yer alan yemeklerin çeşidi ve sunuş kalitesi.

• Ziyafet sahibinin adı, soyadı açık adresi ve telefon numarası,
• Ziyafet bir şirkete ait ise, fatura bilgileri,
• Ziyafetin türü (nişan, düğün ve kutlama gibi),
• Ziyafetin tarihi, günü ve saati,
• Ziyafetin başlangıç ve bitiş saati,
• Garanti edilen kuver sayısı (en son kuver sayı 24 saat önceden bildirilmelidir),
• Ziyafet menüsü ve kişi başı fiyat,
• İçki servis ve ödeme şekli,
• Ziyafet salonun adı ve masa düzeni,
• Özel istekler (düğün pastası, çiçek, mum ve bayrak gibi),
• Oturma planı,
• Orkestra, müzik ve mikrofon gibi istekler,
• Konuşmalar yapılacaksa, sıra ve zamanı,
• Konuklarla ilgili özel bilgiler (vejetaryen, sakatat yemez, alkolü içki içmez gibi),
• Menü ve isim kartlarının basımı ve masalara yerleştirilmesi.

Genellikle ziyafetlerde masa ve sandalyelerin taşınması ve yerleştirilmesi işlemini üstlenirler. Taşıyıcılar, aynı zamanda konferans, seminer ve moda gösterileri için gerekli olan sahnelerin, stant’ların ve kürsülerin montajında da çalışırlar. Ayrıca, teknik servisin ses düzeni kurulması konusuna da yardımcı olurlar.

Ziyafet müdürü, sekreter, ziyafet servis şefi, ziyafet servis elemanı, ziyafet servis eleman yardımcısı, ziyafet içecek servis şefi, ziyafet ekstra servis personeli ve taşıyıcılardan oluşmaktadır.

Orta büyüklükteki otellerde, restoranların ve barların yönetiminden sorumlu olan “Maitre d’hotel”, aynı zamanda ziyafet organizasyonlarından da sorumludur. Ancak, orta büyüklükteki otellerde ziyafet sözleşmelerine, fiyat pazarlığına ve ziyafetlerin kontrolüne otel müdürü her an müdahale edebilmektedir.